RME Offline Mode Permenkes 24/2022: 5 Skenario Gangguan Jaringan yang Wajib Didukung SIMRS

Ketika jaringan rumah sakit Anda tiba-tiba terputus tengah malam, apa yang terjadi pada Rekam Medis Elektronik (RME) pasien yang sedang dirawat? Dokter jaga tidak bisa mengakses riwayat alergi, perawat tidak bisa mencatat pemberian obat, dan data kunjungan hari itu berpotensi hilang atau tidak tersinkronisasi.

Ini bukan skenario hipotetis. Gangguan jaringan, pemadaman listrik, dan server down adalah kejadian nyata yang dialami rumah sakit di seluruh Indonesia — termasuk yang sudah mengimplementasikan RME. Bedanya, rumah sakit yang siap punya prosedur terstruktur dan sistem yang tetap berfungsi meski koneksi terputus. Yang tidak siap, bergantung pada catatan kertas mendadak yang rentan kehilangan data.

Permenkes 24/2022 dan STARKES (KMK 1596/2024) Bab MRMIK sudah mengatur ini. Bukan hanya soal backup data, tetapi kewajiban memiliki prosedur penanganan gangguan sistem yang terlatih dan teruji. Artikel ini membahas lima skenario gangguan yang wajib didukung sistem RME Anda, beserta persyaratan regulasi yang mendasarinya.

Regulasi yang Mengatur Keberlangsungan RME

Dua regulasi utama membentuk landasan kewajiban offline mode dan manajemen gangguan sistem RME di rumah sakit.

Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis menetapkan bahwa sistem RME harus menjamin tiga pilar keamanan informasi: kerahasiaan (confidentiality), keutuhan (integrity), dan ketersediaan (availability). Pilar ketersediaan inilah yang secara langsung berkaitan dengan kemampuan mengakses data saat sistem bermasalah.

Permenkes ini juga mewajibkan setiap fasilitas pelayanan kesehatan yang menyimpan RME secara digital untuk memiliki cadangan data (backup system) yang disimpan di lokasi terpisah dari fasilitas itu sendiri, dengan pembaruan yang dilakukan secara periodik. Tanggung jawab atas hilang atau rusaknya dokumen rekam medis berada di pundak fasilitas pelayanan kesehatan — bukan vendor SIMRS.

KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 (STARKES) Bab MRMIK mempertegas kewajiban operasional ini melalui standar manajemen downtime. Rumah sakit wajib:

1. Mengembangkan dan memelihara prosedur yang harus dijalankan saat terjadi gangguan sistem data — baik terencana maupun tidak terencana.
2. Melatih staf agar memahami peran masing-masing dalam menjalankan prosedur penanganan gangguan.
3. Melakukan evaluasi pasca-gangguan dan menggunakan hasilnya untuk perbaikan prosedur ke depan.

Surveyor akreditasi akan mencari bukti ketiga hal ini: dokumen SOP, catatan pelatihan staf, dan laporan evaluasi pasca-downtime.

5 Skenario Gangguan Jaringan yang Wajib Didukung

Skenario 1: Putus Koneksi Internet/ISP

Ini gangguan paling umum, terutama di rumah sakit yang mengandalkan sistem RME berbasis cloud. Ketika koneksi ISP terputus, semua modul yang bergantung pada server pusat — termasuk akses data pasien, e-prescribing, dan integrasi SatuSehat — menjadi tidak tersedia.

Yang wajib didukung sistem: - Penyimpanan data lokal (local caching) untuk data pasien aktif yang sedang dirawat - Kemampuan mencatat tindakan, pemberian obat, dan catatan klinis secara lokal selama jaringan terputus - Sinkronisasi otomatis begitu koneksi pulih, tanpa duplikasi atau kehilangan data - Notifikasi kepada staf TI dan Direktur RS secara real-time saat koneksi terputus melebihi ambang waktu tertentu

Prosedur operasional darurat: Tim TI harus memiliki nomor kontak ISP dengan SLA jelas, dan staf klinis perlu tahu cara mengakses data terakhir yang ter-cache di perangkat lokal.

Skenario 2: Pemadaman Listrik (PLN)

Pemadaman listrik — baik dari infrastruktur PLN maupun masalah internal — secara langsung memutus daya server dan workstation. UPS (Uninterruptible Power Supply) biasanya hanya memberi waktu 15–30 menit sebelum server harus dimatikan secara aman. Pemadaman lebih dari 12 jam, seperti yang terjadi di beberapa daerah, berdampak signifikan terhadap operasional RME.

Yang wajib didukung sistem: - Prosedur graceful shutdown server secara otomatis saat UPS mencapai ambang batas daya - Backup data terakhir sebelum server dimatikan - Akses data terbatas melalui perangkat yang memiliki baterai (laptop/tablet) dengan data yang sudah ter-cache - Prosedur formulir kertas darurat untuk unit kritis (IGD, ICU, OK) yang telah disiapkan sebelumnya - Generator cadangan minimal untuk server utama di fasilitas kelas B dan A

Prosedur operasional darurat: SOP pemakaian formulir rekam medis sementara harus tersedia fisik di setiap unit layanan kritis, dengan mekanisme alih data ke sistem RME setelah listrik pulih.

Skenario 3: Server Internal Down atau Crash

Kerusakan perangkat keras server, crash sistem operasi, atau kepenuhan penyimpanan (storage full) dapat menyebabkan server internal tidak merespons. Ini berbeda dengan gangguan jaringan — koneksi internet mungkin baik-baik saja, tetapi server RME tidak bisa diakses.

Yang wajib didukung sistem: - Pemantauan kesehatan server secara otomatis (server health monitoring) dengan alert ke TI sebelum kapasitas kritis tercapai - Server cadangan (failover server) yang dapat diaktifkan dalam waktu singkat - Prosedur pemulihan dari snapshot atau backup terkini dengan target RTO (Recovery Time Objective) yang jelas - Pengujian pemulihan (recovery drill) secara berkala — bukan hanya memastikan backup ada, tetapi memastikan backup dapat dipulihkan

Dasar keharusan pengujian: STARKES MRMIK secara eksplisit mewajibkan uji coba prosedur pemulihan, bukan sekadar mendokumentasikannya. Backup yang tidak pernah diuji adalah risiko tersembunyi.

Skenario 4: Maintenance Terjadwal (Downtime Terencana)

Upgrade sistem, patch keamanan, dan migrasi database memerlukan waktu henti yang direncanakan. Ini adalah jenis gangguan yang paling dapat dikelola — tetapi sering diabaikan perencanaannya karena dianggap "hanya sementara."

Yang wajib didukung sistem: - Penjadwalan downtime di luar jam pelayanan puncak (biasanya dini hari) - Notifikasi kepada seluruh unit klinis minimal 24–48 jam sebelumnya - Prosedur alternatif selama jendela maintenance (formulir sementara atau sistem read-only) - Estimasi durasi yang realistis dan prosedur rollback jika upgrade gagal

Persyaratan STARKES MRMIK: Staf harus dilatih untuk memahami perbedaan prosedur antara downtime terencana dan tidak terencana. Latihan setahun dua kali adalah praktik yang umumnya memadai — dan catatan latihan ini yang akan dicari surveyor.

Skenario 5: Gangguan Layanan Eksternal (SatuSehat/BPJS V-Claim)

Sistem RME modern terintegrasi dengan layanan eksternal: SatuSehat untuk pertukaran data nasional, V-Claim BPJS untuk verifikasi kepesertaan, dan sistem antrian online. Ketika layanan eksternal ini mengalami gangguan di sisi penyedia — bukan di RS Anda — integrasi menjadi tidak berfungsi.

Yang wajib didukung sistem: - Mode operasi degraded yang memungkinkan pencatatan RME tetap berjalan meski integrasi SatuSehat gagal - Antrean pengiriman data (retry queue) yang mengirim ulang data ke SatuSehat secara otomatis setelah layanan pulih - Akses manual verifikasi SEP BPJS sebagai alternatif saat V-Claim tidak dapat diakses - Monitoring status layanan eksternal yang menampilkan kondisi SatuSehat dan BPJS secara real-time kepada TI

Catatan regulasi: Gangguan pada sisi SatuSehat atau BPJS tidak membebaskan RS dari kewajiban mendokumentasikan rekam medis. Data klinis tetap harus dicatat dan disimpan sesuai Permenkes 24/2022, meski pengiriman ke platform nasional tertunda.

Persyaratan Teknis Minimal Backup RME

Permenkes 24/2022 menetapkan bahwa sistem backup RME harus memenuhi ketentuan berikut:

Tiga lokasi penyimpanan yang umum direkomendasikan: server lokal di dalam RS, salinan berkala ke server eksternal/pusat, dan penyimpanan cloud tersertifikasi sesuai ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia.

Yang sering terlewat: Banyak RS memiliki backup yang berjalan secara otomatis, tetapi tidak pernah menguji apakah backup tersebut dapat dipulihkan. Recovery drill — simulasi memulihkan data dari backup ke lingkungan pengujian — harus dilakukan minimal sekali per kuartal.

Checklist Kesiapan Offline Mode

Gunakan daftar berikut untuk menilai kesiapan sistem RME Anda:

Dasar Hukum

• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan ketersediaan (availability) data RME, cadangan data (backup system) di lokasi terpisah, dan tanggung jawab fasyankes atas keutuhan dokumen rekam medis.
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Bab MRMIK menetapkan kewajiban prosedur manajemen downtime (terencana dan tidak terencana), pelatihan staf, dan evaluasi pasca-gangguan sebagai elemen penilaian survei akreditasi.
• UU 17/2023 tentang Kesehatan — menegaskan kewajiban fasilitas pelayanan kesehatan dalam penyelenggaraan rekam medis yang aman dan berkesinambungan.

FAQ

Apa yang dimaksud offline mode pada sistem RME rumah sakit?

Offline mode adalah kemampuan sistem RME untuk tetap beroperasi — minimal membaca data pasien yang sudah tersimpan dan mencatat data baru secara lokal — meski koneksi internet atau server utama tidak tersedia. Data disinkronkan kembali setelah sistem pulih. Tidak semua SIMRS mendukung ini secara native; perlu dikonfirmasi ke vendor sebelum kontrak.

Apakah Permenkes 24/2022 secara eksplisit mewajibkan offline mode?

Permenkes 24/2022 tidak menyebut istilah "offline mode," tetapi mewajibkan ketersediaan (availability) data rekam medis dan cadangan data di lokasi terpisah. STARKES KMK 1596/2024 Bab MRMIK lebih operasional: RS wajib punya prosedur penanganan downtime dan staf yang terlatih — artinya sistem harus dirancang untuk tetap dapat digunakan atau ada prosedur alternatif saat sistem utama tidak berfungsi.

Apa perbedaan downtime terencana dan tidak terencana?

Downtime terencana adalah gangguan yang dijadwalkan, misalnya pemeliharaan sistem atau upgrade perangkat lunak. Staf dapat dipersiapkan, formulir darurat disiapkan, dan layanan dapat diarahkan sementara. Downtime tidak terencana terjadi tiba-tiba akibat pemadaman listrik, kerusakan server, atau putusnya koneksi ISP. Keduanya memerlukan prosedur terpisah dan pelatihan staf yang berbeda.

Apa risiko jika RS tidak memiliki prosedur downtime RME saat survei akreditasi?

Ketidaksiapan prosedur downtime dapat menghasilkan temuan di Bab MRMIK survei STARKES. Di luar risiko akreditasi, ketiadaan prosedur ini berpotensi mengganggu keselamatan pasien — data alergi dan riwayat obat tidak bisa diakses saat kritis — serta menunda klaim BPJS akibat resume medis yang tidak terdokumentasi dengan baik selama sistem mati.

Sumber

• Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Kementerian Kesehatan RI
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Kemenkes RI, Oktober 2024
• Kemenkes: Data Implementasi RME Nasional — BKPK Kemenkes RI, 2025
• SNARS.web.id: Instrumen Pokja MRMIK — Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan