Kerangka Acuan Kerja Pengadaan SIMRS: Spesifikasi yang Wajib Dikunci Sebelum Lelang

Kerangka Acuan Kerja (KAK) pengadaan SIMRS adalah titik keputusan yang paling murah untuk diperbaiki dan paling mahal untuk diperbaiki terlambat. Spesifikasi yang tertulis di KAK menentukan sistem apa yang boleh ikut tender; spesifikasi yang hilang tidak bisa dituntut setelah kontrak diteken. Lima hal ini — kepatuhan STARKES, interoperabilitas SATUSEHAT, SLA terukur, audit trail, dan hak ekspor data — wajib dikunci sebelum lelang dibuka, bukan dinegosiasikan sesudahnya.

Mengapa KAK, Bukan Demo Vendor, yang Menentukan

Demo produk menunjukkan apa yang vendor ingin RS lihat; KAK menentukan apa yang wajib vendor buktikan. Keputusan paling mahal dalam siklus ganti SIMRS bukan saat RS memilih pemenang tender, melainkan saat dokumen KAK disusun — karena dari titik itu, hanya penyedia yang memenuhi spesifikasi tertulis yang boleh maju. Spesifikasi yang longgar ("mendukung integrasi sistem lain", "sesuai standar akreditasi") membuka ruang bagi vendor memenuhi kalimat itu secara teknis tanpa memenuhi maksudnya.

Masalahnya baru terasa setahun kemudian: sistem yang dipasang tidak lolos survei akreditasi, atau tidak bisa mengirim data ke SATUSEHAT, dan perbaikannya membutuhkan kontrak tambahan yang tidak dianggarkan. RS yang sudah menggunakan sistem itu untuk operasional harian punya posisi tawar lebih lemah dibanding saat masih bisa memilih di antara beberapa penyedia.

Tabel berikut membandingkan kalimat KAK yang umum ditemukan dengan kalimat yang benar-benar mengunci kewajiban vendor:

Spesifikasi #1: Kepatuhan STARKES Disebut Eksplisit, Bukan Umum

KAK yang menyebut "SIMRS harus mendukung akreditasi rumah sakit" tanpa merujuk bab dan standar spesifik membiarkan vendor menafsirkan sendiri apa artinya patuh. KAK yang kuat mengunci rujukan ke bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) dalam Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) sebagai syarat teknis, bukan sekadar nilai tambah.

Keputusan Menteri Kesehatan No. HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang STARKES — yang mulai berlaku 4 Oktober 2024 menggantikan KMK 1128/2022 — menilai SIMRS pada kelompok standar tersendiri di bab MRMIK, terpisah dari penilaian rekam medis elektronik itu sendiri. Penilaian ini mencakup apakah RS memiliki regulasi internal yang mengatur penyelenggaraan SIMRS, unit atau petugas yang secara jelas bertanggung jawab atas pengelolaannya, dan prosedur tertulis untuk kondisi sistem tidak berjalan (downtime) — bukan hanya apakah aplikasinya terpasang dan bisa dibuka.

Konsekuensi untuk KAK: minta vendor menyertakan dokumen pendukung regulasi internal dan prosedur downtime sebagai bagian dari deliverable kontrak, bukan janji lisan saat presentasi. Tim penyusun KAK juga perlu memastikan SIMRS yang ditawarkan mendukung elemen data rekam medis sesuai Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — karena modul rekam medis elektronik yang tidak lengkap secara struktural akan menimbulkan masalah yang sama di kemudian hari, terlepas dari seberapa baik tampilan antarmukanya.

Spesifikasi #2: Interoperabilitas SATUSEHAT Dibuktikan, Bukan Dinyatakan

Klausul "mendukung integrasi dengan sistem eksternal" adalah kalimat yang paling sering disalahgunakan dalam KAK SIMRS. Secara teknis benar — hampir semua sistem modern punya kemampuan integrasi dalam bentuk tertentu — tetapi tidak menjamin pengiriman data yang nyata dan konsisten ke Platform SATUSEHAT milik Kementerian Kesehatan.

KAK yang baik meminta dua hal secara spesifik: kemampuan bertukar data dalam format standar HL7 FHIR R4 sesuai spesifikasi SATUSEHAT, dan bukti pengiriman data yang sudah pernah berjalan — bukan hanya pernyataan kompatibilitas di proposal teknis. Perbedaan ini penting karena kegagalan interoperabilitas yang paling umum ditemukan bukan pada level protokol, melainkan pada implementasi middleware yang tidak konsisten memetakan data SIMRS ke struktur FHIR yang diharapkan, sehingga data gagal terkirim atau terkirim tidak lengkap. Riset pada penerapan SIMRS yang belum siap interoperabel bahkan mencatat fenomena "double entry" — tenaga kesehatan harus menginput data dua kali secara manual karena jalur integrasi otomatis tidak berfungsi, yang justru menambah beban kerja, bukan mengurangi.

Minta vendor menunjukkan rekam jejak pengiriman data SATUSEHAT yang sudah berjalan di RS lain sebagai bagian dari evaluasi teknis, dan masukkan kewajiban uji integrasi sebagai tahap serah terima — bukan tahap yang bisa ditunda setelah kontrak berjalan.

Spesifikasi #3: SLA dengan Angka, Bukan Kualifikasi

"SIMRS harus memiliki ketersediaan tinggi" tidak bisa ditagih. Angka uptime dalam persentase, waktu maksimum respons insiden, dan waktu maksimum pemulihan setelah gangguan — itu yang bisa ditagih dan dijadikan dasar sanksi kontrak bila dilanggar. KAK yang tidak mencantumkan angka ini pada dasarnya menyerahkan standar layanan pada itikad baik vendor setelah tanda tangan, saat posisi tawar RS sudah jauh lebih lemah dibanding saat masih memilih di antara beberapa penawar.

Masukkan juga definisi downtime terjadwal versus tidak terjadwal, dan siapa yang menanggung dampak operasional bila target SLA tidak tercapai berulang kali dalam satu periode. Ini sejalan dengan tuntutan STARKES MRMIK 13.1 yang meminta RS memiliki prosedur downtime tertulis — SLA kontrak dan prosedur internal RS harus konsisten, bukan dua dokumen yang tidak saling merujuk.

Spesifikasi #4: Audit Trail sebagai Syarat Teknis, Bukan Fitur Opsional

Surveyor akreditasi dan auditor klaim BPJS sama-sama mencari jejak yang sama: siapa mengakses atau mengubah data, kapan, dan dari mana. SIMRS yang tidak mencatat timestamp, identitas pengguna, dan jejak perubahan secara otomatis membuat RS tidak bisa membuktikan integritas datanya sendiri saat dipertanyakan — baik oleh surveyor maupun verifikator klaim.

KAK perlu mensyaratkan audit trail sebagai fitur wajib yang berjalan otomatis di seluruh modul yang menyimpan data pasien, bukan modul tambahan yang baru aktif bila RS membeli lisensi lanjutan. Minta vendor menunjukkan contoh laporan audit trail yang bisa ditarik, bukan hanya penjelasan bahwa fitur itu "tersedia".

Spesifikasi #5: Hak Ekspor Data Dikunci Sejak Awal, Bukan Saat Mau Ganti Vendor

RS yang menyusun KAK biasanya fokus pada kebutuhan hari pertama penggunaan sistem, dan lupa menulis apa yang terjadi di hari terakhir kontrak. Tanpa klausul ekspor data yang jelas, data rekam medis bertahun-tahun bisa terkunci dalam format proprietary vendor, dan RS kehilangan posisi tawar justru saat paling membutuhkannya — ketika ingin berganti sistem.

Kunci di KAK: format ekspor data yang terbuka dan terdokumentasi (bukan dump database mentah yang hanya bisa dibaca aplikasi vendor itu sendiri), kewajiban penyedia memfasilitasi migrasi ke sistem pengganti pada akhir kontrak, dan batas waktu pemenuhan permintaan ekspor. Klausul ini jauh lebih mudah dinegosiasikan sebelum RS bergantung pada sistem tersebut dibanding sesudahnya.

Siapa yang Harus Duduk Bersama Menyusun KAK

KAK yang disusun sepihak oleh bagian pengadaan atau Unit Layanan Pengadaan (ULP), tanpa masukan pihak yang memahami kebutuhan klinis dan akreditasi, cenderung lolos secara administratif tetapi gagal secara substansi begitu sistem berjalan. Format dan jadwal lelang memang domain bagian pengadaan, tetapi spesifikasi teknis yang menentukan kelayakan vendor harus disusun bersama tiga pihak: Wadir Pelayanan atau champion IT yang memahami konsekuensi operasional dan akreditasi, Kabag Rekam Medis yang tahu elemen data wajib dan alur dokumentasi klinis, serta bagian pengadaan yang memastikan rumusan tetap sesuai aturan tender yang berlaku.

Pembagian kerja yang realistis: tim klinis dan IT menulis spesifikasi fungsional dan kriteria kelulusan teknis (lima spesifikasi di atas), bagian pengadaan menuangkannya ke format KAK yang sah secara administrasi tanpa mengubah substansinya. Kesalahan yang sering terjadi adalah sebaliknya — bagian pengadaan menulis seluruh KAK berdasarkan template lama, lalu meminta tim klinis hanya menandatangani persetujuan di akhir, saat ruang untuk mengoreksi substansi sudah sempit.

Dasar Hukum

• Keputusan Menteri Kesehatan No. HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) menilai keberadaan regulasi internal, unit penanggung jawab, dan prosedur downtime SIMRS sebagai standar tersendiri, terpisah dari penilaian rekam medis elektronik.
• Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — menetapkan kewajiban fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik, menjadi acuan elemen data yang wajib didukung modul rekam medis dalam SIMRS yang diadakan.

Sumber

• Keputusan Menteri Kesehatan No. HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit — Kementerian Kesehatan RI
• Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — JDIH Kementerian Kesehatan
• Jurnal RIGGS — "Fenomena Double Entry: Dampak Ketidaksiapan Interoperabilitas SIMRS dengan Aplikasi SATUSEHAT"

Pemeriksaan Internal Sebelum KAK Dikirim ke Bagian Pengadaan

Sebelum dokumen KAK diteruskan ke proses lelang, periksa apakah lima spesifikasi di atas sudah tertulis sebagai syarat wajib, bukan nilai tambah: rujukan eksplisit ke bab MRMIK STARKES, bukti pengiriman data SATUSEHAT berjalan dalam format FHIR R4, angka SLA uptime dan waktu respons insiden, audit trail otomatis di seluruh modul data pasien, dan klausul ekspor data dengan format terbuka beserta batas waktunya.

Setiap spesifikasi yang tidak tertulis eksplisit adalah ruang negosiasi yang berpindah dari RS ke vendor begitu kontrak diteken. KAK yang menutup ruang itu sejak awal adalah investasi waktu yang jauh lebih murah dibanding perbaikan di tengah jalan setelah sistem terpasang dan RS sudah bergantung padanya.