Daftar Periksa Kesiapan Klaim Elektronik JKN untuk Rumah Sakit

Surat Edaran Bersama empat instansi tanggal 30 Juli 2026 mengalihkan dasar verifikasi klaim JKN dari berkas PDF hasil pindaian ke dokumen klaim elektronik yang bersumber dari Rekam Medis Elektronik (RME) terintegrasi SATUSEHAT. Daftar periksa ini menerjemahkan isi surat itu menjadi pekerjaan per area, lengkap dengan pemilik tiap butir dan pertanyaan untuk vendor SIMRS/RME Anda. Isinya kerangka yang diisi sendiri oleh rumah sakit, bukan penilaian atas rumah sakit tertentu.

01Ringkasan untuk direksi

• Tahap awal dapat dilaksanakan mulai klaim bulan pelayanan Agustus 2026 oleh rumah sakit yang sudah siap; yang belum siap masih boleh memakai PDF selama masa transisi.
• Tahap lanjutan dimulai pada klaim bulan pelayanan Juni 2027: sejak itu BPJS Kesehatan tidak memakai dokumen klaim berformat PDF sebagai dasar verifikasi, kecuali pada empat kondisi tertentu.
• Dokumen RME yang dipakai sebagai kelengkapan pendukung klaim JKN, termasuk resume medis dan ringkasan pulang, wajib ditandatangani dengan TTE Tersertifikasi oleh tenaga medis atau tenaga kesehatan berwenang yang tervalidasi NIK Dukcapil.
• Kewajiban TTE itu berlingkup dokumen klaim JKN. Permenkes 24/2022 Pasal 31 tetap berbunyi "dapat" untuk rekam medis secara umum.
• Pekerjaan terlama biasanya ada di luar sistem: NIK pasien dan tenaga kesehatan, sertifikat elektronik per penanda tangan, serta kelengkapan pengisian formulir klinis.

02Dasar hukum

03Dua tahap dan tanggalnya

SEB ditujukan kepada gubernur, bupati/wali kota, kepala dinas kesehatan, pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan, dan kepala cabang BPJS Kesehatan. Sasarannya Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut, istilah yang di dalam SEB disingkat FPKTL.

Perhatikan frasanya: patokannya bulan pelayanan, bukan tanggal pengajuan. Pelayanan bulan Juni 2027 yang diajukan pada bulan berikutnya sudah masuk tahap lanjutan.

Empat pengecualian tahap lanjutan (butir 6 angka 3):

1. Gangguan pada sistem informasi sehingga RME tidak dapat dipakai sebagai dokumen elektronik klaim.
2. Dokumen klaim yang belum dapat terakomodir dalam sistem informasi RME.
3. Kendala keterbatasan jaringan komunikasi data yang dibuktikan dengan surat keterangan dari penyedia layanan telekomunikasi atau instansi yang berwenang.
4. Rumah sakit memberikan pelayanan di Daerah Belum Tersedia Fasilitas Kesehatan yang Memenuhi Syarat (DBTFMS).

Pada kedua tahap, SEB juga menyebut bahwa klaim bulan pelayanan, klaim pending, klaim dispute, dan klaim yang diverifikasi atau dikoreksi ulang karena temuan audit, yang berasal dari masa sebelum dokumen klaim elektronik diterapkan, dapat memakai format PDF.

04Daftar periksa per area

Kolom pemilik menyebut peran, bukan nama. Sesuaikan dengan struktur organisasi Anda.

1. Identitas pasien berbasis NIK

Dasar: SEB butir 1 mewajibkan setiap input data RME pasien tervalidasi dengan NIK yang terintegrasi dengan sistem Dukcapil. Permenkes 24/2022 Pasal 14 memasukkan NIK dalam identitas minimal pasien.

• Pendaftaran rawat jalan dan rawat inap meminta NIK sejak awal kunjungan. Di IGD, pencatatan NIK dilengkapi tanpa menunda penanganan gawat darurat. Pemilik: Kepala Instalasi Rekam Medis bersama Tim IT.
• Ada prosedur untuk pasien yang belum membawa atau belum memiliki NIK, termasuk siapa yang melengkapinya kemudian. Pemilik: Kepala Instalasi Rekam Medis.
• SIMRS/RME menjalankan validasi NIK ke sistem yang terintegrasi Dukcapil, bukan hanya memeriksa jumlah digit. Pemilik: Tim IT.
• Rumah sakit memantau persentase kunjungan dengan NIK tervalidasi per bulan. Pemilik: Kepala Instalasi Rekam Medis.

2. TTE tersertifikasi dan NIK nakes

Dasar: SEB butir 2 dan butir 5 angka 2.

• Rumah sakit memastikan penyelenggara TTE sesuai statusnya. Rumah sakit pemerintah: TTE Tersertifikasi dari Balai Sertifikasi Elektronik BSSN (BSrE-BSSN). Rumah sakit nonpemerintah: TTE Tersertifikasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pemilik: Direktur.
• Daftar dokumen RME yang dipakai sebagai kelengkapan pendukung klaim JKN sudah disusun; resume medis dan ringkasan pulang (discharge summary) disebut langsung dalam SEB. Pemilik: Kepala Casemix bersama Kabag Rekam Medis.
• Setiap dokumen pada daftar itu punya penanda tangan berwenang yang jelas (DPJP, dokter jaga, atau tenaga kesehatan lain). Pemilik: Wadir Pelayanan bersama Komite Medis.
• NIK seluruh tenaga medis dan tenaga kesehatan penanda tangan lengkap, benar, dan tervalidasi dengan sistem Dukcapil. Pemilik: Bagian SDM/Kepegawaian.
• Sertifikat elektronik untuk tiap penanda tangan sudah diurus ke penyelenggara sertifikasi elektronik, dengan daftar pantau per orang. Pemilik: Bagian SDM bersama Tim IT.
• Ada aturan untuk penanda tangan yang berganti: dokter baru, dokter keluar, sertifikat kedaluwarsa. Pemilik: Bagian SDM.
• Tanda tangan hasil pindaian atau gambar tanda tangan tidak lagi dianggap setara TTE Tersertifikasi pada dokumen klaim. Pemilik: Kabag Rekam Medis.

3. Kelengkapan RME untuk dokumen klaim

Dasar: SEB butir 4 dan butir 6 angka 1. Dokumen klaim elektronik bersumber dari RME; apa yang tidak tercatat di RME tidak bisa menjadi dokumen klaim elektronik.

• Setiap dokumen pendukung klaim yang selama ini dikirim sebagai PDF sudah dipetakan: sudah ada sebagai formulir terstruktur di RME, atau masih di kertas atau pindaian. Pemilik: Kepala Casemix.
• Dokumen yang belum ada di RME punya rencana pengerjaan dan tanggal target sebelum klaim bulan pelayanan Juni 2027. Pemilik: Tim IT bersama vendor.
• Formulir klinis yang selama ini sering dilewati sudah diidentifikasi per unit, dengan angka kelengkapannya. Pemilik: Kabag Rekam Medis.
• Diagnosis dan tindakan tersimpan dalam bentuk terstruktur berkode, bukan hanya teks bebas atau lampiran. Pemilik: Kepala Casemix.

4. Pengiriman data ke SATUSEHAT

Dasar: SEB butir 3 mewajibkan data RME setiap pasien dikirim secara lengkap, akurat, valid, dan tepat waktu (real-time) ke Platform SATUSEHAT melalui mekanisme integrasi yang memenuhi standar interoperabilitas Kemenkes. Butir 7 menyebut API berstandar HL7 FHIR.

• Rumah sakit tahu jenis resource apa saja yang sudah benar-benar terkirim di lingkungan produksi, bukan hanya di sandbox. Pemilik: Tim IT.
• Data induk pendukung sudah dipetakan: tenaga kesehatan, lokasi atau ruangan, obat, dan pemeriksaan laboratorium, sesuai standar yang ditetapkan Kemenkes. Pemilik: Tim IT bersama Instalasi Farmasi dan Instalasi Laboratorium.
• Ada laporan berkala tentang data yang terkirim, gagal, dan tertahan, beserta alasannya. Pemilik: Tim IT.
• Data yang tertahan punya penanggung jawab tindak lanjut di unit asalnya. Pemilik: Kabag Rekam Medis.

5. Pertukaran lewat E-Klaim Kemenkes

Dasar: SEB butir 4. BPJS Kesehatan memanfaatkan dokumen klaim elektronik yang bersumber dari RME terintegrasi SATUSEHAT, yang dikirim rumah sakit melalui aplikasi E-Klaim Kementerian Kesehatan. Butir 7 menyebut komunikasi machine-to-machine antara RME, TTE Tersertifikasi, SATUSEHAT, E-Klaim, dan VClaim.

• Tim casemix memahami bahwa terkirim ke SATUSEHAT belum sama dengan siap klaim elektronik; keduanya diperiksa terpisah. Pemilik: Kepala Casemix.
• Alur pengajuan klaim di rumah sakit sudah disesuaikan untuk dokumen elektronik bertanda tangan TTE, termasuk kapan dokumen dianggap final. Pemilik: Kepala Casemix bersama Wadir Keuangan.
• Ada jalur penanganan untuk klaim pending, dispute, dan koreksi ulang dari bulan pelayanan sebelum penerapan, yang masih dapat memakai PDF. Pemilik: Kepala Casemix.

6. Jaringan dan rencana cadangan

Dasar: SEB butir 6 angka 3 huruf a, c, dan d.

• Rencana cadangan tertulis untuk gangguan sistem informasi: siapa yang menyatakan gangguan, bagaimana dicatat, dan kapan kembali ke jalur elektronik. Pemilik: Tim IT bersama Wadir Pelayanan.
• Rumah sakit tahu dari mana surat keterangan kendala jaringan diperoleh (penyedia layanan telekomunikasi atau instansi berwenang) dan siapa yang memintanya. Pemilik: Tim IT.
• Surat keterangan dan catatan gangguan disimpan per kejadian dan dapat dicocokkan dengan periode klaim yang terdampak. Pemilik: Kepala Casemix.
• Rumah sakit yang melayani di DBTFMS mencatat dasar penetapannya. Pemilik: Direktur.

7. SPO dan tata kelola internal

Dasar: Permenkes 24/2022 Pasal 7 (SPO penyelenggaraan RME), SEB butir 9 (pelindungan data pribadi), dan butir 12 (dashboard monitoring Kemenkes dan BPJS Kesehatan).

• SPO penandatanganan dokumen klaim dengan TTE Tersertifikasi, termasuk batas waktu penandatanganan setelah pasien pulang. Pemilik: Kabag Rekam Medis.
• SPO penggunaan pengecualian PDF: kondisi apa, siapa yang memutuskan, bukti apa yang disimpan. Pemilik: Kepala Casemix.
• Pertukaran data mengikuti prinsip pelindungan data pribadi. Data pasien tidak dikirim lewat aplikasi pesan pribadi, email pribadi, atau berkas bersama yang terbuka. Pemilik: Tim IT bersama Kabag Rekam Medis.
• Direksi menunjuk satu penanggung jawab kesiapan yang melapor berkala, dengan ukuran yang selaras dengan yang dipantau Kemenkes dan BPJS Kesehatan lewat Dashboard Monitoring Implementasi RME Terintegrasi SATUSEHAT. Pemilik: Direktur.
• Jalur keluhan resmi sudah dicatat: RME dan integrasi SATUSEHAT ke helpdesk@kemkes.go.id, klaim JKN ke kantor cabang BPJS Kesehatan, implementasi TTE Tersertifikasi ke ptsp@bssn.go.id dan call center 183 (SEB butir 8 angka 2). Pemilik: Tim IT.

05Urutan kerja yang disarankan

1. Mulai dari yang bergantung pada pihak luar. NIK tenaga kesehatan dan sertifikat elektronik per penanda tangan diurus paralel, karena prosesnya melibatkan pihak di luar rumah sakit.
2. Petakan dokumen klaim ke RME. Daftar dokumen pendukung klaim menentukan formulir mana yang wajib ada di RME dan siapa penanda tangannya.
3. Periksa pengiriman ke SATUSEHAT dengan data produksi. Ukur apa yang terkirim, apa yang tertahan, dan penyebabnya.
4. Siapkan rencana cadangan dan SPO. Pengecualian PDF hanya berguna bila buktinya siap sebelum gangguan terjadi.
5. Uji satu periode klaim. Bila rumah sakit sudah siap, tahap awal memberi kesempatan mencoba sebelum klaim bulan pelayanan Juni 2027.

06Pertanyaan untuk vendor SIMRS/RME

Ajukan secara tertulis dan minta jawaban tertulis. Pertanyaan ini berlaku untuk vendor mana pun, termasuk tim internal bila rumah sakit mengembangkan sistemnya sendiri.

1. Jenis resource SATUSEHAT apa saja yang sudah pernah terkirim di lingkungan produksi dari sistem Anda di rumah sakit ini, bukan hanya "sudah didukung"?
2. Bagaimana rumah sakit melihat data yang gagal atau tertahan beserta alasannya, dan apakah data lama bisa dikirim ulang setelah diperbaiki?
3. Apakah sistem sudah dapat menandatangani dokumen klaim dengan TTE Tersertifikasi? Dengan penyelenggara sertifikasi mana, dan apakah bisa diganti tanpa mengubah kode program?
4. Bagaimana sistem memvalidasi NIK pasien dan NIK penanda tangan sebelum dokumen ditandatangani?
5. Dokumen pendukung klaim mana yang belum dapat dibuat di RME, dan kapan target penyelesaiannya?
6. Bagaimana rencana sistem memenuhi pertukaran dokumen klaim elektronik lewat E-Klaim Kemenkes, di luar pengiriman ke SATUSEHAT?
7. Apa yang terjadi saat sistem mengalami gangguan: bagaimana dicatat, dan bagaimana dokumen yang tertunda dikirim setelah pulih?
8. Bagaimana sistem memenuhi kewajiban keamanan dan pelindungan data pribadi yang disebut SEB butir 9 dan 10?

07Kesalahan yang sering terjadi

• Menulis "mulai Juni 2027". Yang tepat "klaim bulan pelayanan Juni 2027". Patokannya bulan pelayanan.
• Menganggap semua rekam medis wajib TTE. Kewajiban dalam SEB melekat pada dokumen RME pendukung klaim JKN.
• Menunggu vendor untuk semua butir. NIK, sertifikat per orang, dan kelengkapan pengisian formulir adalah pekerjaan rumah sakit.
• Menganggap pengecualian PDF otomatis berlaku. Kendala jaringan, misalnya, harus dibuktikan dengan surat keterangan dari penyedia layanan telekomunikasi atau instansi yang berwenang.
• Menyamakan terkirim ke SATUSEHAT dengan siap klaim elektronik. Keduanya perlu diperiksa sendiri-sendiri.

08Bagaimana MedMinutes membantu

RME MedMinutes (https://medminutes.io/rme.html) memiliki jalur TTE Tersertifikasi untuk dokumen seperti resume medis lewat Esign Client Service BSrE; modulnya disahkan surat BSSN No. 4016/BSSN/BS/SE.02.01/07/2024 tanggal 15 Juli 2024. Tujuan penandatanganan diatur per fasilitas kesehatan, sehingga tidak terkunci pada satu penyelenggara sertifikasi elektronik. Rumah sakit yang tetap memakai SIMRS-nya dapat memakai Integration Hub (https://medminutes.io/integration-hub.html) untuk mengirim data ke SATUSEHAT; 17 jenis resource FHIR telah terkirim ke produksi SATUSEHAT, dengan laporan data yang terkirim, gagal, dan tertahan. Penjelasan TTE tersedia di https://medminutes.io/tte/ dan sisi data di https://medminutes.io/klaim-elektronik-jkn/.

Sumber

1. Surat Edaran Bersama Kementerian Kesehatan Nomor HK.02.02/D/2431/2026, Kementerian Dalam Negeri Nomor 400.5/8030/Dukcapil, BPJS Kesehatan Nomor 01 Tahun 2026, dan Badan Siber dan Sandi Negara Nomor 43 Tahun 2026 tentang Percepatan Implementasi Rekam Medis Elektronik Terintegrasi SATUSEHAT dalam Pengelolaan Klaim Jaminan Kesehatan Nasional. Ditetapkan di Jakarta, 30 Juli 2026. Salinan bertanda tangan, 6 halaman.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Kementerian Kesehatan, ditetapkan 31 Agustus 2022. https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544/permenkes-no-24-tahun-2022
3. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Ditetapkan 17 Oktober 2022. https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022
4. MedMinutes. Klaim Elektronik JKN dari RME. https://medminutes.io/klaim-elektronik-jkn/
5. MedMinutes. Tanda Tangan Elektronik untuk Rumah Sakit. https://medminutes.io/tte/
6. MedMinutes. Integration Hub. https://medminutes.io/integration-hub.html