Akses RME oleh Peserta Didik: Kontrol Kewenangan di RS Pendidikan Setelah KMK 57/2026

Rumah sakit pendidikan menanggung satu risiko rekam medis yang tidak dimiliki rumah sakit lain: sebagian orang yang membaca dan menulis di rekam medis elektronik pasien bukan pegawai rumah sakit, melainkan peserta didik yang datang dan pergi setiap beberapa pekan. Kontrol yang dibutuhkan ada tiga — matriks kewenangan per peran, masa aktif akun yang mengikuti masa stase, dan jejak audit yang dapat ditunjukkan sewaktu-waktu. Tanpa ketiganya, rumah sakit tidak bisa membuktikan siapa yang menyentuh data pasien.

Masalahnya jarang muncul sebagai insiden besar. Ia muncul sebagai daftar pengguna aktif yang lebih panjang daripada daftar rotasi berjalan, sebagai entri tanpa penanggung jawab yang jelas, dan sebagai jawaban "harus kami cari dulu" ketika surveyor meminta penelusuran satu rekam medis.

Mengapa Penetapan RS Pendidikan Mengubah Peta Risiko RME

Jumlah rumah sakit yang menampung peserta didik sedang bertambah. Kementerian Kesehatan menerbitkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/57/2026 sebagai Pedoman Penetapan Rumah Sakit Pendidikan Penyelenggara Utama, Jejaring Rumah Sakit, dan Wahana Pendidikan, dan sepanjang 2026 menerbitkan rangkaian keputusan penetapan yang menunjuk rumah sakit umum maupun rumah sakit khusus sebagai penyelenggara pendidikan — mengacu pada UU 17/2023 tentang Kesehatan dan peraturan pelaksanaannya.

Konsekuensinya bagi Kabag Rekam Medis dan Wadir Pelayanan bersifat operasional, bukan seremonial. Status rumah sakit pendidikan, rumah sakit jejaring, atau wahana pendidikan berarti rumah sakit secara rutin memberikan akses sistem kepada kelompok pengguna yang masa tugasnya pendek, jumlahnya datang bergelombang, dan statusnya bukan kepegawaian. Tiga karakteristik itu persis yang membuat siklus hidup hak akses konvensional — dibuat saat masuk kerja, dicabut saat resign — tidak cocok dipakai apa adanya.

Yang juga berubah adalah bobot risiko hukumnya. Data kesehatan tergolong data pribadi bersifat spesifik dalam UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, dengan kewajiban perlindungan yang lebih ketat bagi pengendali data — yaitu rumah sakit, bukan institusi pendidikan pengirim dan bukan peserta didik secara pribadi. Rumah sakit yang tidak dapat menunjukkan siapa berhak mengakses apa tetap memegang tanggung jawab itu.

Matriks Kewenangan: Peserta Didik Bukan Satu Peran Tunggal

Kesalahan paling umum adalah memperlakukan "peserta didik" sebagai satu peran dalam sistem. Padahal kewenangan klinis mereka berbeda tajam: peserta Program Pendidikan Dokter Spesialis menulis instruksi dan asesmen di bawah supervisi konsulen, mahasiswa kedokteran tahap klinik umumnya hanya mencatat temuan dan belum berwenang memberi instruksi, sementara peserta didik keperawatan, farmasi, atau gizi bekerja pada bagian catatan yang berbeda lagi.

Matriks kewenangan yang bisa dipertanggungjawabkan memisahkan setidaknya tiga tingkat hak:

Hak baca. Bagian rekam medis apa yang boleh dibuka, dan untuk pasien mana. Pembatasan paling praktis bukan berdasarkan jenis dokumen, melainkan berdasarkan ruang atau unit tempat peserta didik sedang bertugas — akses ke seluruh populasi pasien rumah sakit tidak pernah dibutuhkan oleh seorang peserta stase.

Hak tulis. Jenis entri apa yang boleh dibuat: catatan perkembangan, asesmen awal, catatan tindakan, atau tidak ada sama sekali. Perlu dipastikan hak tulis peserta didik tidak mencakup instruksi yang langsung dieksekusi unit lain — resep, permintaan penunjang, atau instruksi keperawatan — kecuali melalui mekanisme verifikasi.

Hak verifikasi. Ini yang hampir selalu luput dibedakan. Kewenangan menutup, mengesahkan, atau menandatangani dokumen klinis tidak boleh ada pada peserta didik, karena yang bertanggung jawab atas isi rekam medis adalah DPJP atau pembimbing klinis.

Matriks ini hanya berguna bila diturunkan ke konfigurasi sistem, bukan berhenti di dokumen kebijakan. Hal yang paling sering dilaporkan di lapangan adalah kebijakan sudah rapi di berkas akreditasi, sementara di sistem semua peserta didik memakai profil peran "dokter" karena profil khusus belum pernah dibuat. Di titik ini, persoalannya menyatu dengan arsitektur RME yang membuat catatan antar-profesi tidak saling terlihat: peran yang tidak terdefinisi rapi melahirkan akses yang terlalu luas sekaligus visibilitas yang terlalu sempit.

Masa Aktif Akun Mengikuti Masa Stase, Bukan Tahun Anggaran

Akun peserta didik sebaiknya dibuat dengan tanggal kedaluwarsa otomatis sejak awal, diambil dari tanggal selesai rotasi di surat penugasan. Dengan begitu akses berhenti sendiri tanpa menunggu laporan manual dari bagian pendidikan — dan rumah sakit tidak bergantung pada ketelitian seseorang mengingat belasan nama setiap akhir bulan.

Pola kegagalannya mudah diramalkan. Angkatan stase masuk, akun dibuat cepat-cepat agar pelayanan tidak terganggu, lalu tidak ada satu pun pihak yang merasa bertanggung jawab menutupnya ketika rotasi berakhir. Setelah beberapa siklus, daftar pengguna aktif memuat puluhan akun milik orang yang sudah tidak lagi berada di rumah sakit. Ini pola yang sama dengan akun pegawai yang tidak dicabut saat pindah unit atau resign, hanya saja perputarannya jauh lebih cepat sehingga tumpukannya terbentuk dalam bulan, bukan tahun.

Tiga pengaman yang sederhana tetapi berdampak besar: tanggal kedaluwarsa wajib diisi saat akun dibuat; satu pihak ditetapkan sebagai pemilik proses — umumnya Bagian Pendidikan dan Penelitian bersama Unit IT — dengan batas waktu tertulis; dan rekonsiliasi berkala antara daftar pengguna aktif dengan daftar rotasi berjalan, dijadwalkan mengikuti siklus stase, bukan mengikuti jadwal survei akreditasi.

Supervisi yang Terlihat di Sistem: Atribusi dan Kontrasignatur

Supervisi yang tidak terekam di sistem, bagi surveyor maupun bagi penilai klaim, sama dengan supervisi yang tidak terjadi. Karena itu rekam medis elektronik perlu merekam dua identitas pada entri peserta didik: siapa yang membuat entri, dan siapa yang memverifikasinya — dengan waktu masing-masing.

Kebutuhan ini bukan kemewahan teknis. Penelitian kualitatif atas resume medis yang disusun peserta PPDS Obstetri dan Ginekologi di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo menemukan bahwa resume yang tidak lengkap berdampak pada tata laksana perawatan pasien sekaligus pada keberhasilan klaim jaminan kesehatan, dan bahwa peserta didik yang sudah dilatih pun masih memerlukan pendampingan konsulen. Artinya titik lemahnya bukan niat atau pelatihan, melainkan apakah proses pendampingan itu punya tempat di dalam sistem.

Secara praktis ada tiga hal yang perlu dipastikan ada: entri peserta didik tidak boleh tampil sebagai dokumen final sebelum diverifikasi; nama pembuat entri tidak boleh tergantikan oleh nama verifikator ketika dokumen disahkan — keduanya harus tetap terbaca; dan instruksi yang dieksekusi unit lain perlu menunggu verifikasi, bukan berjalan lebih dulu lalu dibenahi kemudian.

Dasar Hukum

• KMK HK.01.07/MENKES/57/2026 tentang Pedoman Penetapan Rumah Sakit Pendidikan Penyelenggara Utama, Jejaring Rumah Sakit, dan Wahana Pendidikan — menjadi acuan penetapan status rumah sakit pendidikan dan dirujuk sebagai dasar pada keputusan-keputusan penetapan rumah sakit pendidikan sepanjang 2026.
• Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis — mewajibkan penyelenggaraan rekam medis elektronik memenuhi prinsip kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan, termasuk pembatasan akses kepada pihak berwenang dan autentikasi yang dapat menelusuri tindakan ke individu penanggung jawab. Peraturan ini juga mengatur kerahasiaan isi rekam medis serta ketentuan pembukaan isinya, termasuk untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
• KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) — Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) menilai keberadaan kebijakan hak akses, prosedur pemberian dan pencabutan akses, serta ketersediaan jejak audit sebagai bukti pengelolaan informasi kesehatan.
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi — mengategorikan data kesehatan sebagai data pribadi bersifat spesifik dengan kewajiban perlindungan lebih ketat bagi pengendali data, yaitu rumah sakit sebagai pemegang rekam medis.
• UU 17/2023 tentang Kesehatan beserta peraturan pelaksanaannya — menjadi dasar penyelenggaraan rumah sakit pendidikan dan penetapan rumah sakit pendidikan penyelenggara utama.

Nomor pasal sengaja tidak dicantumkan di sini. Kutipan pasal hanya layak dipakai setelah dicocokkan langsung dengan teks asli di JDIH Kementerian Kesehatan — menyalin nomor pasal dari artikel pihak ketiga adalah sumber kesalahan yang paling sering terbawa ke dokumen kebijakan rumah sakit.

Jejak Audit yang Bisa Ditunjukkan ke Surveyor

Jejak audit yang memadai dapat menjawab satu hal dalam hitungan menit: untuk satu rekam medis pasien pada tanggal tertentu, siapa saja yang membukanya, siapa yang mengubah apa, dan dalam peran apa. Bila rumah sakit perlu berhari-hari menggali log, jejak audit itu ada secara teknis tetapi tidak berfungsi sebagai bukti kepatuhan.

Untuk peserta didik, ada dua kolom yang nilainya jauh lebih besar daripada kelengkapan log pada umumnya. Pertama, peran pada saat akses terjadi — bukan peran terakhir yang tercatat di basis data pengguna. Seorang peserta didik yang hari ini sudah selesai stase pernah mengakses data sebagai peserta stase di unit tertentu, dan log harus bisa menunjukkan konteks itu. Kedua, relasi supervisi: entri mana yang diverifikasi oleh siapa.

Pembahasan lebih rinci tentang apa yang harus terekam dan berapa lama disimpan ada pada ulasan jejak audit RME dan implikasi medikolegalnya. Untuk konteks peserta didik, pengujian yang paling murah adalah memilih satu nama dari daftar rotasi yang sudah selesai tiga bulan lalu, lalu meminta Unit IT menunjukkan riwayat aksesnya. Hasilnya biasanya langsung memperlihatkan apakah kontrol di atas benar-benar berjalan.

Langkah Pembenahan Sebelum Angkatan Stase Berikutnya Masuk

Pembenahan tidak perlu menunggu penggantian sistem. Empat langkah berikut dapat dijalankan dalam satu siklus stase dengan sumber daya yang sudah ada.

Pertama, tarik dan cocokkan dua daftar. Minta Unit IT mengeluarkan seluruh akun aktif yang berstatus peserta didik, lalu cocokkan dengan daftar rotasi berjalan dari Bagian Pendidikan. Selisihnya adalah daftar kerja hari itu, dan angkanya biasanya mengejutkan manajemen.

Kedua, buat profil peran yang benar. Minimal pisahkan peserta didik profesi dokter tahap klinik, peserta program spesialis, dan peserta didik tenaga kesehatan lain — masing-masing dengan hak baca, tulis, dan verifikasi yang eksplisit. Satu profil "dokter" untuk semuanya adalah temuan yang menunggu ditemukan.

Ketiga, jadikan tanggal kedaluwarsa sebagai kolom wajib. Akun peserta didik tidak boleh bisa dibuat tanpa tanggal berakhir. Ini perubahan prosedur sederhana yang menghapus seluruh kategori masalah sekaligus.

Keempat, siapkan satu contoh penelusuran. Dokumentasikan satu penelusuran jejak audit lengkap sebagai contoh baku, sehingga saat diminta surveyor, yang perlu dilakukan hanya mengganti nomor rekam medisnya.

Yang membedakan rumah sakit pendidikan yang siap dan yang tidak bukan kecanggihan sistemnya, melainkan apakah ada satu pihak yang namanya tertulis sebagai pemilik proses ini — dengan batas waktu yang benar-benar dijalankan, bukan hanya tercantum di kebijakan.

Sumber

• Kementerian Kesehatan RI, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/57/2026 tentang Pedoman Penetapan Rumah Sakit Pendidikan Penyelenggara Utama, Jejaring Rumah Sakit, dan Wahana Pendidikan — daftar produk hukum keslan.kemkes.go.id; teks resmi di jdih.kemkes.go.id.
• Kementerian Kesehatan RI, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — jdih.kemkes.go.id.
• Kementerian Kesehatan RI, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit, Bab MRMIK — jdih.kemkes.go.id.
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan — peraturan.bpk.go.id.
• Penelitian kualitatif kelengkapan resume medis oleh peserta PPDS Obstetri dan Ginekologi di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo — repositori tesis Universitas Gadjah Mada, etd.repository.ugm.ac.id.

FAQ

Apakah peserta didik boleh menulis di rekam medis elektronik pasien?

Boleh, sepanjang kewenangannya ditetapkan rumah sakit secara tertulis dan setiap entri tetap berada di bawah supervisi serta tanggung jawab DPJP atau pembimbing klinis. Yang tidak boleh adalah akses tanpa penetapan peran, entri yang tidak bisa diatribusikan ke individu, atau penggunaan akun milik staf lain. Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis mewajibkan akses rekam medis elektronik dibatasi kepada pihak berwenang dengan autentikasi yang dapat menelusuri setiap tindakan ke orangnya.

Berapa lama akun RME peserta didik seharusnya aktif?

Sepanjang masa stase atau rotasi yang tercantum di surat penugasan, bukan sepanjang tahun akademik atau tahun anggaran. Praktik yang dapat dipertanggungjawabkan adalah akun dibuat dengan tanggal kedaluwarsa otomatis sejak awal, sehingga akses berhenti sendiri ketika rotasi berakhir tanpa bergantung pada laporan manual dari bagian pendidikan.

Akun yang masih aktif setelah peserta didik selesai adalah temuan yang mudah dibuktikan surveyor dengan mencocokkan daftar pengguna aktif dan daftar rotasi.

Apakah satu akun bersama untuk kelompok co-assistant diperbolehkan?

Tidak. Akun bersama membuat jejak audit kehilangan fungsinya: sistem mencatat aktivitas atas nama satu kredensial, tetapi tidak dapat membuktikan siapa di antara anggota kelompok yang membuka atau mengubah data pasien. Akibatnya atribusi entri runtuh justru pada kelompok pengguna yang paling membutuhkan supervisi.

Setiap peserta didik perlu identitas login sendiri, dan kecepatan pembuatan akun saat angkatan baru masuk adalah masalah proses yang harus dibenahi, bukan alasan memakai akun bersama.

Siapa yang bertanggung jawab bila entri peserta didik salah atau tidak lengkap?

Tanggung jawab atas isi rekam medis tetap berada pada DPJP atau pembimbing klinis yang melakukan supervisi, bukan berpindah ke peserta didik. Karena itu sistem harus merekam dua hal sekaligus: siapa yang mengetik entri dan siapa yang memverifikasinya.

Tanpa kontrasignatur yang terekam, rumah sakit tidak dapat menunjukkan bahwa supervisi benar-benar terjadi — dan dokumen klinis yang dipakai untuk asuhan maupun penagihan berdiri tanpa penanggung jawab yang jelas.

Apa saja bukti yang biasanya diminta surveyor soal akses peserta didik?

Umumnya empat berkas: keputusan direktur atau kebijakan tertulis tentang kewenangan akses per peran termasuk peserta didik; matriks kewenangan yang membedakan hak baca, tulis, dan verifikasi; daftar pengguna aktif yang dapat dicocokkan dengan daftar rotasi berjalan; dan contoh penelusuran jejak audit atas satu rekam medis pasien yang menunjukkan siapa mengakses, kapan, dan dalam peran apa.

Rumah sakit yang bisa mengeluarkan keempatnya dalam hitungan menit berada di posisi jauh lebih aman daripada yang harus menggali log manual.