7 Tips Supply Chain Management di Apotek Anda
MedMinutes.io Entrepreneurship Series ini akan membahas mengenai Supply Chain Management (SCM)
Pengelolaan persediaan obat di apotek sebenarnya bersifat sangat kompleks membutuhkan proses yang harus diambil untuk memastikan obat tersedia dan dapat diakses oleh pasien. Berbagai pemangku kepentingan juga terlibat dalam rantai pasokan farmasi, termasuk produsen, distributor grosir, dan manajer manfaat farmasi (PBM).
Salah satu masalah rantai pasokan yang paling umum di industri farmasi adalah kurangnya transparansi dimana apotek mengalami kesulitan melacak masalah ke sumbernya, apabila obat-obatan tiba dalam kondisi yang tidak cocok untuk dikonsumsi, atau obat tiruan masuk ke dalam pengiriman, atau harga naik tanpa alasan yang jelas. Dengan proses yang kompleks, risikonya begitu tinggi bagi apotek. Obat-obatan yang didistribusikan secara tidak benar akan mempengaruhi reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan, serta potensi keuntungan jangka panjang. Rantai pasokan yang tidak efektif juga dapat mengganggu proses penyembuhan pasien dan menghasilkan efek negatif pada kesehatan masyarakat. Rantai pasokan farmasi menghadapi serangkaian tantangannya sendiri, termasuk visibilitas rantai pasokan, pemalsuan obat, pengiriman rantai dingin, dan kenaikan harga obat resep, yang secara signifikan dapat meningkatkan biaya sendiri bagi pasien.
Salah satu contoh kasus dari pengelolaan stok obat-obatan adalah ketika pandemi COVID-19 di beberapa apotek ada beberapa obat yang dibutuhkan oleh pasien positif COVID-19 dan membutuhkan obat-obatan khusus yang tersedia di apotek, tetapi saat Presiden Jokowi melakukan sidak ke beberapa apotek di kota Bogor pada bulan Juli 2021, ada sejumlah obat-obatan yang mengalami kekosongan, yakni Oseltamivir dan Favipiravir dikarenakan obat tersebut diimpor dari negara lain sehingga waktu yang dibutuhkan begitu lama padahal obat tersebut termasuk high-demand karena kasus COVID-19 saat itu sedang tinggi-tingginya. Perusahaan farmasi mulai dari BUMN, hingga perusahaan swasta harus ambil bagian dalam memastikan stok obat-obatan di tengah masyarakat terkendali, khususnya untuk distribusi.
MedMinutes.io akan merinci proses rantai pasokan dalam apotek sehingga Anda dapat mengetahui strategi untuk mengatasi tantangan SCM paling umum dan bagaimana pasien dapat mengakses obat secara konsisten.
Proses Dalam Pengelolaan Persediaan Obat-Obatan
Pengelolaan persediaan dari obat-obatan habis pakai harus dilaksanakan secara terstruktur serta menggunakan proses yang efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Pengelolaan persediaan obat-obatan di apotek meliputi beberapa tahapan, di antaranya:
1. Perencanaan
Perencanaan persediaan obat-obatan di apotek berfungsi untuk memprediksi kebutuhan persediaan obat untuk jangka waktu tertentu.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan obat-obatan di apotek biasanya dilakukan melalui pembelian/pemesanan yang dilakukan melalui jalur resmi sesuai dengan peraturan perundang-undangan medis.
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk memastikan kesesuaian kedatangan barang dengan surat pesanan di antaranya kesesuaian jenis obat maupun jumlah yang dipesan. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
4. Penyimpanan
Tata cara dan pengelolaan penyimpanan obat secara tepat penting untuk dilakukan karena obat merupakan salah satu faktor terpenting dalam pelayanan kesehatan.
5. Pemusnahan
Obat yang kedaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan juga dapat dilakukan terhadap resep obat yang telah disimpan melebihi jangka waktu lima tahun.
6. Pengendalian
Pengendalian stok obat-obatan dilakukan menggunakan kartu stok yang memuat nama obat, tanggal kedaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran, dan sisa persediaan. Pengendalian ini bertujuan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai pelayanan agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan stok.
7. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dilakukan untuk mengetahui data obat yang masuk dan keluar dalam periode waktu tertentu, sedangkan pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Fokus Utama SCM Dalam Apotek
Supply Chain Management dalam apotek sendiri fokus pada 3 hal, yakni untuk menjamin kelancaran aliran produk, dana dan informasi. Dalam ranah bisnis apotek, fokus perhatian supply chain management adalah kelancaran aliran produk dari distributor ke apotek dan dari apotek ke customer.
Tantangan terbesar dalam SCM sendiri adalah dalam hal mengatur ketersediaan produk, baik obat, vitamin, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya di apotek secara tepat secara kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu. Karena barang dibeli dengan menggunakan modal apotek, maka makin cepat produk di apotek bergerak akan semakin bagus. Tugas apoteker dan staf apotek adalah untuk menjamin pengelolaan supply chain produk agar senantiasa menghasilkan value bagi customer.
Dalam konteks dana, fokus perhatian supply chain management adalah pada kelancaran arus cash flow karena dana apotek asalnya bisa dari pihak bank, pihak ketiga maupun dari internal namun itu tetap saja merupakan account pinjaman. Dengan demikian,kegagalan atau keterlambatan dalam menjual produk dan perbekalan farmasi tentu akan membebani apotek.
Dalam konteks informasi, titik berat supply chain management adalah pada kelancaran arus komunikasi. Kekeliruan atau ketiadaan penyediaan informasi bisa berpengaruh buruk pada kelancaran arus produk atau dana. Konseling di apotek hanyalah satu dari sekian bentuk arus informasi yang dimaksud.
Dari keterangan ini dapat disimpulkan bahwa :
1. Arus produk bersifat top down (atas ke bawah) dari pihak apotek sampai ke customer melalui staf apotek dan apoteker
2. Arus dana bersifat bottom up (bawah ke atas) dari customer ke pihak apotek melalui staf apotek dan apoteker
3. Arus informasi bersifat reversible (atas ke bawah maupun sebaliknya) baik dari customer ke pihak apotek serta sebaliknya, melalui staf apotek dan apoteker.
Jangan Sampai Rugi, Ketahui 7 Tips Supply Chain Management di Apotek Anda: Ilustrasi top down dan bottom up
Bagi para pembaca MedMinutes.io yang ingin memulai bisnis apotek sendiri, pengelolaan yang baik terhadap supply chain akan menghantarkan bisnis apotek pada keberhasilan puncaknya. Dengan supply chain management, maka akan terjadi keseimbangan produk, dana maupun informasi. Karena itu MedMinutes.io hadir untuk membantu segala kebutuhan apotek Anda, mulai dari memperbarui stok obat-obatan dan alat kesehatan, mengirim permintaan laboratorium, memperbarui status pasien, serta masih banyak lagi keunggulan yang menunjang pelayanan apotek Anda.
Apa Itu MedMinutes.io?
MedMinutes.io merupakan aplikasi fasilitas kesehatan online Indonesia yang tergolong sebagai aplikasi SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) Indonesia bersifat terintegrasi yang siap hadir untuk mengatur operasional rumah sakit, klinik, ataupun apotek. Mulai dari memperbarui stok obat-obatan dan alat kesehatan, mengirim permintaan laboratorium, memperbarui status pasien, serta masih banyak lagi keunggulan yang menunjang pelayanan fasilitas kesehatan Anda. Dapat Anda pelajari lebih lanjut fitur-fitur MedMinutes.io di sini
