Perawat dan Kepala Ruang Menolak RME Baru: 4 Faktor Penerimaan yang Menentukan Migrasi

Risiko terbesar proyek ganti Rekam Medis Elektronik (RME) bukan di server, bukan di modul, dan bukan di vendor — melainkan di ruang rawat, pada perawat pelaksana dan kepala ruang yang setiap hari mendokumentasikan asuhan. Kajian ilmiah terbaru memetakan empat faktor yang menentukan apakah mereka menerima atau menolak sistem baru, dan menemukan bahwa kedua kelompok ini menilai faktor-faktor itu secara berbeda — perbedaan yang jarang diperhitungkan saat RS menyusun rencana migrasi.

Mengapa Penolakan Perawat Adalah Risiko Nomor Satu, Bukan Masalah Teknis

Proyek migrasi RME sering disusun seolah-olah tantangan utamanya adalah kompatibilitas data, kecepatan server, atau fitur modul. Pada praktiknya, titik gagal yang paling sering terjadi adalah penerimaan pengguna — dan perawat adalah kelompok pengguna RME terbesar di hampir semua rumah sakit, karena mereka mencatat asuhan sepanjang shift, bukan hanya pada satu titik kunjungan seperti dokter.

Sebuah scoping review tahun 2026 terhadap sepuluh studi tentang penerimaan RME di kalangan perawat, menggunakan kerangka Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), menyimpulkan bahwa performance expectancy (ekspektasi manfaat), dukungan organisasi, dan kesiapan infrastruktur adalah faktor yang paling konsisten disebutkan literatur sebagai penentu penerimaan RME oleh perawat (Liana, Agustina & Yudianto, 2026). Review ini penting karena ia tidak hanya memotret perawat sebagai satu kelompok homogen — ia secara spesifik membandingkan perawat pelaksana dengan kepala ruang, dan menemukan perbedaan persepsi di antara keduanya pada dua dari empat konstruk UTAUT.

Bagi Wadir Pelayanan, implikasinya praktis: strategi pendampingan migrasi yang disusun untuk "perawat" secara umum akan melewatkan separuh masalah, karena kepala ruang punya kekhawatiran yang berbeda dari perawat pelaksana yang mereka pimpin.

Faktor 1 — Performance Expectancy: Apakah RME Terasa Berguna untuk Kerja Harian

Perawat menerima sistem baru lebih cepat ketika mereka melihat manfaat langsung untuk pekerjaan mereka sendiri, bukan hanya manfaat administratif bagi rumah sakit. Review UTAUT menyebut performance expectancy — persepsi bahwa sistem meningkatkan kinerja kerja — sebagai salah satu faktor dominan di seluruh studi yang ditinjau.

Dalam praktik di ruang rawat, ini berarti perawat bertanya: apakah RME membuat pengkajian, rencana asuhan, implementasi tindakan, dan evaluasi respons pasien lebih cepat dicatat dibanding cara lama, atau justru menambah langkah tanpa menambah manfaat yang mereka rasakan sendiri. Ketika jawabannya "menambah langkah", resistensi muncul bukan karena perawat anti-teknologi, melainkan karena insentif kerja mereka tidak sejalan dengan tujuan proyek.

Faktor 2 — Effort Expectancy: Kemudahan Pakai di Tengah Shift yang Padat

Faktor kedua adalah seberapa mudah sistem dipakai — effort expectancy. Ini berbeda dari performance expectancy: sebuah sistem bisa dianggap bermanfaat tetapi tetap ditolak kalau terlalu sulit dioperasikan di tengah tekanan waktu shift, terutama shift malam dengan rasio perawat-pasien yang lebih tinggi.

Review UTAUT mencatat ease of system use sebagai salah satu faktor dominan yang berulang muncul di literatur yang ditinjau. Praktiknya, perawat pelaksana lebih sering terdampak faktor ini dibanding kepala ruang, karena merekalah yang mengoperasikan sistem berkali-kali per shift, pada titik pelayanan, dengan tangan yang mungkin masih memakai sarung tangan atau sedang menangani pasien lain.

Faktor 3 — Social Influence: Dukungan dari Pimpinan dan Sesama Perawat

Faktor ketiga, social influence, adalah sejauh mana perawat merasa didukung oleh rekan sejawat dan pimpinan dalam memakai sistem baru. Review UTAUT menyebut dukungan sosial dari kepemimpinan dan rekan kerja sebagai salah satu faktor dominan yang memengaruhi penerimaan RME.

Di sinilah salah satu perbedaan paling relevan antara perawat pelaksana dan kepala ruang muncul: review tersebut secara spesifik mencatat bahwa persepsi dua kelompok ini berbeda pada social influence. Kepala ruang, yang posisinya berada di antara manajemen RS dan staf pelaksana, menghadapi tekanan sosial yang berbeda — mereka diharapkan menjadi contoh sekaligus menjembatani keluhan dari staf ke atas. Tanpa dukungan eksplisit dari direksi dan Wadir Pelayanan, kepala ruang berada di posisi sulit untuk meyakinkan bawahannya.

Faktor 4 — Facilitating Conditions: Infrastruktur dan Pelatihan yang Tersedia Sebelum Go-Live

Faktor keempat, facilitating conditions, mencakup ketersediaan sumber daya organisasi dan pelatihan yang memadai. Review UTAUT menandai faktor ini sebagai salah satu dari dua konstruk yang paling jelas menunjukkan perbedaan persepsi antara perawat pelaksana dan kepala ruang.

Kepala ruang cenderung lebih peka terhadap kesiapan infrastruktur secara menyeluruh — jumlah komputer atau tablet per ruangan, stabilitas jaringan, dan kecukupan jadwal pelatihan sebelum go-live — karena merekalah yang akan menanggung keluhan operasional dari stafnya begitu sistem berjalan. Perawat pelaksana lebih fokus pada ketersediaan dukungan teknis cepat saat mereka menemui kendala di tengah shift. RS yang hanya menyiapkan satu jalur pelatihan generik, tanpa membedakan dua kebutuhan ini, berisiko membuat kedua kelompok merasa tidak terlayani.

Mengapa Perbedaan Perawat Pelaksana dan Kepala Ruang Penting bagi Rencana Migrasi

Sebagian besar studi yang diulas dalam review UTAUT ini memperlakukan "perawat" sebagai kelompok tunggal, dan bukti yang membedakan perawat pelaksana dari kepala ruang masih terbatas — justru karena itu temuan yang ada pantas diperhatikan serius. Perbedaan yang ditemukan, pada facilitating conditions dan social influence, menyarankan bahwa strategi pendampingan satu-ukuran-untuk-semua bukan pilihan yang aman untuk migrasi RME.

Bagi Wadir Pelayanan, konsekuensi praktisnya adalah merancang dua jalur komunikasi dan pendampingan: satu untuk kepala ruang, yang berfokus pada kesiapan infrastruktur unit dan jalur eskalasi ke manajemen; satu untuk perawat pelaksana, yang berfokus pada kemudahan pakai pada titik pelayanan dan dukungan teknis responsif. Komite Keperawatan dapat menjadi forum yang memverifikasi bahwa kedua jalur ini benar-benar berjalan, bukan hanya tercantum di dokumen proyek.

Dasar Hukum

• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik dan mengatur ketentuan akses serta pencatatan oleh tenaga kesehatan yang memberikan asuhan kepada pasien.
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES), Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) — mensyaratkan identitas, waktu, dan keterbacaan setiap catatan asuhan yang ditulis oleh Profesional Pemberi Asuhan, termasuk perawat, sebagai bagian dari dokumen yang diverifikasi surveyor.

Kedua regulasi ini menjadikan penerimaan perawat terhadap RME bukan sekadar isu change management, melainkan prasyarat kepatuhan: catatan yang seharusnya lengkap dan tepat waktu tidak akan terwujud jika sistem yang mencatatnya ditolak atau dihindari oleh penggunanya.

Rekomendasi Wadir Pelayanan: Pendampingan Bertingkat, Bukan Pelatihan Seragam

Berdasarkan empat faktor di atas, langkah paling realistis sebelum dan selama migrasi RME adalah:

1. Ukur ekspektasi manfaat lebih dulu — tanyakan ke perawat pelaksana secara langsung apa yang akan membuat sistem baru terasa lebih cepat dibanding cara lama, sebelum konfigurasi akhir ditetapkan.
2. Uji kemudahan pakai pada titik pelayanan, bukan hanya di ruang pelatihan — simulasikan alur kerja pada shift padat, termasuk shift malam dengan rasio staf yang lebih ketat.
3. Libatkan kepala ruang sebagai mitra, bukan penyampai keputusan — berikan mereka ruang untuk mengangkat kekhawatiran infrastruktur unit sebelum go-live, dan dukungan eksplisit dari direksi yang bisa mereka tunjukkan ke stafnya.
4. Pisahkan jalur dukungan teknis untuk masalah cepat di titik pelayanan versus masalah infrastruktur tingkat unit, sehingga kedua kelompok merasa kebutuhan mereka masing-masing terjawab.
5. Tinjau ulang setelah go-live, bukan hanya sebelumnya — jadwalkan evaluasi singkat pada minggu pertama dan bulan pertama pemakaian, karena persepsi terhadap kemudahan pakai dan kecukupan infrastruktur sering baru terlihat jelas setelah sistem dipakai dalam beban kerja nyata, bukan saat simulasi pelatihan.

Kelima langkah ini tidak menggantikan rencana migrasi teknis yang sudah disusun tim IT dan vendor — ia melengkapinya dengan jalur yang memastikan pengguna di lapangan benar-benar memakai sistem sesuai rancangan, bukan mencari jalan pintas atau kembali ke catatan manual karena merasa tidak dilibatkan.

FAQ

Direktur dan Wadir Pelayanan yang sedang mengevaluasi RME baru atau mempertimbangkan pergantian sistem sering mengajukan hal-hal yang sama.

Apakah penolakan perawat terhadap RME baru berarti proyek migrasi akan gagal?

Tidak selalu. Penolakan di awal adalah pola yang umum terjadi dan bisa diprediksi. Yang menentukan gagal atau tidak adalah apakah manajemen RS merespons empat faktor penerimaan — ekspektasi manfaat, kemudahan pakai, dukungan sosial, dan kesiapan infrastruktur — sebelum resistensi mengeras menjadi penolakan permanen.

Siapa yang lebih berisiko menolak RME baru, perawat pelaksana atau kepala ruang?

Kajian UTAUT 2026 menemukan keduanya bisa menolak, tetapi karena alasan berbeda. Perawat pelaksana lebih terpengaruh oleh kemudahan pakai sistem di tengah beban kerja harian, sementara kepala ruang lebih terpengaruh oleh kesiapan infrastruktur dan dukungan sosial dari sesama manajer serta pimpinan RS.

Apakah pelatihan yang sama untuk semua perawat sudah cukup untuk migrasi RME?

Tidak cukup. Karena perawat pelaksana dan kepala ruang menilai facilitating conditions dan social influence secara berbeda, pelatihan seragam cenderung menjawab kebutuhan satu kelompok saja. RS perlu merancang jalur pendampingan terpisah sesuai peran.

Apa yang harus dicek Wadir Pelayanan sebelum migrasi RME dimulai?

Empat hal: apakah perawat melihat manfaat nyata RME untuk kerja mereka, apakah sistem mudah dipakai di tengah shift sibuk, apakah ada dukungan aktif dari kepala ruang dan rekan sejawat, serta apakah infrastruktur teknis dan pelatihan sudah tersedia sebelum go-live, bukan sesudahnya.

Sumber

• Liana Y, Agustina HR, Yudianto K. "Acceptance of Electronic Medical Records Among Practitioner Nurses and Nurse Managers Using the UTAUT Framework in Hospital Settings: A Scoping Review." Journal of Multidisciplinary Healthcare 19:589578, 1 April 2026. DOI: 10.2147/JMDH.S589578 — diakses via PubMed.
• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — jdih.kemkes.go.id.
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES), Bab MRMIK — jdih.kemkes.go.id.