Master Data Obat dan Tindakan di SIMRS: 5 Ketidakcocokan yang Memicu Selisih Tagihan

Selisih antara tagihan pasien, rekam medis, dan berkas klaim BPJS di banyak RS berakar bukan pada kesalahan petugas di lini depan, melainkan pada master data SIMRS yang tidak terjaga: item obat ganda, tarif tindakan usang, dan pemetaan kode yang keliru. Artikel ini memetakan 5 titik ketidakcocokan yang paling sering ditemukan, siapa yang seharusnya memilikinya, dan ritme peninjauan yang perlu berjalan.

Kenapa Masalahnya Ada di Master Data, Bukan di Petugas Input

Petugas pendaftaran, farmasi, dan kasir menginput apa yang tersedia di sistem — kalau item obat, tarif, atau kode tindakan yang tersedia sudah salah sejak di database master, setiap transaksi yang menggunakannya ikut salah, konsisten dan berulang. Berbeda dengan kesalahan input manual yang sifatnya acak, kesalahan master data bersifat sistemik: satu entri yang keliru bisa mencemari ratusan transaksi per bulan sebelum ada yang menyadarinya, biasanya baru saat rekonsiliasi akhir bulan atau audit klaim.

Ini yang membuat masalah master data sering "tak bertuan". IT menganggap tugasnya hanya menjaga sistem berjalan, farmasi fokus pada ketersediaan stok, dan keuangan fokus pada penagihan — sementara akurasi konten master data ada di celah antara ketiganya. Ketiadaan pemilik yang jelas inilah, bukan minimnya sistem, yang paling sering muncul saat RS menelusuri akar selisih pendapatan.

Pola yang umum terjadi: tim keuangan menemukan selisih saat rekonsiliasi kas dengan laporan SIMRS, lalu menelusuri ke rekam medis untuk membandingkan tindakan yang tercatat, dan baru di titik itu ketahuan bahwa akar masalahnya bukan pada pencatatan pelayanan, melainkan pada entri di master data yang salah sejak awal — jauh sebelum transaksi pertama yang bermasalah terjadi. Karena akar masalah berada di hulu, perbaikan satu transaksi tidak menyelesaikan apa pun; entri master data yang sama akan terus menghasilkan selisih baru pada setiap transaksi berikutnya sampai sumbernya diperbaiki.

5 Titik Ketidakcocokan yang Paling Sering Memicu Selisih Tagihan

Lima pola berikut berulang di RS dengan SIMRS yang sudah berjalan bertahun-tahun tanpa proses tata kelola data yang formal.

1. Item Obat Ganda dengan Kode Berbeda

Obat yang sama — sering karena beda batch pengadaan, beda kemasan, atau migrasi sistem lama — masuk sebagai dua entri terpisah di master data dengan harga jual yang tidak selalu sama. Akibatnya, transaksi untuk obat identik bisa tertagih dengan nominal berbeda tergantung entri mana yang dipilih petugas, dan laporan stok terpecah sehingga terlihat seolah persediaan lebih rendah dari kenyataan.

2. Tarif Tindakan yang Tidak Diperbarui Setelah Revisi Pola Tarif

Standar tarif pelayanan kesehatan JKN — baik di fasilitas tingkat pertama dengan cara bayar kapitasi/non-kapitasi maupun di fasilitas rujukan lanjutan dengan cara bayar INA-CBG/non-INA-CBG — diatur dalam Permenkes 3/2023. Setiap kali ada penyesuaian tarif, baik dari regulator maupun dari kebijakan tarif internal RS, celah waktu antara tanggal berlaku dan tanggal update di SIMRS adalah jendela di mana tindakan tertagih dengan tarif lama. Semakin lama proses update manual, semakin besar akumulasi selisihnya.

3. Pemetaan Tindakan ke Kode Prosedur yang Salah

Sistem INA-CBG menggunakan ICD-10 versi 2010 untuk diagnosis dan ICD-9-CM versi 2010 untuk tindakan/prosedur; grouper mengonversi kombinasi kode diagnosis dan prosedur ini menjadi kode CBG beserta tarifnya. Jika master data tindakan di SIMRS memetakan satu prosedur ke kode ICD-9-CM yang generik atau keliru, grouper akan menghasilkan kelompok kasus yang tidak mencerminkan tindakan sebenarnya — bukan hanya berisiko pada klaim BPJS, tapi juga pada akurasi data kasus untuk kebutuhan internal seperti costing dan laporan mutu.

4. Unit Layanan yang Tidak Sinkron dengan Struktur Billing

Saat instalasi atau unit layanan direorganisasi — poli baru dibuka, unit digabung, atau nama unit diubah mengikuti struktur organisasi terbaru — master data billing tidak selalu diperbarui mengikuti. Tindakan yang sebenarnya dilakukan di unit baru masih tercatat di unit lama pada sistem, membuat laporan pendapatan per unit tidak mencerminkan kinerja layanan yang sebenarnya dan menyulitkan evaluasi kontribusi tiap unit terhadap revenue RS.

5. Master Data Obat Tidak Selaras dengan Formularium RS

Formularium RS adalah daftar obat yang disepakati bersama dan dievaluasi berkala berdasarkan efektivitas, keamanan, dan biaya — bukan sekadar daftar administratif. Ketika master data obat di SIMRS memuat item yang sebenarnya sudah tidak masuk formularium, atau sebaliknya obat formularium terbaru belum masuk ke master data, muncul dua risiko sekaligus: tagihan untuk obat di luar cakupan paket, dan potensi ketidakpatuhan yang baru ketahuan saat telaah formularium tahunan atau survei akreditasi.

Siapa yang Harus Memiliki Master Data Ini

Master data obat dan tindakan bukan aset IT semata — ia adalah aset lintas fungsi yang kebenaran kontennya ditentukan oleh unit yang memahami konteksnya. Pola kepemilikan yang bekerja di banyak RS: farmasi bertanggung jawab atas kebenaran item dan kesesuaiannya dengan formularium, bagian keuangan/casemix bertanggung jawab atas kebenaran tarif dan pemetaan kode tindakan, sementara IT berperan sebagai penjaga proses — memastikan perubahan yang diajukan unit terkait benar-benar masuk ke sistem dan tidak ada entri yang diubah tanpa jejak siapa yang mengubah dan kapan.

Direktur RS dan Wadir Pelayanan tidak perlu terlibat di level entri data, tetapi perlu memastikan struktur tanggung jawab ini eksplisit — tertulis dalam kebijakan internal, bukan sekadar kebiasaan tak tertulis yang hilang saat staf kunci berganti.

Cara Mendeteksi Selisih Sebelum Ditemukan Auditor

RS yang paling cepat menutup celah master data biasanya menjalankan tiga pemeriksaan silang secara rutin, bukan menunggu selisih muncul sendiri di laporan keuangan. Pertama, laporan item obat duplikat: bandingkan nama generik dan kekuatan sediaan di seluruh entri master data farmasi untuk menangkap entri kembar sebelum menyebabkan selisih stok. Kedua, perbandingan tarif tindakan aktif di SIMRS terhadap tarif yang berlaku saat ini, dijalankan setiap kali ada pengumuman revisi tarif — bukan menunggu siklus tahunan. Ketiga, sampling klaim yang di-grouping INA-CBG dengan tarif jauh di bawah rata-rata kelompok kasusnya, karena hasil grouping yang timpang sering menandakan pemetaan kode prosedur yang keliru di master data, bukan variasi klinis yang wajar.

Ketiga pemeriksaan ini tidak memerlukan sistem baru — hanya kebiasaan menjadwalkan laporan yang sebagian besar SIMRS sudah bisa hasilkan, dan komitmen untuk benar-benar meninjaunya sebelum dijadikan bahan evaluasi bulanan.

Ritme Peninjauan yang Perlu Berjalan

Master data yang benar saat instalasi awal SIMRS akan tetap menyimpang jika tidak ada siklus peninjauan yang berjalan. Tiga ritme minimal yang perlu dijadwalkan: peninjauan tarif tindakan setiap kali ada revisi pola tarif JKN atau kebijakan tarif internal, rekonsiliasi bulanan untuk item dan tindakan bervolume transaksi tinggi (di mana selisih kecil per transaksi terakumulasi cepat), dan telaah tahunan menyeluruh yang diselaraskan dengan siklus evaluasi formularium RS sebagaimana diatur STARKES. Tanpa jadwal yang dikunci di kalender — bukan "kalau sempat" — peninjauan ini yang pertama kali terlewat saat beban kerja operasional naik.

Dasar Hukum

• Permenkes 26/2021 tentang Pedoman Indonesian Case Base Groups (INA-CBG) dalam Pelaksanaan Jaminan Kesehatan — mengatur penggunaan ICD-10 versi 2010 untuk diagnosis dan ICD-9-CM versi 2010 untuk tindakan/prosedur sebagai basis grouping, serta mencabut Permenkes 76/2016.
• Permenkes 3/2023 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan — mengatur standar tarif FKTP (kapitasi/non-kapitasi) dan FKRTL (INA-CBG/non-INA-CBG), menggantikan tarif dalam Permenkes 52/2016.
• STARKES (KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024) Bab PKPO — mewajibkan RS memiliki proses pengembangan formularium bersama, pemantauan kepatuhan ketersediaan dan penggunaan, serta evaluasi formularium minimal setahun sekali berdasarkan efektivitas, keamanan, dan biaya.

FAQ

Siapa yang seharusnya menjadi pemilik master data obat dan tindakan di SIMRS?

Tidak ada satu pemilik tunggal — item obat idealnya dipegang instalasi farmasi bersama tim IT, sedangkan tarif dan pemetaan kode tindakan dipegang bagian keuangan/casemix bersama IT. RS yang menyerahkan seluruh master data ke IT tanpa keterlibatan farmasi dan keuangan biasanya yang paling banyak menemukan selisih saat audit.

Berapa sering master data tarif tindakan perlu ditinjau ulang?

Minimal setiap kali ada revisi pola tarif JKN atau perubahan tarif internal RS, dan idealnya direkonsiliasi rutin — bulanan untuk tindakan bervolume tinggi, tahunan untuk seluruh katalog mengikuti siklus evaluasi formularium PKPO STARKES.

Apakah selisih tagihan akibat master data memengaruhi klaim BPJS?

Ya. Grouper INA-CBG membaca kode prosedur dari master data tindakan untuk menghasilkan kode CBG dan tarifnya, sehingga pemetaan yang salah di master data langsung menghasilkan grouping yang salah pada klaim, bukan hanya pada tagihan pasien umum.

Bagaimana STARKES menilai tata kelola master data farmasi?

Melalui Bab PKPO — RS wajib memiliki formularium yang dikembangkan bersama, memantau kepatuhan ketersediaan dan penggunaannya, serta mengevaluasi formularium minimal setahun sekali berdasarkan efektivitas, keamanan, dan biaya, yang menuntut master data obat yang akurat dan terkini.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 26 Tahun 2021 tentang Pedoman Indonesian Case Base Groups (INA-CBG) dalam Pelaksanaan Jaminan Kesehatan — JDIH Kementerian Kesehatan RI
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2023 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan — JDIH Kementerian Kesehatan RI
• Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) Bab Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO) — KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024, Kementerian Kesehatan RI