Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis Elektronik: 4 Kewajiban Permenkes 24/2022

Permenkes 24/2022 mewajibkan penyimpanan data rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Setelah masa itu berakhir, data hanya boleh dimusnahkan bila memang tidak lagi dipergunakan — dan Kabag Rekam Medis harus bisa membuktikan empat kewajiban ini kapan pun auditor atau surveyor bertanya.

Kewajiban ini jarang menjadi masalah saat RME baru berjalan, karena tidak ada berkas yang sudah cukup lama untuk dimusnahkan. Ia justru muncul belakangan — saat sistem sudah berjalan bertahun-tahun, kapasitas penyimpanan mulai dipertanyakan bagian IT, dan tidak ada satu pun kebijakan tertulis yang menjawab bagaimana rumah sakit menanganinya. Titik ini yang paling sering kosong saat audit dokumen atau survei akreditasi, karena dianggap urusan teknis yang bisa diselesaikan nanti.

Mengapa retensi RME jadi titik lemah tata kelola rekam medis

Retensi rekam medis elektronik bukan lagi keputusan operasional rumah sakit sendiri, melainkan kewajiban dengan angka pasti yang ditetapkan regulasi. Sebelum RME diwajibkan, banyak rumah sakit mengelola retensi berdasarkan kebiasaan atau aturan lama yang sudah dicabut. Setelah data berpindah ke sistem elektronik, kekosongan kebijakan itu ikut terbawa — hanya saja risikonya membesar karena data elektronik jauh lebih mudah terhapus massal daripada berkas kertas yang tersebar di rak.

Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mencabut Permenkes 269/2008 yang sebelumnya menjadi rujukan tunggal ketentuan retensi rekam medis di Indonesia. Pergantian ini bukan sekadar pembaruan angka tahun, karena kerangka aturannya memang dibangun untuk data elektronik — mulai dari cara hitung masa simpan, sampai syarat pengecualian dari pemusnahan. Rumah sakit yang masih menjalankan kebijakan lama tanpa meninjau ulang berisiko memusnahkan data yang seharusnya masih wajib disimpan, atau sebaliknya, menyimpan tanpa dasar hukum yang jelas.

1. Retensi minimum 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien

Data rekam medis elektronik wajib disimpan fasilitas pelayanan kesehatan paling singkat 25 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien, sebagaimana diatur Pasal 39 ayat (1) Permenkes 24/2022. Angka ini berlaku sebagai batas bawah, bukan batas atas — rumah sakit boleh menyimpan lebih lama, tetapi tidak boleh memusnahkan lebih cepat.

Titik yang sering salah dihitung adalah acuan tanggalnya. Masa 25 tahun dihitung dari kunjungan terakhir, bukan kunjungan pertama atau tanggal pembuatan rekam medis. Artinya, setiap kunjungan baru pasien lama secara otomatis menggeser ulang jadwal retensi seluruh rekam mediknya, bukan hanya menambah entri baru. Bila sistem RME rumah sakit menghitung retensi per dokumen dan bukan per pasien, ada risiko sebagian data justru masuk daftar musnah lebih awal dari seharusnya.

2. Pengecualian dari pemusnahan bila data masih dipergunakan

Setelah masa retensi 25 tahun berakhir, data rekam medis elektronik dapat dikecualikan dari pemusnahan apabila data tersebut masih akan dipergunakan atau dimanfaatkan, sesuai Pasal 39 ayat (2). Pemusnahan setelah 25 tahun bersifat opsional, bukan kewajiban otomatis — rumah sakit tidak wajib menghapus data hanya karena sudah melewati batas waktu.

Yang sering terlewat justru menerjemahkan "masih dipergunakan" ke dalam kriteria operasional. Dalam praktik, kategori ini biasanya mencakup rekam medis yang terkait sengketa medikolegal atau gugatan yang belum selesai, berkas yang sedang menjadi obyek audit BPK atau BPJS, data penelitian yang masih berjalan dengan persetujuan etik, dan rekam medis pasien dengan penyakit kronis yang faktanya masih aktif berkunjung meski kunjungan tertentu sudah lewat 25 tahun. Tanpa kriteria tertulis, keputusan menyimpan atau memusnahkan jatuh ke penilaian ad hoc petugas rekam medis — persis situasi yang paling rentan disorot auditor.

3. Prosedur pemusnahan mengikuti ketentuan lain, bukan otomatis dari satu pasal

Pemusnahan rekam medis elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, menurut Pasal 39 ayat (3) — bukan prosedur rinci yang langsung tercantum di Permenkes 24/2022 itu sendiri. Artinya, pasal ini menetapkan bahwa pemusnahan harus mengikuti aturan, tetapi tidak menjabarkan langkah teknisnya di dalam peraturan yang sama.

Konsekuensinya, tanggung jawab menyusun prosedur teknis jatuh ke rumah sakit sendiri, merujuk pada ketentuan kearsipan yang berlaku umum dan kebijakan internal yang ditetapkan direktur. Praktik yang lazim dipakai rumah sakit — dan yang biasanya ditanyakan surveyor — mencakup penetapan tim atau penanggung jawab pemusnahan lewat surat keputusan, verifikasi berlapis bahwa data yang akan dimusnahkan benar sudah melewati masa retensi dan tidak berstatus dikecualikan, serta berita acara pemusnahan yang mencatat rincian data yang dimusnahkan. Rumah sakit yang tidak punya prosedur tertulis untuk ini pada dasarnya belum bisa menjalankan Pasal 39 ayat (3) sama sekali, karena tidak ada "ketentuan" internal yang bisa diikuti.

4. Kebijakan tertulis dan jejak bukti untuk survei akreditasi

Bab MRMIK dalam STARKES (KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024) menilai pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan, termasuk apakah rumah sakit memiliki kebijakan retensi dan pemusnahan yang terdokumentasi serta bukti pelaksanaannya. Surveyor tidak menilai dari menghafal angka 25 tahun, melainkan dari dokumen kebijakan yang bisa ditunjukkan dan konsistensinya dengan praktik sehari-hari.

Tiga dokumen yang paling sering diminta saat telusur adalah kebijakan retensi dan pemusnahan yang ditetapkan direktur, daftar atau kriteria data yang berstatus dikecualikan dari pemusnahan beserta alasannya, dan contoh berita acara pemusnahan bila rumah sakit sudah pernah melakukannya. Rumah sakit yang RME-nya belum genap berusia 25 tahun sejak mulai berjalan tetap perlu menyiapkan kebijakan ini lebih awal — bukan menunggu sampai ada data yang benar-benar jatuh tempo, karena surveyor menilai kesiapan kebijakannya, bukan hanya kejadian pemusnahan itu sendiri.

Dasar Hukum

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Pasal 39 mengatur jangka waktu penyimpanan data rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien, pengecualian dari pemusnahan bila data masih dipergunakan, dan ketentuan bahwa pemusnahan mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku. Peraturan ini mencabut Permenkes 269/2008 tentang Rekam Medis.
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — bab MRMIK menilai kebijakan dan bukti pelaksanaan pengelolaan rekam medis, termasuk retensi dan pemusnahan.
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — kerangka penyelenggaraan rumah sakit terbaru yang turut menaungi kewajiban pencatatan dan pelaporan data pelayanan, termasuk rekam medis elektronik.

Pendalaman terkait juga tersedia di ulasan kami tentang audit trail RME dan medikolegal menurut Permenkes 24/2022 serta kewajiban integrasi RME dengan SatuSehat dan risikonya bagi akreditasi RS.

Menyiapkan kebijakan sebelum data benar-benar jatuh tempo

Rumah sakit yang RME-nya baru berjalan beberapa tahun sering menunda menyusun kebijakan retensi dan pemusnahan karena merasa belum mendesak — tidak ada data yang sudah 25 tahun. Padahal kebijakan ini justru paling mudah disusun sebelum ada tekanan waktu, saat tidak ada berkas spesifik yang harus buru-buru diputuskan nasibnya.

Empat kewajiban ini saling bertautan: tanpa perhitungan retensi yang benar, kriteria pengecualian tidak punya dasar untuk diterapkan; tanpa prosedur pemusnahan tertulis, kebijakan pengecualian tidak bisa dibuktikan pernah dijalankan; dan tanpa keduanya, tidak ada yang bisa ditunjukkan saat surveyor bertanya. Menyusunnya sekaligus, sebagai satu kebijakan, jauh lebih realistis daripada menambalnya satu per satu setiap kali ada temuan.

FAQ

Apakah rekam medis kertas juga wajib disimpan 25 tahun?

Permenkes 24/2022 mengatur jangka waktu penyimpanan untuk data rekam medis elektronik, dan peraturan ini mencabut Permenkes 269/2008 yang sebelumnya memuat aturan retensi rekam medis manual/kertas. Untuk berkas kertas peninggalan masa transisi menuju RME, rumah sakit sebaiknya tidak berasumsi aturan lama otomatis masih berlaku begitu saja.

Masa simpan dan proses alih media ke bentuk elektronik untuk berkas kertas ini sebaiknya dituangkan eksplisit dalam kebijakan internal, lalu dikonfirmasikan ke bagian hukum rumah sakit atau rujukan resmi Kemenkes terbaru, sebelum satu berkas pun dimusnahkan.

Siapa yang berwenang memusnahkan rekam medis elektronik di rumah sakit?

Permenkes 24/2022 tidak merinci struktur tim atau pejabat yang berwenang; pasalnya hanya menyebut pemusnahan dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Karena itu rumah sakit wajib menuangkannya sendiri lewat kebijakan internal.

Yang lazim ditetapkan mencakup surat keputusan direktur yang menunjuk tim atau penanggung jawab pemusnahan, mekanisme verifikasi bahwa data benar sudah lewat masa retensi dan tidak berstatus dikecualikan, serta dokumentasi setiap pemusnahan yang dilakukan.

Bagaimana jika rekam medis yang sudah lewat 25 tahun masih terkait sengketa hukum?

Data itu masuk kategori yang dikecualikan dari pemusnahan karena masih dipergunakan atau dimanfaatkan, sebagaimana diatur Pasal 39 ayat (2). Rekam medis yang sedang menjadi obyek gugatan medikolegal, audit, atau permintaan penegak hukum harus ditahan dari jadwal pemusnahan rutin sampai proses tersebut selesai.

Status pengecualian ini sebaiknya dicatat eksplisit dalam sistem, bukan hanya diingat oleh petugas tertentu, agar tidak ikut tertarik otomatis ke daftar musnah saat masa retensi rutin berakhir.

Apa yang dilihat surveyor STARKES pada kebijakan retensi dan pemusnahan RME?

Bab MRMIK dalam STARKES menilai apakah rumah sakit memiliki kebijakan tertulis tentang retensi dan pemusnahan rekam medis serta bukti pelaksanaannya, bukan sekadar menyalin ulang pasal peraturan.

Surveyor biasanya meminta ditunjukkan dokumen kebijakan, contoh berita acara pemusnahan bila pernah dilakukan, dan penjelasan bagaimana rumah sakit memastikan data yang masih dalam masa retensi atau berstatus dikecualikan tidak ikut terhapus.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Kementerian Kesehatan RI
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Kementerian Kesehatan RI
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — Kementerian Kesehatan RI