Time-Driven ABC: Menghitung Biaya per Tindakan dengan Dua Parameter

Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) menghitung biaya satu tindakan hanya dengan dua parameter: tarif biaya per satuan waktu (capacity cost rate) dan durasi baku tindakan tersebut. Metode ini dirancang Robert Kaplan dan Steven Anderson untuk menggantikan survei aktivitas ABC klasik yang mahal dan cepat usang, lalu diangkat khusus untuk layanan kesehatan oleh Kaplan dan Michael Porter. Bagi rumah sakit, TDABC paling berguna di unit padat prosedur seperti kamar operasi — dan bonusnya, biaya kapasitas menganggur ikut terlihat.

Kenapa ABC Klasik Sering Berhenti di Tengah Jalan

Activity-Based Costing menjanjikan hal yang benar: biaya seharusnya dibebankan menurut aktivitas yang benar-benar dikonsumsi tiap layanan, bukan dibagi rata.

Masalahnya ada pada cara mengumpulkan datanya. ABC klasik meminta setiap karyawan memperkirakan berapa persen waktunya dihabiskan untuk tiap aktivitas. Survei itu mahal, memakan waktu berminggu-minggu, mengganggu pekerjaan, dan hasilnya kedaluwarsa begitu ada perubahan alur layanan atau penambahan staf.

Akibatnya banyak organisasi memulai ABC dengan antusias lalu menghentikannya diam-diam pada tahun kedua.

Robert Kaplan dan Steven Anderson menawarkan jalan keluar dalam Harvard Business Review edisi November 2004. Alih-alih mensurvei karyawan, manajer cukup mengestimasi dua parameter: biaya per satuan waktu untuk menyediakan sumber daya, dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan satu satuan tiap aktivitas. Model yang dihasilkan lebih sederhana, jauh lebih murah dirawat, dan justru mengungkap hal yang tidak terlihat pada ABC klasik — proses yang tidak efisien, layanan yang tidak menguntungkan, dan kapasitas berlebih.

Tujuh tahun kemudian Kaplan bersama Michael Porter mengangkat metode ini secara khusus untuk layanan kesehatan dalam "How to Solve the Cost Crisis in Health Care" (Harvard Business Review, September 2011), dengan argumen bahwa krisis biaya layanan kesehatan sesungguhnya adalah krisis pengukuran biaya.

Parameter 1 — Capacity Cost Rate

Parameter pertama menjawab: berapa biaya menyediakan satu satuan waktu kapasitas pada unit ini?

Capacity Cost Rate = Biaya Penuh Unit ÷ Kapasitas Praktis

Pembilangnya adalah biaya penuh unit — biaya langsung ditambah seluruh alokasi yang diterimanya dari unit manajemen, fasilitas, dan penunjang. Angka ini biasanya sudah tersedia sebagai hasil alokasi step-down.

Penyebutnya yang menentukan segalanya.

Kapasitas praktis, bukan teoretis, bukan realisasi

Ada tiga angka kapasitas yang mudah tertukar:

• Kapasitas teoretis — seluruh jam kalender, seolah unit beroperasi tanpa henti. Tidak realistis.
• Kapasitas praktis — jam yang benar-benar tersedia setelah dikurangi istirahat, pemeliharaan berkala, pembersihan ruangan, dan pergantian pasien. Inilah yang dipakai.
• Realisasi — jam yang benar-benar terpakai bulan lalu.

Memakai realisasi sebagai penyebut terasa masuk akal, tetapi menimbulkan konsekuensi berbahaya yang dibahas di bagian akhir artikel ini: biaya kapasitas yang menganggur ikut terbebankan ke pasien yang kebetulan datang.

Kaplan dan Anderson menyarankan kapasitas praktis diperkirakan sekitar 80–85 persen dari kapasitas teoretis untuk sumber daya manusia, dan sekitar 85 persen untuk mesin dan peralatan. Rumah sakit sebaiknya menghitungnya sendiri dari data operasional: jam layanan resmi dikurangi waktu pemeliharaan, pembersihan antar-kasus, dan jeda yang memang tidak bisa dipakai.

Ilustrasi perhitungan

Misalkan satu kamar operasi memiliki biaya penuh Rp 1.000.000.000 per bulan dan kapasitas praktis 1.250 jam per bulan.

Capacity cost rate = Rp 1.000.000.000 ÷ 1.250 jam = Rp 800.000 per jam

Satu angka ini menjadi "tarif internal" yang membebankan biaya kamar operasi ke setiap tindakan menurut durasinya. (Angka pada ilustrasi ini dipilih untuk memudahkan pembacaan, bukan diambil dari rumah sakit tertentu.)

Parameter 2 — Durasi Baku Tindakan

Parameter kedua menjawab: berapa lama satu tindakan menempati kapasitas unit tersebut?

Durasi baku disusun dari data historis rumah sakit sendiri — catatan jam mulai dan jam selesai di register kamar operasi, atau waktu layanan yang tercatat di sistem informasi. Yang dipakai adalah durasi okupansi sumber daya, bukan hanya durasi "sayatan pertama sampai jahitan terakhir": persiapan, induksi anestesi, dan pemulihan di ruang yang sama tetap menempati kapasitas.

Untuk memulai, tindakan tidak perlu diberi durasi satu per satu. Cukup dikelompokkan ke beberapa kelas durasi — misalnya kelas dua jam, tiga jam, empat jam, dan lima jam — berdasarkan pola historis. Ratusan tindakan bisa diringkas menjadi segelintir kelas tanpa kehilangan daya guna manajerial.

Biaya tetap satu tindakan

Biaya tetap tindakan = Capacity cost rate × Durasi

Dengan capacity cost rate Rp 800.000 per jam pada ilustrasi di atas:

Perhatikan bahwa angka ini belum mencakup jasa medis, obat dan bahan medis habis pakai, serta depresiasi alat utama khusus yang hanya dipakai tindakan tertentu. Ketiganya ditambahkan pada tahap perakitan biaya produk, bukan pada tahap TDABC.

Persamaan Waktu untuk Kasus yang Tidak Seragam

Kelemahan yang sering dituduhkan pada TDABC: kenyataan klinis tidak sesederhana "satu tindakan, satu durasi". Pasien geriatri dengan komorbid membutuhkan persiapan lebih lama; kasus revisi lebih rumit daripada kasus primer.

Kaplan dan Anderson menjawabnya dengan persamaan waktu (time equation): durasi dasar ditambah penambahan bersyarat yang hanya berlaku bila kondisi tertentu terpenuhi.

Bentuknya kira-kira seperti ini:

Durasi = 120 menit (dasar) + 25 menit (bila kasus revisi) + 20 menit (bila memerlukan persiapan isolasi) + 15 menit (bila usia di atas 70 tahun)

Persamaan semacam ini menjaga model tetap sederhana sekaligus mampu menangkap variasi yang benar-benar bermakna secara biaya. Kuncinya adalah menahan diri: hanya tambahkan variabel yang perbedaannya cukup besar untuk mengubah keputusan, bukan setiap variasi klinis yang bisa dibayangkan.

Keunggulan Perawatan Model

Inilah alasan paling praktis memilih TDABC daripada ABC klasik.

Ketika biaya berubah — kenaikan gaji, penambahan alat, perubahan tarif listrik — yang perlu diperbarui hanya satu angka: capacity cost rate. Durasi baku tetap berlaku selama alur layanan tidak berubah.

Ketika alur layanan berubah — prosedur baru, teknik yang mempersingkat waktu — yang perlu diperbarui hanya durasi tindakan yang bersangkutan.

Bandingkan dengan ABC klasik yang menuntut survei ulang menyeluruh setiap kali struktur biaya atau proses berubah. Pemutakhiran tahunan TDABC realistis dikerjakan dalam hitungan hari, bukan bulan — dan model yang realistis diperbarui adalah model yang benar-benar dipakai.

Bonus Analitis: Kapasitas Menganggur Jadi Terlihat

Karena penyebutnya kapasitas praktis dan bukan realisasi, TDABC otomatis memunculkan selisih antara kapasitas yang disediakan dan kapasitas yang terpakai.

Selisih itu bukan kesalahan perhitungan. Itu biaya kapasitas menganggur (cost of unused capacity) — beban periode yang menjadi tanggung jawab manajemen, bukan beban yang pantas dibebankan kepada pasien yang kebetulan datang.

Melaporkannya sebagai baris tersendiri mengubah percakapan manajemen. Pertanyaannya berpindah dari "kenapa unit cost kamar operasi kita mahal" menjadi dua pertanyaan yang jauh lebih bisa ditindaklanjuti:

• Isi kapasitasnya — menambah operator mitra, membuka slot sore, menegosiasikan volume rujukan.
• Sesuaikan kapasitasnya — realokasi jam, menunda investasi alat, merasionalisasi shift.

Kapasitas menganggur yang kronis, katakanlah bertahan di kisaran seperempat kapasitas selama berbulan-bulan, adalah keputusan kapasitas yang tertunda — bukan sekadar catatan kaki di laporan biaya.

Kapan TDABC Sepadan, Kapan Tidak

Sepadan untuk unit padat prosedur dengan durasi yang bisa diukur dan variasi biaya antar-layanan yang besar: kamar operasi, cathlab, endoskopi, radioterapi, hemodialisis, dan unit pencitraan.

Kurang sepadan untuk unit dengan output yang relatif seragam atau durasi yang sulit diukur secara bermakna. Ruang rawat inap, misalnya, umumnya sudah cukup baik dihitung dengan basis hari rawat hasil step-down.

Kaidah praktisnya: pakai TDABC di tempat perbedaan durasi antar-layanan benar-benar mengubah biaya secara material. Di tempat lain, presisi tambahan tidak sepadan dengan usaha memeliharanya.

Dari Biaya Tindakan ke Biaya Satu Episode Klaim

TDABC menghasilkan biaya per tindakan. Yang dibayar pembayar adalah satu episode, bukan satu tindakan.

Merakitnya berarti mengikuti jejak klinis pasien: kamar per hari rawat, visite, pemeriksaan laboratorium dan radiologi, tindakan operasi melalui TDABC, obat dan bahan yang diresepkan, serta jasa medis. Penjumlahan seluruh jejak itu adalah biaya penuh satu episode — angka yang akhirnya bisa dibandingkan langsung dengan nilai klaim yang diterima.

Di sinilah sisi pendapatan harus akurat. BPJScan membaca berkas TXT detail dari aplikasi E-Klaim yang sudah dimiliki tim casemix, tanpa integrasi SIMRS, dan menampilkan nilai klaim aktual per kelompok kasus beserta volume, pola lama rawat, dan anomali koding yang berisiko memicu pending sebelum berkas dikirim. Prosesnya sekitar satu menit per berkas. BPJScan digunakan oleh 60+ rumah sakit di 10+ provinsi.

Diskusikan demo BPJScan untuk rumah sakit Anda

FAQ

Apa bedanya TDABC dengan Activity-Based Costing biasa?

ABC klasik membebankan biaya melalui aktivitas yang porsinya diperoleh dari survei waktu karyawan. TDABC menghapus survei itu dan menggantinya dengan dua estimasi manajerial: biaya per satuan waktu kapasitas, dan durasi tiap layanan. Hasilnya model yang jauh lebih murah dibangun, lebih mudah diperbarui, dan sekaligus memunculkan biaya kapasitas menganggur yang tidak terlihat pada ABC klasik.

Bagaimana cara menentukan kapasitas praktis kamar operasi?

Mulai dari jam layanan resmi per bulan, lalu kurangi waktu yang secara struktural tidak bisa dipakai untuk tindakan: pemeliharaan dan kalibrasi berkala, pembersihan antar-kasus, serta jeda pergantian pasien. Kaplan dan Anderson menyarankan kisaran 80–85 persen dari kapasitas teoretis sebagai titik awal, tetapi angka yang dihitung dari data operasional rumah sakit sendiri selalu lebih baik.

Apakah jasa medis dimasukkan ke dalam capacity cost rate?

Umumnya tidak. Capacity cost rate mencakup biaya yang melekat pada kesiapan unit — sumber daya manusia tetap, ruang, alat, dan alokasi overhead. Jasa medis per tindakan, obat dan BMHP, serta depresiasi alat utama khusus dirakit terpisah pada tahap penyusunan biaya produk, karena ketiganya bergerak mengikuti kasus, bukan mengikuti waktu okupansi unit.

Berapa banyak tindakan yang perlu diberi durasi baku sebelum model bisa dipakai?

Tidak perlu semuanya. Kelompokkan tindakan ke beberapa kelas durasi berdasarkan data historis, lalu perhalus hanya untuk tindakan bervolume tinggi atau bernilai tinggi. Model dengan segelintir kelas durasi yang benar jauh lebih berguna daripada model dengan ratusan durasi individual yang tidak pernah diperbarui.

Bacaan Terkait

• Unit Cost Rumah Sakit: Panduan Metode Perhitungan di Era Tarif Paket
• Metode Step-Down: Alokasi Biaya Penunjang ke Unit Pelayanan
• Biaya Kapasitas Menganggur dan Spiral Kematian Tarif

Referensi

1. Kaplan, R. S. & Anderson, S. R. (2004). "Time-Driven Activity-Based Costing." Harvard Business Review, 82(11), 131–138 — hbr.org
2. Kaplan, R. S. & Porter, M. E. (2011). "How to Solve the Cost Crisis in Health Care." Harvard Business Review, September 2011 — hbr.org
3. Kaplan, R. S. & Anderson, S. R. (2007). Time-Driven Activity-Based Costing: A Simpler and More Powerful Path to Higher Profits. Harvard Business School Press.
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 79 Tahun 2018 tentang Badan Layanan Umum Daerah, Pasal 81–83 — JDIH Badan Pemeriksa Keuangan