Rekam Medis Lima Tahun Lalu Saat Sistem Sudah Diganti: Bukti untuk Surveior

Rumah sakit yang pernah berganti SIMRS atau vendor RME tetap wajib bisa menunjukkan rekam medis pasien dari sistem lama kapan pun diminta — oleh surveyor akreditasi, auditor BPJS, atau proses hukum — sepanjang masih dalam masa retensi 25 tahun menurut Pasal 39 Permenkes 24/2022. Pergantian sistem tidak menghapus kewajiban ini. Yang sering hilang justru kemampuan praktis untuk memenuhinya.

Retensi Tidak Berhenti Saat Sistem Diganti

Kewajiban menyimpan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, sebagaimana diatur Pasal 39 ayat (1) Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis, melekat pada data itu sendiri — bukan pada sistem tempat data itu pertama kali dibuat. Saat rumah sakit berpindah SIMRS atau vendor RME, jam retensi tidak direset ke nol, dan kewajiban untuk tetap bisa menunjukkan data tersebut tidak ikut berpindah tanggung jawabnya ke vendor lama.

Kekeliruan yang paling umum terjadi adalah mencampurkan dua hal yang sebenarnya berbeda: "data tersimpan" dan "data bisa diakses." Banyak rumah sakit menganggap kewajiban retensi sudah selesai begitu ada file ekspor yang disimpan di suatu folder atau hard drive cadangan. Namun regulasi tidak berhenti pada keberadaan fisik data — bukti rekam medis yang diminta surveyor, auditor, atau proses hukum harus bisa dibuka, dibaca, dan ditelusuri asal-usulnya dalam waktu yang wajar, bukan sekadar "ada tersimpan di suatu tempat."

Jarak waktu membuat masalah ini makin terasa. Rumah sakit yang mengganti sistem lima, delapan, atau sepuluh tahun lalu sering kehilangan staf yang dulu menjalankan migrasi, kehilangan lisensi perangkat lunak lama yang dibutuhkan untuk membuka format aslinya, atau bahkan kehilangan catatan tentang di mana tepatnya arsip tersebut disimpan. Masa retensi 25 tahun jauh lebih panjang dari siklus hidup rata-rata satu SIMRS, sehingga hampir setiap rumah sakit yang sudah beroperasi lebih dari satu dekade akan menghadapi situasi ini — bukan sebagai pengecualian, melainkan sebagai keniscayaan.

Apa yang Sebenarnya Diminta Surveyor saat Audit MRMIK

Surveyor akreditasi pada bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) tidak hanya memeriksa apakah kebijakan retensi tertulis ada di atas kertas, tetapi juga menguji apakah rumah sakit benar-benar bisa memproduksi sampel rekam medis dari rentang tahun tertentu secara langsung di tempat. Permintaan ini bisa menyasar rekam medis dari sistem yang sudah tidak dipakai lagi, dan surveyor tidak akan membedakan "sulit karena sistemnya lama" dari "tidak punya."

Pola pengujian yang umum terjadi adalah surveyor meminta satu atau dua rekam medis dari rentang waktu acak, termasuk periode sebelum migrasi sistem terakhir, lalu menilai dua hal sekaligus: apakah dokumennya bisa ditampilkan, dan apakah ada jejak yang menunjukkan siapa yang mengakses atau mengubah data tersebut sepanjang riwayatnya. Rumah sakit yang hanya menyiapkan bukti untuk data di sistem aktif, tanpa menyiapkan jalur yang sama untuk data di sistem lama, berisiko gagal pada bagian pengujian yang justru paling sering dijadikan sampel karena surveyor tahu titik ini yang paling rawan.

Penilaian ini bukan semata soal kepatuhan administratif. Kemampuan menunjukkan rekam medis lintas sistem secara konsisten adalah indikator langsung tentang seberapa matang tata kelola informasi rumah sakit — apakah pergantian teknologi direncanakan dengan mempertimbangkan kewajiban jangka panjang, atau hanya mempertimbangkan kebutuhan operasional jangka pendek saat proyek migrasi berjalan.

Tiga Pola Kegagalan Paling Umum

Tiga pola berikut paling sering ditemukan saat rumah sakit mencoba menelusuri rekam medis dari sistem yang sudah diganti, dan ketiganya punya akar masalah yang berbeda sehingga butuh penanganan yang berbeda pula.

Data terkunci format lama. Arsip hasil ekspor tersimpan, tetapi hanya bisa dibuka dengan perangkat lunak milik vendor lama yang lisensinya sudah tidak aktif, atau dengan versi database yang sudah tidak didukung. Rumah sakit secara teknis "menyimpan" data, tetapi secara praktis tidak bisa membukanya tanpa biaya dan waktu tambahan yang signifikan — sering baru diketahui justru saat surveyor atau auditor sudah menunggu di tempat.

Data terpecah kehilangan struktur. Sebagian arsip memang berhasil diekspor, tetapi dalam bentuk cetakan PDF hasil tangkapan layar yang kehilangan field terstruktur seperti kode diagnosis, identitas tenaga medis, atau stempel waktu per entri. Dokumen itu bisa dibaca manusia, tetapi tidak bisa ditelusuri atau dicocokkan dengan data lain secara sistematis — menyulitkan verifikasi silang saat auditor BPJS atau surveyor menanyakan detail spesifik.

Lokasi arsip tidak teridentifikasi. Ini pola yang paling berbahaya karena tidak terlihat sampai benar-benar dibutuhkan. Pengetahuan tentang di mana arsip migrasi disimpan sering hanya ada di kepala satu atau dua staf IT yang menjalankan proyek migrasi saat itu. Begitu staf tersebut resign atau pindah unit, rumah sakit kehilangan jalur satu-satunya untuk menemukan arsip tersebut — bukan karena datanya hilang, tetapi karena catatan tentang keberadaannya yang hilang.

Cara Memastikan Rekam Medis Lama Tetap Bisa Ditelusuri

Langkah berikut tidak membutuhkan proyek migrasi baru. Sifatnya audit dan dokumentasi atas arsip yang sudah ada, sehingga bisa dijalankan tanpa menunggu siklus anggaran sistem informasi.

Buat katalog arsip per migrasi, bukan mengandalkan memori staf. Setiap kali rumah sakit berganti sistem, dokumentasikan secara tertulis: rentang tanggal data yang dipindahkan, format penyimpanan, lokasi fisik atau digital arsip, dan nama penanggung jawab yang bisa dihubungi. Katalog ini perlu diperbarui setiap kali terjadi pergantian staf penanggung jawab, bukan dibuat sekali lalu dibiarkan usang.

Uji proses pengambilan data secara berkala, bukan hanya saat migrasi selesai. Simulasikan skenario "surveyor meminta rekam medis pasien dari lima tahun lalu" setahun sekali di luar musim survei, lalu ukur berapa lama proses itu berlangsung dari permintaan sampai dokumen bisa ditampilkan. Kegagalan yang ditemukan lewat simulasi jauh lebih murah diperbaiki dibanding kegagalan yang ditemukan di hadapan surveyor.

Pertahankan keterbacaan format, bukan sekadar keberadaan file. Saat mengekspor data dari sistem lama, prioritaskan format yang mempertahankan struktur data — bukan cetakan gambar statis — dan pastikan ada salinan dokumentasi skema data yang menjelaskan arti setiap field, karena tenaga yang memahami struktur sistem lama belum tentu masih bekerja di rumah sakit saat arsip itu dibutuhkan kembali.

Jaga jejak audit tetap menyertai data, bukan tertinggal di sistem aktif. Riwayat siapa mengakses dan mengubah data wajib ikut dipindahkan bersama data itu sendiri, bukan hanya tercatat di log sistem aktif yang berhenti mencatat begitu sistem lama dinonaktifkan. Tanpa jejak audit yang menyertai, rumah sakit bisa menunjukkan dokumennya tetapi tidak bisa membuktikan riwayat pengelolaannya — dan itu yang biasanya ditanyakan surveyor berikutnya setelah dokumen ditampilkan.

Dasar Hukum

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Pasal 39 mengatur jangka waktu penyimpanan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, pengecualian dari pemusnahan bila data masih dipergunakan, dan ketentuan bahwa pemusnahan mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kewajiban ini melekat pada data dan tidak berhenti karena pergantian sistem penyimpanannya.
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) menilai kebijakan dan bukti pelaksanaan pengelolaan rekam medis, termasuk kemampuan menunjukkan dokumen dan jejak aksesnya saat diminta surveyor.
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan — menjadi payung hukum umum bagi kewajiban pencatatan dan pengelolaan informasi kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk rumah sakit.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — JDIH Kementerian Kesehatan RI.
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK).
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan — basis data peraturan.bpk.go.id.

FAQ

Apakah kewajiban retensi rekam medis berubah ketika rumah sakit ganti SIMRS atau vendor RME?

Tidak. Pasal 39 ayat (1) Permenkes 24/2022 mewajibkan penyimpanan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, dan kewajiban ini melekat pada data, bukan pada sistem yang menyimpannya.

Pergantian SIMRS atau vendor RME tidak mereset jangka waktu retensi maupun menghapus kewajiban rumah sakit untuk tetap bisa menunjukkan data tersebut.

Berapa lama rumah sakit wajib bisa menunjukkan rekam medis lama kepada surveyor?

Sepanjang masa retensi 25 tahun belum berakhir, atau lebih lama lagi bila data termasuk kategori yang dikecualikan dari pemusnahan karena masih dipergunakan.

Surveyor STARKES bab MRMIK berhak meminta sampel rekam medis dari rentang tahun mana pun dalam periode tersebut, termasuk yang dibuat pada sistem yang sudah tidak dipakai lagi.

Format apa yang paling aman untuk arsip rekam medis dari sistem yang sudah tidak dipakai?

Format yang mempertahankan struktur data asli dan tetap bisa dibaca software umum, bukan sekadar cetakan PDF hasil scan layar.

PDF flat menghilangkan kemampuan mencari field tertentu dan sering tidak menyertakan metadata akses. Ekspor terstruktur yang disertai dokumentasi skema data dan jejak audit jauh lebih aman untuk kebutuhan telusur jangka panjang.

Apa risikonya jika rumah sakit tidak bisa menunjukkan rekam medis lama saat diminta?

Bagi surveyor, ketidakmampuan menunjukkan rekam medis yang masih dalam masa retensi dibaca sebagai kegagalan tata kelola dokumen, bukan sekadar masalah teknis migrasi data lama.

Dampaknya bisa berupa temuan pada elemen penilaian MRMIK saat survei akreditasi, dan secara hukum rumah sakit tetap bertanggung jawab menyediakan data tersebut bila diminta untuk kebutuhan audit BPJS, gugatan medikolegal, atau proses penegakan hukum.