ROI Penerapan Clinical Decision Support System di Rumah Sakit

Angka kelipatan yang beredar untuk CDSS biasanya berasal dari rumah sakit dengan kondisi awal tertentu, bauran kasus tertentu, dan sistem pembayaran tertentu. Memindahkannya ke rumah sakit lain sama dengan memindahkan hasil laboratorium satu pasien ke pasien lain.

Literatur internasional tentang CDSS juga tidak seragam. Tinjauan sistematis umumnya menemukan perbaikan pada proses pelayanan, misalnya kepatuhan terhadap pedoman, tetapi besar efeknya bervariasi lebar antarstudi. Faktor yang paling sering disebut menentukan adalah apakah sistem terpasang di alur kerja, apakah sarannya relevan, dan apakah pemakai lelah dengan peringatan yang terlalu banyak.

Karena itu, pertanyaan yang lebih berguna untuk direksi bukan "berapa ROI-nya", melainkan "indikator apa yang akan kita ukur, dan bagaimana kita tahu perubahan itu datang dari CDSS".

Secara sederhana, nilai penerapan CDSS dihitung dari tiga bagian:

1. Perubahan indikator yang terukur antara periode sebelum dan sesudah, pada ruangan dan jenis kasus yang sama.
2. Nilai dari perubahan itu, dinyatakan dalam satuan yang dipakai rumah sakit: rupiah klaim yang lolos verifikasi, jam kerja koder dan dokter, atau hari piutang.
3. Biaya total: langganan dan setup, waktu pelatihan, waktu integrasi tim IT, dan waktu tinjauan rutin.

Bagian kedua harus jujur. Klaim yang naik karena dokumentasi lebih lengkap dan lolos verifikasi adalah nilai. Klaim yang naik lalu dikoreksi verifikator bukan nilai, melainkan risiko. Begitu juga waktu: jam yang dihemat hanya bernilai bila dipakai untuk pekerjaan lain yang berguna.

Indikator berikut bisa ditarik dari data yang biasanya sudah ada di rumah sakit: file TXT E-Klaim, hasil verifikasi BPJS (BAHV), log SIMRS, dan sampel audit berkas. Pilih empat atau lima saja; terlalu banyak indikator membuat tinjauan tidak pernah selesai.

1. Tetapkan ruang lingkup. Satu atau dua ruangan rawat inap dengan volume cukup, misalnya penyakit dalam dan bedah.
2. Tarik data tiga bulan terakhir untuk indikator yang dipilih. Tiga bulan cukup untuk meredam variasi bulanan tanpa menunggu terlalu lama.
3. Catat bauran kasus. Jumlah episode per kelompok diagnosis, supaya perubahan karena kasus yang berbeda tidak dikira efek CDSS.
4. Tentukan pembanding. Ruangan yang belum memakai CDSS, atau bulan yang sama tahun sebelumnya.
5. Catat perubahan lain di periode yang sama: pergantian koder, kebijakan dokumentasi baru, perubahan tarif atau grouper.
6. Sepakati definisi tertulis antara casemix, rekam medis, dan keuangan sebelum mulai, supaya angka sesudahnya tidak diperdebatkan.

Hasil verifikasi BPJS untuk satu bulan pelayanan baru turun setelah proses klaim berjalan. Perpres 82/2018 Pasal 76 mengatur berita acara kelengkapan berkas paling lambat 10 hari dan pembayaran paling lambat 15 hari sejak berita acara terbit. Karena itu, indikator keuangan biasanya baru bisa dibaca satu sampai dua bulan setelah periode pelayanan.

Pola yang wajar terlihat di penerapan CDSS mana pun, kira-kira seperti ini:

• Bulan pertama adalah masa belajar. Pemakaian belum konsisten, dan angka sering belum bergerak. Ini normal.
• Bulan kedua dan ketiga indikator proses mulai terbaca: diagnosis sekunder yang terdokumentasi dan berkas yang lengkap sebelum pasien pulang.
• Setelah hasil verifikasi turun, barulah indikator klaim, seperti berkas yang dikembalikan, bisa dibandingkan dengan kondisi awal.

Besarnya perubahan sangat bergantung pada titik awal. Rumah sakit yang dokumentasinya sudah kuat akan melihat perubahan yang lebih kecil dibanding rumah sakit yang aturan klaimnya hanya dikuasai satu atau dua orang. Nilai kedua yang sering lebih penting bagi direksi justru ketahanan: kualitas klaim tidak lagi turun saat ada rotasi, cuti, atau pergantian staf.

Pengukuran yang dibaca direksi sebaiknya muat dalam satu halaman. Susunan yang sering dipakai:

1. Ruang lingkup: ruangan, periode sebelum, periode sesudah, jumlah episode pada masing-masing periode.
2. Empat sampai lima indikator dari tabel di atas, masing-masing dengan nilai sebelum, nilai sesudah, dan nilai pembanding.
3. Catatan perubahan lain di periode itu yang mungkin ikut memengaruhi angka.
4. Biaya: langganan, setup, dan perkiraan jam kerja yang dipakai untuk pelatihan dan tinjauan.
5. Keputusan: diperluas, diperbaiki dulu, atau dihentikan, beserta alasannya.

Bagian terakhir sering terlupa. Pengukuran yang tidak berujung pada keputusan hanya menjadi laporan tambahan.

• Membandingkan bulan yang berbeda musim. Pola kasus berubah antarbulan. Bandingkan bulan yang setara atau pakai ruangan pembanding.
• Menghitung klaim yang belum diverifikasi. Kenaikan nilai klaim yang diajukan belum tentu bertahan setelah verifikasi.
• Hanya mengukur yang naik. Indikator kepatuhan, seperti koreksi kode oleh verifikator, wajib ikut dilaporkan.
• Mengganti definisi di tengah jalan. Definisi yang berubah membuat periode sebelum dan sesudah tidak bisa dibandingkan.
• Mengabaikan pemakaian. Catat seberapa sering rekomendasi benar-benar dibuka dan dipakai. Perangkat yang jarang dipakai tidak bisa dinilai.

Pengukuran nilai CDSS melibatkan tiga unit, dan masing-masing punya peran yang jelas:

• Tim casemix memegang indikator klaim: diagnosis sekunder per episode, berkas yang dikembalikan, dan koreksi kode. Mereka juga pemakai utama, sehingga suaranya paling menentukan apakah perangkat dipakai.
• Unit rekam medis dan komite medik memegang indikator dokumentasi: audit sampel berkas, konsistensi koding, dan kelengkapan resume.
• Keuangan memegang sisi nilai dan biaya: klaim yang lolos verifikasi, umur piutang, dan biaya total penerapan.

Satu orang di tingkat wakil direktur sebaiknya menjadi pemilik keseluruhan dan memimpin tinjauan bulanan. Tanpa pemilik, tiap unit membaca angkanya sendiri dan kesimpulannya tidak pernah bertemu. Tinjauan cukup tiga puluh menit: indikator dibaca, perubahan lain dicatat, dan satu tindakan disepakati untuk bulan berikutnya.

Rumah sakit di Indonesia umumnya menimbang empat kategori berikut. Nilainya diukur dengan kerangka yang sama.

• Modul pengingat di SIMRS atau EMR. Peringatan sederhana berbasis aturan, misalnya alergi atau kolom wajib. Biaya tambahannya kecil, tetapi jarang membawa aturan klaim.
• Basis pengetahuan klinis umum. Rujukan klinis untuk dokter. Kuat di sisi klinis, tetapi tidak terkait dengan koding dan berkas klaim JKN.
• Daftar periksa internal. Clinical pathway dan checklist kelengkapan yang disusun komite. Murah dan dekat dengan praktik rumah sakit, tetapi berat dirawat saat aturan berubah.
• CDSS khusus dengan aturan klaim JKN. Menggabungkan rekomendasi kode, syarat berkas, dan peringatan klinis di alur kerja. Contohnya AI CDSS MedMinutes.

Kriteria memilihnya: apakah sistem bekerja di alur kerja yang sudah ada, apakah sarannya disertai alasan dan rujukan, seberapa sering aturannya diperbarui, dan apakah indikator yang dipilih bisa ditarik tanpa pekerjaan manual tambahan.

Satu hal lagi yang sering menentukan hasil: cara sistem masuk ke alur kerja. Perangkat yang menuntut dokter atau koder membuka aplikasi lain dan menyalin teks cenderung ditinggalkan setelah beberapa pekan. Perangkat yang muncul di layar EMR yang sudah dipakai, saat berkas sedang diisi, lebih mungkin dipakai setiap hari. Tanpa pemakaian harian, indikator apa pun tidak akan bergerak, dan pengukuran sebaik apa pun hanya akan mencatat bahwa perangkat itu tidak dipakai.

AI CDSS MedMinutes bekerja di hulu, saat pasien masih dirawat. Rekomendasi ICD-10 dari catatan SOAP menyasar indikator kelengkapan diagnosis sekunder dan konsistensi koding. Panduan verifikasi klaim per diagnosis menyasar berkas yang dikembalikan verifikator. Draf resume medis yang bisa diedit menyasar waktu dokumentasi. Cek interaksi obat menyasar indikator keselamatan.

Untuk sisi hilir, BPJScan membaca file TXT klaim dan membantu tim casemix melihat pola klaim per periode, sehingga kondisi awal dan perubahan sesudahnya bisa dibandingkan dengan data yang sama. Perubahan fitur dan aturan CDSS dicatat terbuka di catatan rilis, sehingga tim bisa menandai kapan sebuah aturan mulai berlaku dalam periode pengukuran.