Tanda Tangan Elektronik di RME: 4 Syarat Sah Dokumen Klinis Permenkes 24/2022

Rekam medis elektronik yang dilengkapi tanda tangan elektronik tidak otomatis sah secara hukum. Permenkes 24/2022 memang mengizinkan penggunaannya sebagai alat verifikasi dan autentikasi, tapi keabsahan dokumennya baru terpenuhi kalau memenuhi empat syarat dari PP 71/2019 tentang Sistem dan Transaksi Elektronik — soal kendali akses, jejak perubahan, verifikasi identitas, dan jenis sertifikasi yang dipilih Kabag Rekam Medis.

Kenapa Keabsahan TTE Bukan Soal Fitur, Tapi Soal Hukum

UU 17/2023 Pasal 296 mewajibkan setiap rekam medis dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan tenaga medis atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan, tanpa membedakan apakah medianya kertas atau elektronik. Permenkes 24/2022 Pasal 31 kemudian membuka opsi bagi fasilitas kesehatan untuk melengkapi penyelenggaraan RME dengan tanda tangan elektronik sebagai alat verifikasi dan autentikasi atas isi rekam medis maupun identitas penanda tangan — kata kuncinya "dapat dilengkapi", bukan kewajiban mutlak memakai media elektronik.

Yang sering luput dari perhatian: begitu RS memilih tanda tangan elektronik sebagai cara memenuhi kewajiban Pasal 296, keabsahan tanda tangan itu tidak lagi cukup diukur dari Permenkes 24/2022 saja. Permenkes ini menyebut fungsi TTE sebagai alat verifikasi dan autentikasi, tapi syarat teknis dan hukum yang menentukan sah-tidaknya tanda tangan elektronik itu sendiri diatur di regulasi lain — PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Konteks waktunya juga penting: kewajiban menyelenggarakan RME berlaku bagi seluruh fasilitas pelayanan kesehatan sejak akhir 2023 sesuai Permenkes 24/2022. Setelah masa transisi itu berlalu, yang dihadapi RS bukan lagi soal "apakah perlu pakai RME", melainkan soal "apakah tanda tangan elektronik yang sudah berjalan di sistem RME benar-benar memenuhi syarat sah" — hal yang baru terlihat jelas ketika dokumen itu diuji: saat verifikasi klaim, audit MRMIK, atau sengketa medikolegal.

4 Syarat Sah Tanda Tangan Elektronik pada Dokumen Klinis

PP 71/2019 Pasal 59 ayat (3) menetapkan enam kondisi teknis yang harus dipenuhi agar sebuah tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum, ditambah Pasal 60 yang membedakan dua jenisnya. Dikelompokkan menjadi kerangka praktis untuk RS, ada empat syarat yang perlu dipastikan berjalan di sistem RME sebelum dokumen klinis dianggap sah secara hukum.

1. Kendali Eksklusif atas Alat Tanda Tangan Ada di Tangan Penanda Tangan

Syarat pertama: data pembuatan tanda tangan elektronik — PIN, kata sandi, atau kredensial biometrik — hanya boleh terkait dengan satu penanda tangan, dan pada saat proses penandatanganan berlangsung, kendali atasnya hanya berada di tangan orang itu. Ini bukan sekadar aturan administratif; ini syarat keabsahan yang eksplisit diatur PP 71/2019 Pasal 59 ayat (3) huruf a dan b.

Praktik yang melanggar syarat ini justru umum terjadi di lapangan: akun bersama untuk satu shift jaga, kata sandi yang ditulis di catatan tempel dekat komputer stasiun perawat, atau perawat baru yang login memakai kredensial seniornya karena akunnya belum aktif. Semua pola ini membuat tanda tangan elektronik kehilangan syarat keabsahannya, karena sistem tidak lagi bisa memastikan bahwa hanya satu orang yang mengendalikan alat tanda tangan itu.

2. Jejak Perubahan pada Tanda Tangan dan Dokumen Harus Terlacak

Syarat kedua menuntut agar setiap perubahan terhadap tanda tangan elektronik maupun terhadap informasi elektronik yang ditandatangani, setelah waktu penandatanganan, harus bisa diketahui (Pasal 59 ayat (3) huruf c dan d). Artinya sistem RME wajib mencatat audit trail yang menunjukkan kapan dokumen ditandatangani, dan setiap penyuntingan sesudahnya harus tercatat sebagai entri baru — bukan menimpa data lama secara diam-diam.

Ini beririsan langsung dengan integritas rekam medis yang jadi perhatian surveyor MRMIK: dokumen yang sudah ditandatangani lalu diubah tanpa jejak yang jelas rentan dibaca sebagai manipulasi, terlepas dari niat baik petugas yang memperbaikinya. Sistem yang memenuhi syarat ini akan menampilkan riwayat versi, bukan hanya versi akhir dokumen.

3. Ada Cara Pasti Mengidentifikasi dan Mengonfirmasi Persetujuan Penanda Tangan

Syarat ketiga: harus ada cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya, dan cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan memang menyetujui isi informasi elektronik yang ditandatangani (Pasal 59 ayat (3) huruf e dan f). Dalam praktik RME, ini berarti proses menandatangani harus berupa aksi eksplisit — tombol "kunci dan tandatangani" atau sejenisnya — bukan tersirat dari sekadar menyimpan draf catatan.

Sistem yang menganggap "simpan" sama dengan "tandatangani" tidak memenuhi syarat ini, karena tidak ada langkah yang secara jelas menunjukkan persetujuan sadar penanda tangan atas isi dokumen pada saat itu.

4. Pemilihan Tersertifikasi atau Tidak Tersertifikasi Menentukan Kekuatan Pembuktian

Syarat keempat berbeda sifatnya — ini soal pilihan strategis, bukan sekadar kepatuhan teknis. PP 71/2019 Pasal 60 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang memakai Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia dan perangkat tersertifikasi, dengan tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi yang dibuat tanpa jasa PSrE. Keduanya bisa sah asal memenuhi tiga syarat sebelumnya, tapi kekuatan pembuktiannya berbeda saat harus dipertahankan dalam sengketa.

Praktik di lapangan menunjukkan pilihan tidak tersertifikasi masih dominan. Sebuah scoping review yang meneliti kesiapan rumah sakit menerapkan tanda tangan elektronik pada sistem RME mendapati 10 dari 12 rumah sakit yang diteliti masih memakai tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, dengan hambatan utama berupa keterbatasan pelatihan SDM, belum adanya SOP khusus, jaringan yang belum stabil, dan keamanan sistem yang belum memadai. Studi kasus lain di sebuah RS di Yogyakarta juga mendokumentasikan penggunaan tanda tangan elektronik berbasis barcode — kategori tidak tersertifikasi — sebagai pilihan yang lebih terjangkau dan lebih mudah diimplementasikan dibanding opsi tersertifikasi.

Pilihan ini masuk akal untuk entri rutin harian, tapi menjadi berisiko kalau diterapkan seragam untuk semua jenis dokumen tanpa mempertimbangkan tingkat risikonya masing-masing.

Risiko RS yang Mengabaikan Syarat Ini

RS yang menganggap TTE sebatas fitur "centang otomatis" di sistem RME menghadapi risiko pada tiga titik sekaligus. Pertama, saat verifikator BPJS Kesehatan meminta bukti keabsahan dokumen pendukung klaim — tanda tangan yang tidak memenuhi syarat kendali akses individual atau jejak perubahan bisa jadi alasan dispute, bukan karena isi klinisnya salah, melainkan karena keabsahan dokumennya diragukan.

Kedua, saat survei akreditasi menilai bab MRMIK — integritas dan keterlacakan dokumen klinis adalah salah satu bukti yang diminta surveyor, dan sistem yang tidak bisa menunjukkan jejak perubahan pasca-tanda tangan akan sulit membuktikan bahwa rekam medisnya tidak dimanipulasi.

Ketiga, dan paling berat konsekuensinya: saat terjadi sengketa medikolegal. Dokumen yang ditandatangani lewat sistem yang tidak memenuhi syarat keabsahan berisiko kehilangan kekuatan pembuktiannya di forum hukum, tepat pada momen ketika RS paling membutuhkan dokumen itu sebagai bukti bahwa prosedur sudah dijalankan sesuai standar.

Langkah Sebelum RS Mematikan Berkas Manual Sepenuhnya

Membangun kepatuhan terhadap keempat syarat ini perlu kepemilikan yang jelas dan pendekatan bertahap, bukan keputusan sekali jalan:

• Audit sistem TTE yang berjalan terhadap empat syarat di atas — kendali akses individual, jejak perubahan, verifikasi persetujuan eksplisit, dan jenis sertifikasi — sebelum mengasumsikan sistem yang sudah berjalan otomatis memenuhi semuanya.
• Petakan dokumen berdasarkan tingkat risiko, lalu tetapkan kebijakan bertingkat: TTE tersertifikasi untuk dokumen berisiko medikolegal tinggi seperti informed consent tindakan berisiko atau catatan penolakan tindakan, TTE tidak tersertifikasi untuk entri rutin yang risikonya lebih rendah.
• Hentikan praktik akun bersama di stasiun kerja bersama — setiap tenaga medis dan tenaga kesehatan harus punya kredensial individual yang aktif sebelum mulai menandatangani entri RME.
• Susun SOP tertulis tentang kapan dan bagaimana TTE dipakai, siapa yang berwenang menandatangani jenis dokumen tertentu, dan bagaimana proses koreksi pasca-tanda tangan dijalankan tanpa menghapus jejak versi sebelumnya.
• Libatkan IT dan bagian legal atau manajemen mutu secara bersamaan — kepatuhan teknis saja tidak cukup tanpa penilaian risiko hukum atas jenis dokumen yang ditandatangani.

Dasar Hukum

• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan — Pasal 296 mewajibkan setiap rekam medis dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan tenaga medis/tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan; Pasal 297 mengatur kewajiban fasilitas pelayanan kesehatan menjaga keamanan, keutuhan, dan kerahasiaan data rekam medis.
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — Pasal 31 mengatur penyelenggaraan rekam medis elektronik dapat dilengkapi tanda tangan elektronik sebagai alat verifikasi dan autentikasi; Pasal 45 menetapkan kewajiban penyelenggaraan RME bagi seluruh fasilitas pelayanan kesehatan.
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik — Pasal 59 ayat (3) menetapkan enam syarat keabsahan tanda tangan elektronik; Pasal 60 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan
• Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI) Vol. 12 No. 1 (2022), "Legalitas Tanda Tangan Elektronik pada Rekam Medis di RS PKU Muhammadiyah Gamping"
• Journal of Health Research Science, "Kesiapan Rumah Sakit dalam Penerapan Tanda Tangan Elektronik pada Sistem Rekam Medis Elektronik: Scoping Review" (2025)

FAQ

Apakah tanda tangan elektronik wajib dipakai di semua dokumen RME?

Tidak secara eksplisit. Permenkes 24/2022 Pasal 31 menyatakan penyelenggaraan RME "dapat dilengkapi" dengan tanda tangan elektronik — sifatnya membuka opsi, bukan mewajibkan medianya. Yang wajib adalah kewajiban dasarnya: UU 17/2023 Pasal 296 mengharuskan setiap rekam medis dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan tenaga medis/tenaga kesehatan, tanpa membedakan kertas atau elektronik. Begitu RS memilih tanda tangan elektronik sebagai caranya, keabsahannya baru diukur dari syarat PP 71/2019.

Apa beda tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi?

PP 71/2019 Pasal 60 membagi tanda tangan elektronik menjadi dua jenis. Tersertifikasi memakai Sertifikat Elektronik yang diterbitkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia dan dibuat dengan perangkat tersertifikasi, sehingga kekuatan pembuktiannya lebih kuat saat disengketakan. Tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE — tetap bisa sah secara hukum asal memenuhi enam syarat Pasal 59 ayat (3), tapi posisi pembuktiannya lebih lemah dibanding yang tersertifikasi.

Siapa yang bertanggung jawab menjaga keabsahan TTE di rumah sakit?

Kepemilikannya bertumpu pada Kabag Rekam Medis untuk kebijakan penggunaan dan audit kepatuhan, tim IT untuk memastikan sistem mencatat jejak perubahan dan kendali akses individual, serta bagian legal atau manajemen mutu untuk menilai dokumen mana yang butuh tingkat keabsahan lebih tinggi. Tidak ada satu pihak yang bisa menjamin keabsahan TTE sendirian karena syaratnya mencakup aspek kebijakan, teknis sistem, dan hukum sekaligus.

Bolehkah RS memakai TTE tidak tersertifikasi untuk dokumen berisiko tinggi seperti informed consent?

Secara hukum boleh, selama memenuhi enam syarat keabsahan pada PP 71/2019 Pasal 59 ayat (3). Namun karena kekuatan pembuktian TTE tidak tersertifikasi lebih lemah saat disengketakan, dokumen dengan risiko medikolegal tinggi — informed consent tindakan berisiko, catatan penolakan tindakan, atau dokumen yang sering jadi objek klaim — lebih aman memakai TTE tersertifikasi. Sebagian RS memilih pendekatan bertingkat: tersertifikasi untuk dokumen berisiko tinggi, tidak tersertifikasi untuk entri rutin harian.