Kewajiban Simpan Rekam Medis Saat Sistem Lama Dimatikan: Risiko Permenkes 24/2022

Kewajiban menyimpan rekam medis tidak berhenti saat sistem lama dimatikan. Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis menetapkan masa simpan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, dan kewajiban itu menempel pada rumah sakit — bukan pada perangkat lunak yang kebetulan menyimpannya. Tanggal cut-over hanya memindahkan tempat kewajiban itu dijalankan.

Masalahnya, pada sebagian besar proyek ganti sistem, keputusan "sistem lama dimatikan tanggal berapa" diambil tim teknis dan vendor baru, sementara yang harus menjawab permintaan dokumen bertahun kemudian adalah Kabag Rekam Medis. Artikel ini memisahkan dua hal yang sering dicampur: memindahkan data agar layanan berjalan, dan mempertahankan data agar kewajiban hukum tetap terpenuhi.

Kewajiban menempel pada rumah sakit, bukan pada sistemnya

Rumah sakit adalah penyelenggara rekam medis, sehingga mematikan satu sistem tidak mengalihkan maupun mengakhiri kewajiban simpannya. Permenkes 24/2022 mengatur kewajiban itu pada fasilitas pelayanan kesehatan, tanpa mengaitkannya dengan satu perangkat lunak tertentu. Konsekuensinya sederhana: setelah cut-over, rumah sakit tetap harus bisa menampilkan rekam medis yang dibuat di sistem yang sudah mati.

Uji kepatuhannya bukan "apakah datanya masih ada", tetapi "apakah datanya bisa ditampilkan saat diminta". Dua kondisi ini sering dianggap sama, padahal berbeda jauh. Basis data sistem lama yang tersimpan rapi dalam berkas backup, tapi hanya bisa dibuka oleh aplikasi yang lisensinya sudah berakhir, secara praktis bukan rekam medis yang tersedia.

Permenkes 24/2022 juga mencabut Permenkes 269/2008 tentang Rekam Medis dan menetapkan bahwa seluruh fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023. Artinya rumah sakit yang kini mengganti sistem umumnya sudah mengganti sistem elektronik ke sistem elektronik lain — bukan lagi migrasi dari kertas. Yang berpindah bukan hanya data aktif, tetapi juga seluruh riwayat yang masih dalam masa simpan.

Dampak paling mahal dari salah kelola bagian ini bukan denda, melainkan ketidakmampuan membela diri. Saat ada sengketa medikolegal, audit pasca-klaim, atau permintaan resmi atas layanan beberapa tahun lalu, dokumen yang tidak bisa dibuka adalah bukti yang hilang.

Tiga bentuk penyimpanan setelah sistem lama mati

Ada tiga bentuk yang realistis dipakai rumah sakit untuk mempertahankan data sistem lama: migrasi penuh ke sistem baru, arsip baca-saja dari sistem lama, dan ekspor dokumen per episode. Ketiganya sah sebagai bentuk penyimpanan, tetapi kemampuan menampilkan datanya berbeda — dan perbedaan itu yang menentukan apakah rumah sakit bisa menjawab permintaan dokumen bertahun kemudian.

Pilihan yang paling sering bertahan adalah kombinasi: migrasi penuh untuk data yang dipakai layanan berjalan, ditambah ekspor dokumen untuk rentang tahun lama yang jarang dibuka tetapi masih dalam masa simpan. Yang keliru adalah menyerahkan keputusan ini ke lingkup teknis saja, karena yang dipertimbangkan di sana adalah ukuran data dan jadwal, bukan konsekuensi medikolegalnya.

Satu catatan praktis: bentuk arsip baca-saja terdengar paling aman karena mempertahankan tampilan asli, tetapi justru paling cepat lapuk. Ia menggantungkan kepatuhan jangka panjang pada perangkat lunak yang sudah tidak dirawat siapa pun — kondisi yang mirip dengan masalah data RME yang terkunci di vendor lama, hanya terjadi beberapa tahun lebih lambat.

Dasar Hukum

• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — menetapkan masa simpan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, mencabut Permenkes 269/2008, dan menetapkan tenggat penyelenggaraan rekam medis elektronik bagi seluruh fasilitas pelayanan kesehatan pada 31 Desember 2023.
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Bab MRMIK menilai keberadaan kebijakan pengelolaan rekam medis beserta bukti pelaksanaannya yang dapat ditunjukkan saat survei, termasuk untuk dokumen yang dibuat di sistem sebelumnya.
• Permenkes 6/2026 tentang Rumah Sakit — diundangkan 12 Juni 2026 dan mencabut 21 peraturan lama, termasuk regulasi sistem informasi rumah sakit yang lebih tua. Ketentuan substansi rekam medis dalam Permenkes 24/2022 tidak termasuk yang dicabut, sehingga kewajiban simpannya tetap berlaku penuh.
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi — mengatur pemusnahan atau penghapusan data pribadi setelah masa retensi berakhir atau atas permintaan subjek data, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan. Masa simpan rekam medis adalah kewajiban hukum semacam itu, sehingga data dalam masa simpan tidak boleh dihapus hanya karena sistemnya dipensiunkan.

Catatan penyusunan kebijakan: kutip nomor dan tahun peraturan di atas, dan konfirmasikan nomor pasal ke teks resmi di JDIH Kemenkes sebelum mencantumkannya dalam dokumen internal rumah sakit. Kebijakan retensi yang mengutip pasal keliru akan dikoreksi surveior, dan koreksi itu menimbulkan keraguan pada seluruh dokumen.

Yang diminta setelah sistem lama tidak ada lagi

Permintaan atas data sistem lama datang dari empat arah: survei akreditasi, sengketa atau permintaan hukum, audit pasca-klaim penjamin, dan permintaan pasien atas isi rekam medisnya. Semuanya punya pola sama — yang diminta adalah dokumen spesifik untuk pasien dan tanggal tertentu, bukan seluruh basis data. Kemampuan menampilkan satu dokumen itulah yang perlu diuji sebelum cut-over.

Pada survei akreditasi, Bab MRMIK dalam STARKES menilai kebijakan pengelolaan rekam medis beserta buktinya. Rumah sakit yang baru berganti sistem akan diminta menjelaskan bagaimana dokumen dari periode sebelumnya tetap dapat diakses — dan jawaban "datanya ada di backup" biasanya ditindaklanjuti dengan permintaan menunjukkannya.

Pada audit pasca-klaim dan sengketa medikolegal, kebutuhannya lebih sempit tetapi lebih keras: dokumen harus ditampilkan utuh, dengan identitas pasien, tanggal layanan, dan identitas pembuat catatan yang terbaca. Dokumen yang isinya lengkap tetapi kehilangan tanda siapa yang membuatnya akan lemah sebagai bukti.

Karena itu uji terima migrasi sebaiknya tidak berhenti pada "data masuk ke sistem baru". Tambahkan satu uji terpisah: ambil sampel acak dari beberapa rentang tahun di sistem lama, minta tim menampilkannya kembali, dan catat berapa lama waktu yang dibutuhkan. Uji inilah yang membedakan rencana cut-over yang matang dari rencana yang hanya menargetkan tanggal.

Urutan kerja sebelum tanggal sistem lama dimatikan

Lima langkah berikut diselesaikan sebelum tanggal sistem lama dimatikan, bukan setelahnya — karena setelah lisensi berakhir dan tim vendor lama berpindah, pilihan yang tersisa jauh lebih sempit dan jauh lebih mahal. Urutannya disusun agar keputusan kebijakan mendahului pekerjaan teknis.

1. Inventarisasi lingkup data dan rentang tanggalnya. Daftar jenis dokumen yang ada di sistem lama beserta tahun awal dan akhirnya, lalu tandai mana yang masih dalam masa simpan. Tanpa daftar ini, keputusan bentuk penyimpanan dibuat di atas asumsi.
2. Tetapkan bentuk penyimpanan per jenis dokumen. Putuskan mana yang dimigrasi penuh dan mana yang cukup diekspor sebagai dokumen, dengan alasan tertulis. Keputusan ini milik Kabag Rekam Medis bersama Wadir Pelayanan, bukan lingkup teknis semata.
3. Uji tampil-ulang pada sampel nyata. Ambil sampel dari beberapa rentang tahun, tampilkan kembali, dan periksa kelengkapan identitas pasien, tanggal layanan, serta identitas pembuat catatan. Uji ini dijalankan sebelum sistem lama dimatikan, saat masih ada jalan kembali.
4. Kunci kewajiban ekspor dan dukungan pasca-kontrak di perjanjian. Kewajiban menyerahkan data dalam format terbuka, batas waktu penyerahan, dan dukungan setelah kontrak berakhir perlu tertulis — bagian yang sama dengan klausul biaya keluar dan portabilitas data pada kontrak vendor RME. Dinegosiasikan di awal, bukan saat sistem akan dipensiunkan.
5. Tuangkan hasilnya ke kebijakan retensi dan tetapkan pemilik aksesnya. Catat bentuk penyimpanan, lokasi, cara menampilkan, dan siapa yang berwenang membukanya beserta jejak auditnya. Dokumen inilah yang ditunjukkan saat survei, dan yang membuat kemampuan membuka data lama tidak bergantung pada ingatan satu orang.

Langkah-langkah ini menempel pada rencana cut-over, bukan berdiri sendiri. Jika rumah sakit sedang menyusun jadwal penggantian sistem, tahapannya dapat disisipkan ke dalam playbook migrasi SIMRS tanpa downtime sebagai satu gerbang tambahan yang harus lulus sebelum sistem lama benar-benar dimatikan.

Menutup sistem tanpa menutup akses

Proyek ganti sistem dinilai berhasil kalau layanan berjalan di sistem baru. Kriteria itu tidak salah, hanya tidak lengkap: kewajiban simpan rekam medis berjalan jauh lebih lama daripada proyeknya. Satu gerbang tambahan sebelum cut-over — bentuk penyimpanan yang diputuskan secara sadar, diuji dengan sampel nyata, dan dituangkan dalam kebijakan — memisahkan rumah sakit yang bisa menjawab permintaan dokumen bertahun kemudian dari yang baru menyadari masalahnya saat dokumen itu diminta.

Jika rumah sakit belum punya kebijakan retensi tertulis yang menyebut data sistem lama secara eksplisit, itu titik mulai yang paling murah — dan dapat disusun bersamaan dengan kewajiban retensi dan pemusnahan rekam medis elektronik yang sudah berlaku untuk seluruh arsip rumah sakit.

FAQ

Apakah backup basis data sistem lama sudah cukup memenuhi kewajiban simpan rekam medis?

Backup menjamin data tidak hilang, bukan menjamin data bisa ditampilkan. Kewajiban dalam Permenkes 24/2022 adalah menyimpan rekam medis selama masa simpan yang ditetapkan, dan rekam medis yang tidak dapat dibuka saat diminta secara praktis sama dengan rekam medis yang tidak ada.

Rumah sakit perlu menguji bahwa isi backup benar-benar dapat ditampilkan kembali sebagai dokumen yang dapat dibaca, lengkap dengan identitas pasien dan tanggal layanan, tanpa bergantung pada perangkat lunak yang sudah tidak lagi dioperasikan.

Berapa lama data dari sistem lama harus tetap bisa dibuka setelah migrasi?

Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis menetapkan masa simpan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun dihitung sejak kunjungan terakhir pasien. Karena hitungannya mengikuti kunjungan terakhir setiap pasien dan bukan tanggal migrasi sistem, data episode lama tetap berada dalam masa simpan jauh setelah sistem yang merekamnya dimatikan.

Praktisnya rumah sakit harus mengasumsikan data sistem lama perlu dapat ditampilkan hingga puluhan tahun ke depan, bukan hingga akhir masa garansi proyek migrasi.

Apakah rekam medis boleh disimpan hanya dalam bentuk dokumen hasil ekspor?

Bentuk ekspor dokumen per episode dapat memenuhi kebutuhan menampilkan kembali isi rekam medis, tetapi ia menghilangkan kemampuan menelusuri data secara terstruktur — pencarian antar-episode, rekap diagnosis, dan jejak perubahan entri.

Untuk kebutuhan medikolegal dan survei, kemampuan menampilkan dokumen utuh beserta identitas dan tanggalnya adalah syarat minimum. Keputusan bentuk penyimpanan sebaiknya dibedakan per jenis dokumen dan dituangkan dalam kebijakan retensi internal, bukan diputuskan seragam oleh tim teknis saat cut-over.

Siapa yang bertanggung jawab jika data sistem lama tidak dapat ditampilkan saat survei akreditasi?

Tanggung jawab tetap pada rumah sakit sebagai penyelenggara rekam medis, bukan pada vendor sistem lama yang kontraknya sudah berakhir. Inilah alasan kewajiban ekspor data dalam format terbuka dan dukungan pasca-kontrak perlu dikunci dalam perjanjian sebelum penandatanganan, bukan dinegosiasikan saat sistem akan dimatikan.

Secara internal, pemilik kewajiban ini umumnya Kabag Rekam Medis, sementara akses teknisnya dipegang unit sistem informasi — pembagian yang perlu tertulis agar tidak saling menunggu saat dokumen diminta.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Kementerian Kesehatan RI, JDIH Kemenkes
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES), Bab MRMIK — Kementerian Kesehatan RI
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — Kementerian Kesehatan RI, diundangkan 12 Juni 2026
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi — Republik Indonesia