Ganti SIMRS Menjelang Survei Akreditasi: 4 Risiko Timeline yang Wajib Dihitung Wadir

Jendela aman untuk mengganti SIMRS menjelang survei akreditasi ditentukan oleh satu hal: apakah sistem baru sudah menyala sepanjang periode telusur yang akan diperiksa surveyor. Jika belum, RS akan diminta menunjukkan bukti dari sistem yang sudah dimatikan atau dari data yang baru saja dipindahkan. Empat risiko di bawah ini yang menentukan apakah jendela itu masih terbuka.

Keputusan ini nyata dihadapi banyak Wadir Pelayanan tahun ini. Sistem lama gagal di beberapa titik Bab MRMIK, kontrak vendor mendekati akhir, dan jadwal survei sudah masuk kalender. Godaannya adalah menyelesaikan dua masalah sekaligus: ganti sistem sekarang, lalu hadapi surveyor dengan aplikasi yang sudah patuh. Yang sering luput dihitung, pergantian sistem itu sendiri menciptakan kategori temuan baru yang tidak ada ketika RS bertahan dengan sistem lama.

Mengapa Jendela Ganti SIMRS Menyempit Justru Saat Survei Mendekat

Survei akreditasi menilai konsistensi praktik sepanjang satu periode, bukan kondisi sistem pada hari penilaian. Karena itu mengganti SIMRS memindahkan RS dari satu risiko (sistem lama tidak patuh) ke risiko lain (sistem baru belum punya rekam jejak). Semakin dekat tanggal survei, semakin besar bobot risiko kedua.

Standar Akreditasi Rumah Sakit yang berlaku ditetapkan melalui KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 pada 4 Oktober 2024, menggantikan standar sebelumnya. Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) di dalamnya menuntut bukti yang bersifat berkelanjutan: kelengkapan pengisian, autentikasi penulis, ketertelusuran koreksi, dan evaluasi berkala atas penyelenggaraan rekam medis elektronik. Semua itu diperiksa sebagai rangkaian, bukan sebagai potret.

Di sinilah aritmetikanya menjadi keras. Jika periode telusur yang diminta mencakup beberapa bulan ke belakang dan sistem baru baru menyala bulan lalu, maka sebagian besar bukti yang diminta surveyor berada di sistem yang sedang Anda pensiunkan. RS kemudian menghadapi survei dengan dua sumber kebenaran, dan setiap ketidakcocokan di antara keduanya berpotensi menjadi temuan.

Risiko 1 — Bukti Telusur Terputus di Titik Pergantian Sistem

Risiko paling sering terwujud adalah putusnya kesinambungan bukti tepat di tanggal cut-over. Surveyor menarik satu berkas pasien dan menemukan catatan berhenti di satu sistem lalu dilanjutkan di sistem lain, tanpa jembatan yang menjelaskan bahwa keduanya adalah episode yang sama. Yang terlihat bukan dua sistem, melainkan dokumentasi yang tidak utuh.

Bab MRMIK menuntut rekam medis yang dapat ditelusuri secara utuh: siapa yang menulis, kapan, dan bagaimana koreksi dilakukan. Ketika episode perawatan terbelah oleh cut-over, ketiga hal itu harus tetap terbaca di kedua sisi. Praktik yang aman adalah mempertahankan akses baca ke sistem lama sampai survei selesai, bukan mematikannya begitu data selesai dipindahkan — sebuah prinsip yang juga berlaku dalam playbook migrasi SIMRS tanpa menghentikan pelayanan.

Konsekuensi timeline-nya konkret: rencana pergantian yang mengasumsikan sistem lama bisa dilepas segera setelah cut-over harus direvisi. Biaya dan perizinan akses baca sistem lama perlu masuk dalam perhitungan, dan itu berarti negosiasi dengan vendor lama justru pada saat hubungan sedang berakhir.

Risiko 2 — Data Historis Tidak Terbawa Utuh ke Sistem Baru

Migrasi data hampir tidak pernah membawa seluruh isi sistem lama. Yang berpindah biasanya data master dan transaksi inti; yang tertinggal adalah lampiran, hasil penunjang lama, catatan bebas, dan jejak audit. Justru kategori terakhir inilah yang paling sering diminta saat telusur mendalam.

Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023, dan mensyaratkan sistem yang digunakan memiliki kemampuan kompatibilitas serta interoperabilitas. Kewajiban itu melekat pada rekam medisnya, bukan pada aplikasi yang sedang dipakai. Artinya, memindahkan sistem tidak memindahkan tanggung jawab: rekam medis periode sebelumnya tetap harus tersedia dan terbaca.

Yang perlu dihitung Wadir adalah waktu validasi, bukan hanya waktu pemindahan. Verifikasi sampel per unit, rekonsiliasi jumlah kunjungan, dan pengecekan keterbacaan lampiran memerlukan sumber daya rekam medis yang pada saat bersamaan sedang menyiapkan dokumen survei. Dua pekerjaan ini menarik orang yang sama, dan itu adalah bentuk risiko timeline yang paling sering diremehkan.

Risiko 3 — Kompetensi Staf Belum Matang Saat Surveyor Datang

Surveyor tidak hanya membaca dokumen; mereka mengamati staf mengoperasikan sistem dan meminta penjelasan atas apa yang ditampilkan layar. Perawat yang ragu mencari CPPT, koder yang belum hafal alur baru, atau petugas pendaftaran yang masih membuka panduan adalah temuan tentang kompetensi, bukan tentang aplikasi.

Bab MRMIK dan bab tata kelola dalam STARKES sama-sama menuntut bukti bahwa staf kompeten menjalankan sistem yang dipakai, lengkap dengan dokumentasi pelatihan dan evaluasinya. Pada sistem yang baru berjalan beberapa minggu, dokumentasi pelatihan mungkin sudah ada, tetapi bukti evaluasi efektivitasnya belum sempat terbentuk. Inilah salah satu titik yang secara berulang muncul dalam enam titik kritis MRMIK elektronik yang paling sering tidak lolos survei.

Ada pula risiko yang tidak terlihat di dokumen: kelelahan. Unit yang baru saja melewati go-live sedang berada pada titik terendah toleransi terhadap pekerjaan tambahan, sementara persiapan survei justru menuntut mobilisasi besar. Menempatkan dua puncak beban kerja pada bulan yang sama adalah keputusan manajemen, bukan keputusan teknis.

Risiko 4 — Integrasi Eksternal Belum Stabil di Hari Penilaian

Sistem baru harus terhubung kembali ke seluruh jalur eksternal RS, dan setiap sambungan punya siklus pengujiannya sendiri. Pengiriman data ke platform nasional, jalur klaim, antrean daring, hingga integrasi alat penunjang biasanya baru benar-benar stabil setelah beberapa siklus penuh — dan siklus itu tidak bisa dipercepat hanya karena survei sudah dekat.

Bobot risiko ini meningkat setelah Permenkes 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2026 Nomor 382) mengganti sistem kelas A/B/C/D dengan klasifikasi berbasis kemampuan pelayanan pada tingkat paripurna, utama, madya, dan dasar. Penilaian kemampuan itu bertumpu pada beberapa dimensi sekaligus — kemampuan diagnosis, kemampuan prosedur, kompetensi sumber daya manusia, dukungan teknologi termasuk sistem informasi, serta kelengkapan fasilitas. Sistem informasi karenanya bukan lagi urusan internal RS semata, melainkan bagian dari bagaimana kemampuan layanan RS dibaca.

Kabar baiknya untuk perhitungan timeline: Permenkes 6/2026 memberi masa transisi adaptasi beberapa tahun bagi rumah sakit yang sudah beroperasi, dengan tenggat lebih panjang bagi RS Kelas D Pratama yang telah berizin sebelumnya. Tekanan regulasi klasifikasi tidak menuntut pergantian sistem dilakukan dalam hitungan bulan, sehingga menunda go-live sampai setelah survei tidak melanggar apa pun.

Dasar Hukum

• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit — ditetapkan 4 Oktober 2024, menggantikan standar akreditasi sebelumnya. Bab MRMIK mengatur penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan, termasuk kelengkapan, autentikasi, dan evaluasi penyelenggaraannya.
• Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023, serta mensyaratkan kemampuan kompatibilitas dan interoperabilitas pada sistem yang digunakan.
• Permenkes 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2026 Nomor 382, mengonsolidasikan dan mencabut 21 peraturan perumahsakitan sebelumnya, serta mengganti sistem kelas rumah sakit dengan klasifikasi berbasis kemampuan pelayanan.
• KMK 62 Tahun 2026 tentang Lembaga Penyelenggara Akreditasi rumah sakit — menjadi rujukan saat RS menjadwalkan survei bersama lembaga penyelenggara akreditasi.

Cara Menghitung Jendela Aman: Kerangka Mundur dari Tanggal Survei

Jendela aman dihitung mundur, bukan maju. Mulai dari tanggal survei, kurangi panjang periode telusur yang akan diperiksa, lalu kurangi lagi waktu stabilisasi dan pembentukan bukti pelatihan. Hasilnya adalah tenggat terakhir go-live. Bila tanggal itu sudah lewat, keputusan yang benar adalah menunda pergantian sampai setelah survei.

Empat angka yang perlu Anda kumpulkan sebelum rapat keputusan:

1. Tanggal survei yang dijadwalkan bersama lembaga penyelenggara akreditasi, termasuk kemungkinan pergeserannya.
2. Panjang periode telusur yang akan diminta surveyor untuk bab-bab berbasis dokumentasi.
3. Durasi stabilisasi realistis sistem baru, diukur dari pengalaman RS lain dengan cakupan modul serupa — bukan dari janji implementasi.
4. Waktu pembentukan bukti pelatihan dan evaluasi efektivitas yang bisa ditunjukkan sebagai rangkaian, bukan sebagai dokumen tunggal.

Jika hitungan menunjukkan jendela sudah tertutup, itu bukan alasan membiarkan sistem lama apa adanya. Pisahkan ketidaksesuaian yang bersumber dari konfigurasi dan disiplin pengisian — yang masih bisa diperbaiki pada sistem berjalan — dari ketidaksesuaian yang benar-benar mentok di kemampuan aplikasi. Hanya kategori kedua yang menuntut pergantian, dan kategori itu biasanya lebih kecil dari dugaan awal. Kerangka pemilahannya dibahas lebih rinci dalam lima kondisi yang benar-benar memaksa RS mengganti SIMRS.

Untuk kategori pertama, sisa waktu sebelum survei justru lebih produktif dipakai memperbaiki disiplin dokumentasi daripada memindahkan sistem. Kelengkapan pengisian, ketepatan autentikasi, dan konsistensi koreksi adalah hal yang paling sering dinilai, dan ketiganya bergerak lebih cepat lewat perubahan proses daripada lewat penggantian aplikasi.

Keputusan akhirnya sederhana untuk dirumuskan meski tidak selalu nyaman diambil: ganti SIMRS ketika jendela masih terbuka, perbaiki proses ketika sudah tertutup, dan jangan pernah menempatkan go-live dan survei pada bulan yang sama.

Sumber

• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES), ditetapkan 4 Oktober 2024 — jdih.kemkes.go.id
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — peraturan.bpk.go.id
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit, Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2026 Nomor 382 — jdih.kemkes.go.id
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 62 Tahun 2026 tentang Lembaga Penyelenggara Akreditasi — jdih.kemkes.go.id

FAQ

Berapa bulan jarak aman antara go-live SIMRS baru dan survei akreditasi?

Tidak ada angka yang ditetapkan regulasi. Yang menentukan adalah panjang periode telusur yang diminta surveyor: sistem baru harus sudah menyala sepanjang periode itu secara utuh.

Hitung mundur dari tanggal survei sepanjang periode telusur, lalu tambahkan waktu stabilisasi dan waktu pembentukan bukti pelatihan. Bila hasilnya jatuh di belakang hari ini, jendela sudah tertutup dan pergantian sebaiknya dijadwalkan setelah survei.

Apakah SIMRS lama boleh dimatikan setelah migrasi selesai?

Jangan dimatikan sampai survei selesai. Rekam medis pada periode sebelum cut-over tetap harus dapat ditampilkan saat telusur, dan cara paling aman adalah menjaga sistem lama tetap dapat diakses dalam mode baca.

Permenkes 24/2022 mewajibkan rekam medis elektronik diselenggarakan dan dijaga aksesibilitasnya. Kewajiban itu melekat pada rekam medisnya, bukan pada aplikasi tertentu, sehingga memindahkan sistem tidak menghapus tanggung jawab atas data periode sebelumnya.

Kalau SIMRS lama gagal memenuhi Bab MRMIK, apakah RS wajib menggantinya sebelum survei?

Tidak otomatis. Yang dinilai surveyor adalah pemenuhan standar, bukan merek atau umur sistem.

Sebagian ketidaksesuaian MRMIK berasal dari konfigurasi, kebijakan internal, dan disiplin pengisian — bukan dari keterbatasan aplikasi. Pisahkan dulu mana yang bisa ditutup lewat perbaikan proses pada sistem berjalan dan mana yang benar-benar mentok di kemampuan sistem. Hanya kategori kedua yang menjustifikasi pergantian di bawah tekanan waktu.

Apa yang harus dilakukan jika jendela aman sudah terlewat tetapi kontrak vendor lama habis?

Perpanjang layanan sistem lama sampai melewati survei, meski hanya dalam bentuk dukungan terbatas dan akses baca, lalu jadwalkan pergantian setelah hasil akreditasi keluar.

Menandatangani kontrak dengan penyedia baru tidak berarti sistem harus segera menyala. Tanggal go-live adalah variabel yang masih Anda kendalikan, dan memisahkannya dari tanggal kontrak adalah cara paling murah menurunkan risiko timeline.

Bagaimana Permenkes 6/2026 memengaruhi keputusan ini?

Permenkes 6/2026 mengganti sistem kelas rumah sakit dengan klasifikasi berbasis kemampuan pelayanan, dan dukungan sistem informasi termasuk salah satu dimensi yang dinilai bersama kemampuan diagnosis, kemampuan prosedur, kompetensi SDM, dan kelengkapan fasilitas.

Karena regulasi ini memberi masa transisi adaptasi beberapa tahun bagi rumah sakit yang sudah beroperasi, sebagian besar RS punya ruang untuk menempatkan pergantian SIMRS setelah survei akreditasi terdekat. Tekanan klasifikasi bersifat struktural dan berjangka menengah, sementara risiko timeline survei bersifat langsung.