Data Klaim Tersimpan Beda Format: Sebab Sistem RS Gagal Jadi Sumber Analisis Biaya

Masalahnya hampir selalu bukan data yang kurang. Ketika Wadir meminta analisis biaya per kelompok kasus dan tim IT menjawab "datanya ada, tapi belum bisa ditarik", yang sedang terjadi adalah data tersimpan dalam format yang berbeda-beda antar modul — diagnosis, prosedur, klasifikasi INA-CBG, dan lama rawat masing-masing punya struktur sendiri. Kesiapan analisis adalah pekerjaan tersendiri, dan itu bisa diminta sebagai spesifikasi.

Mengapa Data Lengkap Tetap Tidak Bisa Dianalisis

Sistem informasi RS dirancang untuk menjalankan operasional, bukan untuk menjawab pertimbangan manajemen. Diagnosis, prosedur, klasifikasi penjaminan, dan luaran perawatan disimpan dalam struktur basis data yang terpisah dengan format heterogen, sehingga butuh pengolahan awal yang panjang dan khas tiap institusi sebelum bisa dipakai analisis. Itu temuan inti penelitian metodologi yang diterbitkan MethodsX pada 13 September 2026.

Penelitian itu — Clinical Pathway Data Engineering Framework (CPDEF) oleh Suryanto Nugroho, Raden Venantius Hari Ginardi, dan I Ketut Eddy Purnama dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember — menyusun repositori analitik dari 165.391 episode rawat inap yang dikumpulkan antara November 2016 dan April 2026, lalu mendokumentasikan setiap tahap transformasinya. Menurut artikel yang terindeks di PubMed, sistem pengodean seperti ICD-10, ICD-9-CM, dan INA-CBG memang menstandarkan cara klinis direpresentasikan, tetapi tidak menetapkan bagaimana catatan operasional yang heterogen harus diubah menjadi repositori yang bisa dianalisis. Celah itulah yang dirasakan tim IT RS setiap kali permintaan analisis datang.

Konsekuensinya praktis: selama celah ini tidak ditutup, setiap permintaan analisis menjadi proyek sendiri dengan hasil yang tidak bisa dibandingkan dengan permintaan sebelumnya.

Episode Rawat Inap: Satuan Analisis yang Hilang

Satuan analisis biaya bukan transaksi, bukan dokumen, melainkan episode rawat inap. Dalam kerangka CPDEF, satu episode disusun kembali dari lima modul relasional sistem informasi RS — pendaftaran, rekam medis, diagnosis, prosedur, dan billing — dengan satu pengenal episode sebagai kunci penghubung. Hanya episode rawat inap yang sudah final yang dimasukkan ke repositori.

Dua hal dari rancangan itu layak diminta ke vendor sistem. Pertama, pengenal episode yang benar-benar konsisten di kelima modul; tanpa itu, penggabungan selalu menyisakan catatan yang menggantung. Kedua, klasifikasi INA-CBG final diambil dari modul billing setelah proses penjaminan selesai, bukan dari draf koding di tengah jalan. Perbedaan dua titik ambil ini yang sering membuat angka tim casemix dan angka keuangan tidak pernah bertemu — pola yang juga muncul pada selisih tagihan yang berasal dari master data obat dan tindakan.

Penelitian itu juga menghapus seluruh pengenal pasien langsung — nama, nomor rekam medis, nomor identitas, alamat, nomor telepon — sebelum repositori dibangun. Untuk RS, itu contoh urutan yang benar: identitas dilepas di hulu, bukan disensor di laporan akhir.

Bentuk Minimum Data yang Bisa Dianalisis

Repositori akhir penelitian itu berisi 32 variabel terstandar, dan rinciannya layak dibaca sebagai daftar periksa: 12 variabel diagnosis ICD-10, 17 variabel prosedur ICD-9-CM, dua variabel administratif casemix (kode INA-CBG dan deskripsi resminya), serta satu variabel luaran berupa lama rawat. Setiap variabel didokumentasikan menurut tipe data, sistem kode, tafsiran klinis, dan tujuan analisisnya.

Yang membuat struktur ini bisa dipakai adalah slot tetap. Diagnosis utama selalu di slot pertama, diikuti diagnosis sekunder; prosedur utama juga selalu di slot pertama, diikuti prosedur berikutnya. Episode dengan diagnosis atau prosedur lebih sedikit menyisakan nilai kosong yang sah, bukan kolom yang bergeser. Inilah bedanya dengan ekspor biasa yang jumlah kolomnya berubah mengikuti kasus terpanjang — dan karena berubah, tidak bisa dibandingkan antar bulan.

Satu catatan penting agar tidak berlebihan menafsirkan: angka 32 variabel adalah struktur repositori satu penelitian, bukan standar yang diwajibkan regulasi. Nilainya ada pada bentuknya yang sudah terbukti bisa dijalankan dan direproduksi, sehingga bisa dijadikan rujukan saat menyusun permintaan ke vendor. Jumlah slot diagnosis dan prosedur sebaiknya disesuaikan dengan pola kasus RS masing-masing.

Enam Cek Mutu Sebelum Angka Dipakai Manajemen

Sebelum repositori dipakai, CPDEF menjalankan penjaminan mutu data secara berurutan atas enam hal: kelengkapan struktur, episode ganda, konsistensi koding diagnosis, konsistensi koding prosedur, integritas klasifikasi penjaminan, dan kewajaran logis luaran perawatan. Alasannya dinyatakan terang dalam artikel: sistem informasi RS dibuat untuk keperluan operasional, sehingga ketidaksesuaian wajar muncul saat pengumpulan, pengodean, dan penjaminan berjalan.

Dua detail dari tahap ini yang sering terlewat di RS:

• Nilai kosong tidak otomatis berarti data buruk. Kerangka itu membedakan nilai kosong yang struktural — karena diagnosis atau prosedur tambahan memang tidak diperlukan secara klinis — dari nilai kosong yang tidak terduga. Yang struktural dipertahankan karena mewakili variasi klinis yang sah. Menghapus seluruh baris yang tidak lengkap, kebiasaan umum saat merapikan data, justru membuang episode yang valid.
• Kode penjaminan diverifikasi ke referensi resmi. Kode INA-CBG final dicocokkan dengan referensi resmi untuk memastikan konsistensi struktur sebelum deskripsi standarnya dipasang; kode yang tidak cocok ditandai untuk ditinjau, bukan dibiarkan lewat. Lama rawat diperiksa harus berupa angka, bernilai positif, dan sesuai jumlah episode yang sah.

Enam cek ini sebaiknya menjadi lampiran laporan, bukan pekerjaan di belakang layar. Ketika Direktur mempertanyakan sebuah angka, yang menyelamatkan diskusi adalah catatan mutu datanya — bukan keyakinan analisnya. Logika yang sama berlaku pada cara data medis terstruktur mempercepat kerja tim casemix.

Riwayat Tarif: Sebab Perbandingan Antar Tahun Mudah Keliru

Episode lama menyimpan klasifikasi INA-CBG yang berlaku pada saat penjaminan diselesaikan, dan tidak dikelompokkan ulang ketika tarif nasional diperbarui. CPDEF menyatakan hal itu sebagai pilihan sadar: klasifikasi asli dipertahankan agar tetap konsisten dengan dokumentasi klinis dan administratif pada masanya. Untuk rentang data hampir sepuluh tahun, pilihan ini menentukan cara angkanya boleh dibaca.

Artinya, tabel tren multi-tahun yang menjumlahkan episode tanpa menyebut versi pengelompokan berpotensi membandingkan dua hal yang berbeda. Praktik yang aman: cantumkan versi pengelompokan sebagai kolom tersendiri, dan nyatakan di catatan laporan bahwa perbandingan antar periode mengikuti klasifikasi yang berlaku saat itu. Pengelompokan kasus INA-CBG sendiri berpedoman pada Permenkes 26/2021, dengan diagnosis dikode memakai ICD-10 versi WHO dan prosedur memakai ICD-9-CM.

Dasar Hukum

• Permenkes 26/2021 tentang Pedoman Indonesian Case Base Groups (INA-CBG) — menjadi acuan pengelompokan kasus dan penggunaan sistem kode diagnosis serta prosedur dalam penjaminan JKN.
• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan penyelenggaraan rekam medis elektronik di fasilitas pelayanan kesehatan, yang menjadikan ketertelusuran dan keterbacaan data klinis sebagai kewajiban, bukan pilihan teknis.
• Permenkes 6/2026 tentang Rumah Sakit — regulasi induk perumahsakitan yang mengatur penyelenggaraan sistem informasi RS dan keterhubungannya dengan sistem informasi kesehatan nasional.

Tak satu pun dari ketiganya mewajibkan bentuk repositori analitik tertentu. Kewajibannya berhenti pada penyelenggaraan dan pelaporan; kesiapan analisis adalah keputusan manajemen RS sendiri — dan karena itu harus masuk kontrak, bukan diharapkan muncul sendiri.

Yang Diminta ke Vendor Sistem, Dalam Bahasa yang Bisa Diuji

Empat permintaan di bawah ini bisa diuji sebelum pembayaran, dan ketiadaannya baru terasa setahun kemudian ketika analisis pertama diminta:

1. Ekspor tingkat episode. Satu baris per episode rawat inap final, dengan pengenal episode yang sama di modul pendaftaran, rekam medis, diagnosis, prosedur, dan billing. Uji terimanya sederhana: tarik dua kali pada periode yang sama, hasilnya harus identik.
2. Struktur slot tetap. Jumlah slot diagnosis dan prosedur ditetapkan di muka, sehingga susunan kolom tidak berubah antar-tarikan. Sertakan aturan apa yang terjadi pada episode yang melampaui kapasitas slot.
3. Kamus variabel tertulis. Nama variabel, tipe data, sistem kode, nilai yang diizinkan, dan tujuan analisis — tertulis, bukan pengetahuan yang menempel pada satu orang di tim vendor.
4. Klasifikasi penjaminan final yang tidak ditimpa. Kode INA-CBG hasil penjaminan tersimpan apa adanya beserta versi pengelompokannya, lengkap dengan jejak perubahan bila ada koreksi.

Sejak RME nasional berbasis individu diluncurkan Kemenkes pada 1 September 2026, data klinis RS tidak lagi berhenti di dalam gedung sendiri; ia menjadi bahan keputusan di fasilitas lain dan dasar penjaminan. Kerapian struktur yang dulu urusan internal kini berdampak ke luar. Pola kerjanya mirip dengan menyiapkan satu sumber data untuk kredensialing BPJS dan survei akreditasi: sekali dirapikan, berkali-kali dipakai.

Batas Temuan Ini

Kejujuran soal batas membuat temuan ini lebih berguna, bukan kurang. Penelitian CPDEF divalidasi dengan data retrospektif satu rumah sakit, sehingga penerapannya di lingkungan sistem informasi lain masih perlu pembuktian lanjutan. Reproduksibilitasnya diuji melalui eksekusi berulang dengan data dan parameter yang sama, bukan melalui perbandingan antar-RS.

Cakupannya juga terbatas pada data terstruktur: diagnosis ICD-10, prosedur ICD-9-CM, klasifikasi INA-CBG, dan lama rawat. Hasil laboratorium, pengukuran fisiologis, catatan obat, pencitraan, dan catatan klinis naratif tidak termasuk, dan membutuhkan pengolahan tambahan. Kerangka itu juga dibangun di atas skema penjaminan INA-CBG, sehingga perubahan skema penjaminan menuntut penyesuaian pada tahap representasi casemix-nya.

Untuk Wadir, batas-batas itu justru memperjelas urutan kerja: mulai dari data terstruktur yang sudah ada dan rapikan sampai bisa dianalisis, sebelum menambah sumber data baru yang lebih rumit.

Sumber

• Nugroho S, Ginardi RVH, Purnama IKE. Clinical pathway data engineering framework (CPDEF): a reproducible methodology for constructing machine learning-ready case-mix datasets from hospital information systems. MethodsX, 13 September 2026; 17:104163 — artikel primer, terindeks PubMed (PMID 42780448). Sumber seluruh angka dalam artikel ini: 165.391 episode rawat inap, 32 variabel terstandar, lima modul sumber, dan enam tahap penjaminan mutu data.
• Peraturan Menteri Kesehatan No. 26 Tahun 2021 tentang Pedoman Indonesian Case Base Groups (INA-CBG) — JDIH Kemenkes, jdih.kemkes.go.id
• Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — JDIH Kemenkes, jdih.kemkes.go.id
• Peraturan Menteri Kesehatan No. 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — JDIH Kemenkes, jdih.kemkes.go.id
• Kemenkes Luncurkan SATUSEHAT RME, Rekam Medis Pasien Terintegrasi Secara Nasional — Kementerian Kesehatan RI, September 2026

FAQ

Kalau data klaim sudah lengkap di sistem RS, mengapa analisis biaya per kelompok kasus tetap sulit?

Karena kelengkapan dan kesiapan analisis adalah dua hal berbeda. Diagnosis, prosedur, klasifikasi INA-CBG, dan lama rawat umumnya tersimpan di modul yang berbeda dengan struktur yang berbeda, dan sistem informasi RS dirancang untuk kebutuhan operasional, bukan analitis.

Agar bisa dianalisis, catatan itu harus disatukan dulu menjadi satu baris per episode rawat inap dengan penamaan variabel yang konsisten. Pekerjaan itu nyata, bisa didokumentasikan, dan karena itu bisa diminta sebagai spesifikasi ke vendor sistem.

Apa saja yang perlu diminta ke vendor sistem RS agar data bisa dipakai analisis biaya?

Minta empat hal yang bisa diuji: ekspor tingkat episode dengan satu pengenal episode yang konsisten antar modul, slot diagnosis dan prosedur yang jumlahnya tetap sehingga struktur kolom tidak berubah antar-tarikan, kamus variabel tertulis yang menjelaskan tipe data dan sistem kodenya, serta klasifikasi INA-CBG final yang tidak ditimpa setelah penjaminan selesai.

Tanpa keempatnya, setiap permintaan analisis akan berakhir sebagai proyek manual yang hasilnya tidak bisa dibandingkan dengan hasil sebelumnya.

Apakah angka 32 variabel itu standar nasional yang wajib dipenuhi rumah sakit?

Bukan. Angka itu adalah struktur repositori yang dihasilkan satu penelitian metodologi yang diterbitkan MethodsX pada September 2026, bukan kewajiban regulasi. Rinciannya: 12 slot diagnosis ICD-10, 17 slot prosedur ICD-9-CM, dua variabel administratif INA-CBG, dan satu variabel luaran lama rawat.

Nilainya terletak pada bentuknya yang sudah terbukti bisa dijalankan dan direproduksi, sehingga bisa dipakai sebagai rujukan saat menyusun permintaan ke vendor. Jumlah slotnya sendiri sebaiknya disesuaikan dengan pola kasus RS masing-masing.

Mengapa perbandingan biaya antar tahun perlu kehati-hatian ekstra?

Karena episode lama umumnya menyimpan klasifikasi INA-CBG yang berlaku saat penjaminan diselesaikan dan tidak dikelompokkan ulang ketika tarif nasional diperbarui. Penelitian CPDEF memilih mempertahankan klasifikasi asli itu agar tetap konsisten dengan dokumentasi klinis dan administratif pada masanya.

Akibatnya, setiap perbandingan antar periode harus menyebutkan versi pengelompokan yang dipakai. Cara praktisnya: jadikan versi pengelompokan sebagai kolom tersendiri di repositori, lalu nyatakan asumsinya di catatan laporan.