Checklist Implementasi TTE di Rumah Sakit

Tetapkan dokumen apa saja yang akan ditandatangani elektronik dan siapa yang menandatanganinya. Dua daftar ini menentukan segalanya yang datang setelahnya: berapa sertifikat yang diurus, berapa lama antreannya, dan seberapa besar perubahan yang dirasakan di lantai.

Keluaran yang diharapkan: tabel berisi jenis dokumen, perkiraan volume per bulan, dan daftar peran penanda tangan per dokumen. Cara memilahnya ada di dokumen mana yang layak di-TTE.

Mulai tahap ini secepat mungkin, bahkan sebelum pekerjaan teknis dimulai. Yang perlu diurus: pengajuan instansi ke PSrE, lisensi layanan penghubung, dan penerbitan sertifikat elektronik untuk setiap penanda tangan.

Perlu dipahami sejak awal oleh manajemen: sertifikat elektronik diterbitkan atas nama perorangan dan diamankan dengan passphrase milik orang tersebut. Rumah sakit memfasilitasi, tetapi tidak memegang tanda tangan siapa pun. Ekspektasi ini lebih baik diluruskan di awal daripada saat ada permintaan “tolong tandatanganin dulu”.

Layanan penghubung dipasang di jaringan rumah sakit. Yang perlu disiapkan tim TI: mesin atau kontainer untuk layanan tersebut, kebijakan jaringan agar dapat menjangkau layanan PSrE, serta pencadangan dan pemantauannya seperti layanan produksi lain.

Kalau rumah sakit punya lebih dari satu aplikasi yang akan menandatangani, catat sejak sekarang: satu instalasi dapat dipakai bersama beberapa sistem. Merencanakannya di awal menghindarkan pengajuan berulang.

Sambungkan sistem informasi ke layanan penghubung, lalu uji di lingkungan yang terpisah dari produksi. Yang perlu diuji bukan hanya jalur suksesnya:

• Penandatanganan berhasil, dokumen dapat diverifikasi ulang.
• Passphrase salah — pesan yang muncul dapat dimengerti pengguna, bukan kode galat.
• Sertifikat belum aktif atau kedaluwarsa — terdeteksi sebelum dokumen masuk antrean.
• Jaringan putus di tengah proses — dokumen tidak tertinggal dalam keadaan setengah jadi.
• Dokumen diubah setelah ditandatangani — verifikasi menyatakan tidak valid.

Pada MedMinutes, lingkungan uji tersedia sebagai pasangan pengaturan yang terpisah dari produksi, sehingga pengujian ini tidak perlu menyentuh dokumen pasien sungguhan.

Acuan pemeriksaannya adalah sebelas persyaratan integrasi sistem — sebaiknya ditelusuri sendiri sebelum jadwal uji, bukan saat uji berlangsung.

Pada jalur BSrE, tahap ini berujung pada surat pengesahan sistem — pernyataan resmi bahwa sistem yang telah terintegrasi dengan modul sertifikasi elektronik dapat digunakan.

Modul TTE MedMinutes telah melalui tahapan ini: dari instalasi modul sertifikat elektronik hingga Uji Penerapan Modul, disahkan lewat surat BSSN No. 4016/BSSN/BS/SE.02.01/07/2024 tanggal 15 Juli 2024. Bagi rumah sakit berikutnya, artinya jalur ini sudah pernah ditempuh sampai selesai — meski penjadwalan uji untuk instansi masing-masing tetap mengikuti antrean PSrE.

Nyalakan satu jenis dokumen lebih dulu, jalankan sebulan, baru tambah. Yang perlu dipantau selama itu: berapa dokumen berhasil ditandatangani, berapa yang gagal dan karena apa, serta berapa lama antara dokumen selesai dibuat sampai selesai ditandatangani. Angka terakhir yang biasanya paling banyak bercerita — kalau jaraknya melebar, masalahnya di alur kerja, bukan di teknologi.

Siapkan juga jalur pemulihan yang disepakati: apa yang dikerjakan saat layanan PSrE tidak dapat dijangkau. Menyimpan dokumen dalam antrean untuk ditandatangani menyusul umumnya lebih baik daripada menghentikan pelayanan — tetapi keputusan itu perlu diambil sebelum kejadian, dan dituliskan.