7 Syarat Wajib Memilih Vendor RME/SIMRS RS Tipe C dan D

Vendor RME/SIMRS yang sesuai untuk RS Tipe C dan D bukan sekadar soal harga atau fitur — tapi soal mana yang benar-benar memenuhi tujuh syarat regulasi dan operasional yang tidak bisa dikompromikan. Dengan lebih dari seribu vendor terdaftar di ekosistem kesehatan digital Indonesia, Wadir Pelayanan dan champion IT RS Tipe C/D sering menghadapi klaim yang sulit diverifikasi saat proses seleksi. Panduan ini memetakan tujuh syarat wajib berbasis peraturan, dari Permenkes 24/2022 hingga STARKES KMK 1596/2024, agar evaluasi vendor Anda berpijak pada ground yang solid sebelum kontrak ditandatangani.

Mengapa RS Tipe C dan D Butuh Kriteria Seleksi Tersendiri

RS Tipe C dan D — yang kini diklasifikasikan sebagai rumah sakit madya dan dasar berdasarkan Permenkes 6/2026 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit — memikul kewajiban regulasi yang identik dengan RS besar, namun dengan kapasitas TI dan anggaran yang lebih terbatas. Kewajiban RME berdasarkan Permenkes 24/2022 berlaku tanpa pengecualian tipe RS. Begitu pula penilaian STARKES bab MRMIK dalam KMK 1596/2024 — surveyor tidak membedakan RS madya dari RS paripurna dalam hal kepatuhan dokumen rekam medis elektronik.

Konsekuensinya: vendor yang optimal untuk RS besar tidak otomatis tepat untuk RS Tipe C/D. Sistem yang terlalu kompleks akan membebani staf rekam medis dengan kapasitas terbatas, sementara sistem yang tidak memenuhi syarat minimum regulasi justru akan menciptakan masalah akreditasi dan pelaporan BPJS di kemudian hari.

Tujuh syarat di bawah ini disusun dari kewajiban regulasi — bukan preferensi fitur — sehingga Anda memiliki dasar objektif untuk menyaring ratusan klaim vendor menjadi shortlist yang terverifikasi.

Syarat 1 — Terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) Kominfo

Setiap vendor sistem RME yang Anda pertimbangkan wajib memiliki Nomor Tanda Daftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) di Kementerian Kominfo sektor kesehatan. Ini bukan sekadar rekomendasi — Permenkes 24/2022 secara eksplisit mewajibkan fasyankes yang menggunakan vendor pihak ketiga untuk memastikan status PSE vendor tersebut sebelum mengikat perjanjian kerja sama.

Vendor tanpa status PSE belum memenuhi persyaratan legal minimum untuk mengelola data rekam medis pasien di Indonesia. Jika terjadi pelanggaran data atau sengketa, fasyankes yang menggunakan vendor tanpa PSE turut menanggung risiko hukum bersama vendor.

Cara verifikasi: Minta vendor menunjukkan Nomor Tanda Daftar PSE dan konfirmasi statusnya melalui portal pse.kominfo.go.id. Nomor ini bersifat publik dan dapat dicek secara mandiri. Jangan ragu menolak proposal dari vendor yang tidak bisa menunjukkan dokumen ini.

Syarat 2 — Sistem Tercantum di Daftar Mitra Resmi SatuSehat

Verifikasi nama sistem vendor di satusehat.kemkes.go.id/platform/system-rme-list sebelum negosiasi kontrak dimulai. Vendor yang terdaftar di platform SatuSehat telah melewati proses verifikasi teknis oleh Kemenkes, termasuk kemampuan pengiriman data dalam standar HL7 FHIR R4 — format pertukaran data wajib antara SIMRS dan platform SATUSEHAT nasional (sumber: dokumentasi resmi SatuSehat Platform, Kemenkes RI).

Permenkes 24/2022 Pasal 24 mewajibkan RME setiap fasyankes terhubung secara interoperable dengan SATUSEHAT. Tanpa vendor yang terdaftar, RS harus menanggung sendiri biaya pengembangan bridging — yang untuk RS Tipe C/D biasanya melebihi estimasi awal secara signifikan.

Data yang wajib dikirim ke SatuSehat mencakup minimal: identitas pasien (Patient), data kunjungan (Encounter), diagnosis (Condition), tindakan (Procedure), obat (Medication), dan laporan diagnostik (DiagnosticReport) — semua dalam format FHIR resource. Vendor terdaftar wajib membuktikan kemampuan ini sebelum go-live.

Demo Gratis 30 Menit

Lihat langsung berapa
revenue RS Anda yang bocor

Dalam 30 menit, kami analisis data klaim RS Anda — langsung di depan Anda.

Jadwalkan Demo→

Tanpa biaya, tanpa kewajiban

Syarat 3 — Modul Mencakup 6 Layanan Inti Permenkes 24/2022

Vendor harus mampu mengimplementasikan RME di keenam layanan inti yang menjadi acuan kepatuhan Kemenkes: Pendaftaran, IGD, Rawat Jalan, Rawat Inap, Layanan Penunjang (laboratorium dan radiologi), serta Farmasi. Tanpa cakupan keenam layanan ini, RS tetap dianggap tidak patuh secara teknis meski sudah berlangganan SIMRS — dan celah ini langsung terdeteksi dalam penilaian STARKES bab MRMIK.

Kerangka "6 layanan inti" ini adalah operasionalisasi praktis dari kewajiban Permenkes 24/2022, yang mengharuskan RME mencakup seluruh titik pelayanan mulai pasien masuk sampai pasien pulang, dirujuk, atau meninggal. Data BKPK Kemenkes per Oktober 2025 menunjukkan 495 dari 3.138 RS yang sudah punya RME belum melengkapi keenam cakupan ini — artinya 495 RS sedang berlangganan vendor yang tidak memenuhi syarat ini secara penuh. (Untuk panduan menutup gap layanan inti yang sudah ada, lihat RME Belum Lengkap 6 Layanan Inti: Cara Wadir Pelayanan Menutup Gap.)

Saat evaluasi vendor, minta demonstrasi alur kerja lengkap di setiap dari keenam titik layanan tersebut — jangan hanya terima klaim modul "tersedia" tanpa verifikasi live.

Syarat 4 — Data Menggunakan Variabel dan Metadata Standar KMK 1423/2022

KMK HK.01.07/MENKES/1423/2022 tentang Pedoman Variabel dan Metadata pada Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik menetapkan elemen data minimum dan format standar yang wajib diterapkan oleh seluruh sistem RME dan penyedia sistem elektronik di sektor kesehatan Indonesia. Vendor yang tidak memenuhi standar ini akan menghasilkan data yang tidak dapat dibaca lintas sistem — tidak interoperable dengan fasilitas rujukan, tidak terbaca oleh platform SATUSEHAT, dan tidak dapat digunakan sebagai dasar analitik mutu layanan.

Elemen data wajib dalam standar ini mencakup: nama lengkap pasien, NIK, nomor rekam medis, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, nomor kontak, serta timestamp setiap entri dan modifikasi data. Metadata ini adalah fondasi jejak audit dan klaim BPJS yang valid.

Cara verifikasi: Tanyakan vendor apakah sistem mereka telah memuat mapping variabel sesuai KMK 1423/2022. Vendor yang serius akan dapat menunjukkan dokumentasi mapping ini, bukan hanya menyebutkan "sudah sesuai regulasi" secara verbal.

Syarat 5 — Fitur Keamanan Data dan Jejak Audit Akses Pasien

STARKES KMK 1596/2024 (Bab MRMIK) mewajibkan rekam medis elektronik dilindungi dengan kontrol akses berjenjang, jejak audit (audit trail) setiap kali data diakses atau dimodifikasi, serta mekanisme deteksi dan pelaporan pelanggaran keamanan data. Ini bukan fitur opsional — ini adalah elemen penilaian yang diverifikasi surveyor saat akreditasi.

Komponen keamanan yang wajib ada dalam sistem vendor:

Kontrol akses berbasis peran: dokter, perawat, tenaga rekam medis, dan administrator memiliki hak akses berbeda dan tidak bisa saling mengakses data di luar otoritas masing-masing
Audit trail lengkap: setiap akses, modifikasi, dan unduhan rekam medis tercatat dengan identitas pengguna, waktu, dan tindakan yang dilakukan
Enkripsi data: baik saat transit (in-transit) maupun saat tersimpan (at-rest)
Monitoring pelanggaran: sistem memiliki mekanisme notifikasi atau log untuk akses yang tidak wajar

RS Tipe C/D sering meremehkan aspek ini saat evaluasi vendor karena fokus pada kemudahan pakai. Namun kegagalan elemen MRMIK keamanan data dalam survei STARKES adalah temuan yang langsung berdampak pada rekomendasi surveyor — bukan sekadar catatan.

Syarat 6 — Prosedur Downtime dan Komitmen SLA Dukungan

STARKES MRMIK (KMK 1596/2024) mewajibkan rumah sakit mengembangkan, memelihara, dan secara berkala menguji prosedur downtime — baik terencana maupun tidak terencana. Artinya vendor harus menyediakan mekanisme operasi offline yang memungkinkan staf tetap mendokumentasikan pelayanan saat sistem tidak bisa diakses, serta mekanisme sinkronisasi data setelah koneksi atau sistem pulih.

Yang perlu diverifikasi sebelum kontrak:

Prosedur downtime tertulis: vendor harus menyediakan dokumen prosedur downtime yang bisa diadopsi RS sebagai bagian dari SPO MRMIK
Offline mode: sistem harus dapat beroperasi secara terbatas tanpa koneksi internet dan menyinkronkan data secara otomatis saat koneksi pulih
SLA respons insiden: berapa jam maksimum vendor berkomitmen merespons gangguan kritis? Untuk RS operasional 24 jam, SLA >4 jam untuk gangguan kritis tidak dapat diterima
Histori uptime: minta data uptime 12 bulan terakhir dari referensi klien yang sudah diimplementasikan

Proses seleksi vendor dan manajemen perpindahan sistem dibahas lebih mendalam dalam panduan Migrasi SIMRS Tanpa Downtime: Playbook Ganti Sistem untuk RS yang Tak Boleh Berhenti.

Syarat 7 — Rekam Jejak Implementasi di RS Skala Madya dan Dasar

Vendor berpengalaman di RS besar tidak otomatis tepat untuk RS Tipe C dan D. RS madya dan dasar memiliki karakteristik implementasi yang berbeda: jumlah staf TI lebih sedikit, kapasitas pelatihan lebih terbatas, anggaran pemeliharaan lebih ketat, dan kebutuhan spesifik terkait alur rujukan ke RS yang lebih besar.

Yang perlu ditanyakan kepada vendor:

Berapa RS dengan 50–150 tempat tidur yang sudah menggunakan sistem ini secara aktif?
Apakah ada referensi site yang bisa dihubungi langsung (bukan hanya logo di brosur)?
Berapa lama rata-rata implementasi selesai di RS skala setara? Siapa project manager yang akan ditugaskan?
Apakah tersedia dukungan onboarding termasuk pelatihan staf rekam medis dan DPJP?

Vendor dengan portofolio dominan di RS tipe A dan B cenderung menawarkan sistem yang over-engineered untuk kebutuhan RS Tipe C/D — biaya lisensi, infrastruktur, dan pemeliharaan biasanya jauh melampaui kebutuhan operasional aktual. Sebaliknya, vendor yang terlalu kecil mungkin tidak memiliki kapasitas dukungan jangka panjang dan roadmap pengembangan yang mengikuti perubahan regulasi seperti STARKES dan SatuSehat.

Dasar Hukum

Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan seluruh fasyankes menyelenggarakan RME yang interoperable dengan SATUSEHAT, termasuk kewajiban penggunaan vendor PSE Kominfo terdaftar
KMK HK.01.07/MENKES/1423/2022 tentang Pedoman Variabel dan Metadata RME — menetapkan standar elemen data minimum wajib bagi semua sistem RME
KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Bab MRMIK menetapkan persyaratan penyelenggaraan RME elektronik, keamanan data, dan manajemen downtime sebagai elemen penilaian akreditasi
Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit — menetapkan arsitektur modul minimum SIMRS mencakup kegiatan pelayanan utama (rawat jalan, rawat inap, IGD, laboratorium, farmasi, dll.)
Permenkes 6/2026 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit — mereklasifikasi sistem tipe RS dari A/B/C/D menjadi paripurna/utama/madya/dasar; RS Tipe C setara madya, Tipe D setara dasar

Cara Menilai Vendor Sebelum Kontrak

Setelah shortlist ditetapkan berdasarkan tujuh syarat di atas, lakukan evaluasi akhir dengan tiga langkah:

Minta dokumen verifikasi: Nomor Tanda Daftar PSE Kominfo, bukti pendaftaran di SatuSehat platform, dan mapping variabel KMK 1423/2022. Vendor yang tidak bisa menyediakan ketiga dokumen ini dalam 3 hari kerja biasanya tidak siap secara regulasi.
Jalankan proof of concept (PoC) berbasis skenario: uji tiga skenario konkret — integrasi SatuSehat live, akses berjenjang per peran, dan simulasi downtime. Jangan evaluasi hanya berdasarkan presentasi slide.
Hubungi referensi langsung: pilih dua referensi dari RS dengan ukuran setara dan tanyakan secara spesifik tentang pengalaman implementasi dan kualitas dukungan pasca go-live — bukan hanya kepuasan umum.

FAQ

Apakah vendor SIMRS harus terdaftar sebagai PSE di Kominfo?

Ya. Permenkes 24/2022 mewajibkan fasyankes yang menggunakan vendor sistem RME pihak ketiga untuk memastikan vendor tersebut terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) di Kominfo sektor kesehatan. Nomor Tanda Daftar PSE harus dapat ditunjukkan vendor sebelum kontrak ditandatangani — ini bukan sekadar rekomendasi, melainkan kewajiban hukum. RS yang mengabaikan syarat ini turut menanggung risiko hukum jika terjadi pelanggaran data.

Apa bedanya vendor yang terdaftar di SatuSehat versus yang belum?

Vendor yang terdaftar di satusehat.kemkes.go.id/platform/system-rme-list telah melewati verifikasi teknis oleh Kemenkes, termasuk kemampuan pengiriman data dalam format HL7 FHIR R4. Vendor yang belum terdaftar belum diuji integrasi resminya — RS menanggung risiko biaya bridging tambahan dan keterlambatan kepatuhan pelaporan data kepada platform SATUSEHAT. Perbedaan ini langsung berdampak pada timeline kepatuhan dan biaya total implementasi.

Apa yang harus diuji saat demo atau proof of concept vendor?

Minta vendor mendemonstrasikan tiga skenario konkret: (1) login dan akses berjenjang per level staf — dokter, perawat, admin rekam medis; (2) pengiriman satu data encounter ke endpoint SatuSehat sandbox secara live di depan tim evaluasi; dan (3) skenario downtime — bagaimana sistem beralih ke mode offline dan cara data disinkronkan kembali setelah koneksi pulih. Ketiga skenario ini menguj Syarat 1 hingga 6 secara langsung tanpa perlu klaim verbal vendor.

RS kami akan mengganti SIMRS lama — bagaimana memastikan data tidak hilang?

Pastikan klausul migrasi data tertulis eksplisit dalam kontrak: format ekspor data dari sistem lama, mekanisme mapping ke format baru, parallel run minimum 30 hari sebelum cut-over, dan prosedur rollback jika ditemukan inkonsistensi data pasca-migrasi. Vendor berpengalaman di RS Tipe C dan D biasanya sudah memiliki playbook migrasi standar untuk skenario rip-and-replace maupun migrasi bertahap modul per modul.

Sumber

Kementerian Kesehatan RI, Permenkes No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — jdih.kemkes.go.id
Kementerian Kesehatan RI, KMK HK.01.07/MENKES/1423/2022 tentang Pedoman Variabel dan Metadata pada Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik — pormikidki.or.id
Kementerian Kesehatan RI, KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — jdih.kemkes.go.id
Kementerian Kesehatan RI, Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Kementerian Kesehatan RI, Permenkes No. 6 Tahun 2026 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit — jdih.kemkes.go.id
Kementerian Kesehatan RI, Dokumentasi Resmi SatuSehat Platform — satusehat.kemkes.go.id/platform/docs/id/registration-guide/regis-vendor/
Kementerian Kesehatan RI, Daftar Penyedia Sistem RME SatuSehat — satusehat.kemkes.go.id/platform/system-rme-list