Laporan RL Kemenkes dari SIMRS: 5 Data Wajib yang Sering Tidak Cocok dengan Rekam Medis

Angka laporan RL yang dikirim ke Kemenkes ditarik dari SIMRS, tetapi di banyak rumah sakit angka itu tidak cocok dengan rekam medis maupun berkas klaim. Penyebabnya hampir selalu bukan sistem yang rusak, melainkan lima kelompok data wajib yang didefinisikan berbeda oleh unit yang berbeda — dan tidak pernah direkonsiliasi sebelum dikirim.

Selisih ini biasanya baru terlihat saat ada permintaan klarifikasi, saat surveyor menelusuri satu indikator sampai ke sumber datanya, atau saat data pelaporan dipakai untuk menilai kemampuan layanan rumah sakit. Pada titik itu, yang dipertanyakan bukan mutu layanannya, melainkan mengapa rumah sakit punya dua angka untuk satu hal yang sama.

Mengapa Angka RL dan Rekam Medis Bisa Berbeda Padahal Sumbernya Satu

Angka RL dan angka rekam medis berbeda karena keduanya menjawab kalimat yang tidak identik. SIMRS menarik angka dari transaksi yang tercatat pada modul registrasi dan billing dengan batas periode sistem, sementara unit menghitung dari register kerja dengan batas periode operasional. Dua definisi yang sah menghasilkan dua angka yang sama-sama bisa dipertahankan.

Persoalannya, borang RL tidak menyediakan ruang untuk dua jawaban. Yang terkirim adalah satu angka, dan angka itulah yang menjadi rujukan pihak luar. Ketika penelusuran dilakukan dan unit menunjukkan buku registernya, selisih tersebut berubah dari perbedaan metodologi menjadi masalah tata kelola data — sesuatu yang harus dijelaskan, bukan sekadar dijumlahkan ulang.

Struktur borang RL sendiri masih mengikuti pembagian yang dikenal selama ini: RL 1 untuk data dasar rumah sakit yang diperbarui setiap kali ada perubahan, RL 2 untuk data ketenagaan, RL 3 untuk data kegiatan pelayanan, RL 4 untuk data morbiditas dan mortalitas, serta RL 5 untuk data bulanan berisi kunjungan dan sepuluh besar penyakit. Lima kelompok itu pula yang menjadi lima titik selisih paling sering muncul.

1. Data Kunjungan (RL 5): Kunjungan atau Pasien?

Selisih data kunjungan hampir selalu berasal dari satu hal: SIMRS menghitung kunjungan sebagai transaksi pendaftaran, sedangkan unit rawat jalan menghitung pasien yang dilayani. Satu pasien yang dikonsultasikan ke dua spesialis pada hari yang sama menjadi dua angka di sistem dan satu angka di poliklinik. Keduanya tidak salah.

Perbedaan ini melebar pada pola pelayanan tertentu. Pasien penyakit kronis yang mengambil obat tanpa bertemu dokter, pasien yang datang hanya untuk pemeriksaan penunjang atas permintaan fasilitas lain, dan pasien yang dijadwalkan ulang pada hari yang sama semuanya diperlakukan berbeda oleh modul registrasi dan oleh register poliklinik.

Yang perlu diputuskan bukan mana yang benar, melainkan definisi mana yang dipakai untuk RL 5 — lalu definisi itu dituliskan, bukan diwariskan lisan dari petugas lama ke petugas baru. Tanpa itu, mutasi satu staf pelaporan sudah cukup untuk mengubah angka rumah sakit tanpa ada perubahan apa pun pada layanannya.

2. Data Morbiditas (RL 4): Diagnosis Terkunci Sebelum Koding Final

Data morbiditas sering tidak cocok karena RL 4 meminta diagnosis dalam kode ICD-10, sementara diagnosis di rekam medis masih bergerak. Koder merevisi diagnosis utama setelah membaca berkas lengkap, dan revisi lanjutan terjadi saat berkas klaim dikembalikan verifikator. Jika RL 4 ditarik sebelum koding final, yang terkirim adalah versi diagnosis yang sudah tidak dipakai lagi.

Pola ini paling terasa pada kasus dengan komorbiditas dan pada kasus yang sempat berpindah ruangan. Diagnosis utama yang tercatat saat pasien masuk kerap berbeda dengan diagnosis utama yang akhirnya dikoding untuk klaim — dan perbedaan itu wajar secara klinis. Yang tidak wajar adalah rumah sakit melaporkan dua versi ke dua tujuan berbeda tanpa mengetahuinya.

Untuk pelaporan INA-CBG, pedoman yang berlaku adalah Permenkes 26 Tahun 2021, dengan koding diagnosis mengacu pada ICD-10 versi WHO dan ICD-9-CM untuk prosedur. Menyelaraskan waktu tarik RL 4 dengan waktu koding final adalah perbaikan berbiaya nol yang menutup selisih ini hampir seluruhnya.

3. Data Kegiatan Pelayanan (RL 3): Tindakan Dihitung dari Modul yang Berbeda

Selisih pada data kegiatan pelayanan muncul karena satu tindakan bisa tercatat di lebih dari satu tempat: order dokter di modul RME, pelaksanaan di modul unit penunjang, dan penagihan di modul billing. Bergantung modul mana yang dijadikan sumber, jumlah tindakan operasi, pemeriksaan radiologi, atau pemeriksaan laboratorium akan berbeda.

Arahnya pun bisa diperkirakan. Angka dari modul order cenderung lebih tinggi karena memuat order yang dibatalkan atau tidak dilaksanakan; angka dari billing cenderung lebih rendah karena tindakan yang masuk paket tidak selalu tercatat sebagai item terpisah. Rumah sakit yang menarik RL 3 dari billing dan memvalidasinya dengan register unit penunjang akan selalu menemukan selisih.

Akar masalahnya sering ada pada tata kelola master data: satu tindakan yang punya lebih dari satu kode item, atau pemetaan tindakan ke kode prosedur yang tidak diperbarui. Ini pekerjaan yang biasanya tak bertuan antara unit teknologi informasi, unit penunjang, dan keuangan.

4. Data Mortalitas (RL 4): Batas 48 Jam dan Kasus yang Dikecualikan

Data mortalitas tidak cocok karena batas waktu dan pengecualian kasus diterapkan tidak seragam. Angka kematian netto memisahkan kematian setelah 48 jam perawatan dari kematian keseluruhan, dan perhitungan itu bergantung pada jam masuk serta jam meninggal yang tercatat — dua data yang paling sering diisi belakangan dan dibulatkan.

Kasus yang perlu diputuskan secara eksplisit cukup banyak: pasien yang tiba sudah tanpa tanda kehidupan, pasien yang meninggal di ruang gawat darurat sebelum diregistrasi sebagai pasien rawat inap, bayi lahir mati, serta pasien yang keluarganya menolak perawatan lanjutan. Setiap kategori punya alasan yang bisa dipertahankan untuk masuk atau dikeluarkan dari denominator. Yang tidak bisa dipertahankan adalah memperlakukannya berbeda antar-bulan.

Indikator kematian juga dipakai untuk keperluan lain, termasuk pemantauan mutu internal, sehingga selisihnya menular. Menyelaraskan definisi mortalitas satu kali akan memperbaiki lebih dari satu laporan sekaligus — pembahasan lebih rinci mengenai penggunaan angka kematian netto dan bruto sebagai dasar evaluasi mutu layanan klinis menjelaskan mengapa kedua angka ini tidak bisa dipakai bergantian.

5. Data Dasar dan Ketenagaan (RL 1 dan RL 2): Data Statis yang Tak Pernah Diperbarui

Data dasar dan ketenagaan justru paling rentan karena sifatnya dianggap statis. RL 1 hanya diperbarui bila ada perubahan, sehingga jumlah tempat tidur per kelas, ketersediaan layanan, dan sarana penunjang mudah tertinggal dari keadaan sebenarnya. RL 2 mengalami hal serupa saat tenaga kesehatan masuk, keluar, atau berubah status kredensial.

Selisih pada dua borang inilah yang paling mudah diperiksa pihak luar, karena datanya dapat dibandingkan dengan dokumen perizinan dan dokumen akreditasi tanpa perlu membuka rekam medis. Jumlah tempat tidur yang berbeda antara borang pelaporan, izin operasional, dan denah ruangan adalah temuan yang sulit dijelaskan sebagai perbedaan metodologi.

Sejak Permenkes 6/2026 mengubah dasar klasifikasi rumah sakit dari sistem kelas menjadi kemampuan layanan, ketepatan RL 1 dan RL 2 naik kelas dari urusan administratif menjadi bahan penilaian. Rincian mengenai data SIMRS mana saja yang dipakai menilai kemampuan layanan memperjelas bagian mana yang perlu dibenahi lebih dahulu.

Dasar Hukum

• Permenkes 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — regulasi induk penyelenggaraan rumah sakit, ditetapkan 4 Juni 2026 dan berlaku 12 Juni 2026. Mengatur pencatatan dan pelaporan rumah sakit ke dalam sistem informasi kesehatan yang terintegrasi secara nasional, serta sanksi administratif atas pelanggarannya. Peraturan ini mencabut 21 peraturan lama, termasuk Permenkes 1171/Menkes/Per/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit yang selama ini menjadi dasar pelaporan RL. Latar belakang pencabutan dan kewajiban penggantinya diuraikan pada pembahasan pencabutan aturan SIMRS lama dan kewajiban baru yang menggantikannya.
• UU 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan — menempatkan penyelenggaraan sistem informasi kesehatan nasional dan kewajiban fasilitas pelayanan kesehatan menyampaikan data sebagai bagian dari penyelenggaraan kesehatan.
• Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — mengatur penyelenggaraan rekam medis elektronik sebagai sumber data pelayanan yang dilaporkan.
• Permenkes 26 Tahun 2021 tentang Pedoman INA-CBG — acuan koding diagnosis dan prosedur untuk berkas klaim, yang harus selaras dengan diagnosis yang dilaporkan pada RL 4.
• Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES), KMK HK.01.07/MENKES/1596/2024 — Bab Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan mengatur tata kelola data dan informasi, termasuk keterlacakan angka yang dilaporkan.

Mengapa Selisih Ini Sekarang Lebih Mahal daripada Sebelumnya

Konsekuensi selisih data pelaporan meningkat sepanjang 2026 karena Kemenkes menunjukkan kesediaan menindak kualitas data, bukan hanya ketiadaan laporan. Pada Maret 2026, Kemenkes mengedarkan rekomendasi sanksi kepada 1.306 rumah sakit yang belum memperbaiki pengiriman data rekam medis elektroniknya — dengan bentuk sanksi berupa penurunan akreditasi atau pembekuan izin operasional bagi yang belum terakreditasi.

Yang perlu dicatat dari peristiwa itu bukan angkanya, melainkan urutannya: teguran dan sosialisasi berjalan lebih dahulu sepanjang 2024 dan 2025, dan masih tersedia masa sanggah bagi rumah sakit yang memperbaiki pengirimannya. Artinya, kualitas data pelaporan diperlakukan sebagai kewajiban yang dapat ditagih bertahap — bukan formalitas yang cukup dipenuhi sekali setahun.

Bagi Wadir Pelayanan dan Kabag Rekam Medis, implikasinya praktis. Angka yang tidak dapat dilacak sampai ke sumbernya adalah kewajiban yang belum tuntas, meskipun borangnya sudah terkirim tepat waktu.

Tiga Langkah Rekonsiliasi yang Bisa Dijalankan Bulan Ini

Rekonsiliasi laporan RL tidak memerlukan penggantian sistem. Tiga langkah berikut menutup mayoritas selisih dan dapat diselesaikan dalam satu siklus pelaporan bulanan, dengan syarat ada satu unit yang diberi kewenangan memutuskan definisi.

Pertama, kunci definisi dan tuliskan. Untuk setiap borang, tetapkan satu kalimat definisi: apa yang dihitung, kasus apa yang dikecualikan, dan modul mana yang menjadi sumber. Dokumen ini tidak perlu panjang, tetapi harus ditandatangani dan menjadi rujukan saat ada perbedaan.

Kedua, satukan periode tarik data. Tetapkan tanggal tarik data yang sama untuk RL, rekam medis, dan berkas klaim, dan letakkan tanggal itu setelah koding final — bukan sebelum. Ini satu perubahan jadwal yang menghilangkan seluruh kelas selisih pada RL 4.

Ketiga, jalankan rekonsiliasi sebelum kirim, bukan setelah ditanya. Bandingkan angka borang dengan angka unit setiap bulan, catat selisih yang tersisa beserta alasannya, dan simpan catatan itu. Ketika penelusuran terjadi, dokumen inilah yang membedakan rumah sakit yang mengelola datanya dari rumah sakit yang kebetulan angkanya cocok. Pemantauan rutin beberapa angka kunci SIMRS setiap bulan membuat selisih terdeteksi jauh sebelum menjadi temuan.

Sumber

• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit — JDIH Kementerian Kesehatan RI (ditetapkan 4 Juni 2026, berlaku 12 Juni 2026)
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/Per/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit — JDIH Kementerian Kesehatan RI (dicabut oleh Permenkes 6/2026)
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis — JDIH Kementerian Kesehatan RI
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 26 Tahun 2021 tentang Pedoman Indonesian Case Base Groups (INA-CBG) — JDIH Kementerian Kesehatan RI
• Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit — Kementerian Kesehatan RI
• Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) — pelaporan RL 1 sampai RL 5, Kementerian Kesehatan RI (sirs.kemkes.go.id)
• "Kemenkes Beri Sanksi kepada 1.306 Rumah Sakit karena Tak Perbaiki Data RME" — Tempo.co, 2026 (surat Kemenkes nomor YM.02.02/D/971/2026 tanggal 11 Maret 2026)

FAQ

Apakah pelaporan RL masih wajib setelah Permenkes 6/2026?

Ya. Permenkes 6 Tahun 2026 tentang Rumah Sakit mencabut Permenkes 1171/Menkes/Per/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, tetapi kewajiban pencatatan dan pelaporan tidak hilang — ia dipindahkan ke batang tubuh Permenkes 6/2026, yang mewajibkan setiap rumah sakit mencatat dan melaporkan seluruh kegiatan penyelenggaraan rumah sakit ke dalam sistem informasi kesehatan yang terintegrasi secara nasional.

Yang berubah adalah dasar hukumnya, bukan pekerjaannya. Struktur borang RL 1 sampai RL 5 masih dipakai pada platform pelaporan Kemenkes, sehingga rumah sakit tetap perlu memastikan angka yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan sampai ke sumber datanya.

Siapa yang seharusnya memiliki angka laporan RL di rumah sakit?

Kepemilikan angka sebaiknya melekat pada satu unit — umumnya rekam medis atau unit informasi — dengan kewenangan mengunci definisi dan periode tarik data. Unit lain tetap menjadi pemilik data mentah di wilayahnya, tetapi bukan pemilik angka laporan.

Tanpa penunjukan yang jelas, setiap unit merasa angkanya paling benar dan selisih tidak pernah tuntas. Penunjukan ini lebih menentukan daripada kemampuan teknis sistem, karena selisih yang paling sering terjadi berakar pada definisi, bukan pada kegagalan tarik data.

Apa risiko konkret jika angka RL berbeda dengan rekam medis?

Risikonya berlapis. Pada survei akreditasi, penelusuran satu indikator sampai ke sumber data akan memunculkan selisih tersebut sebagai temuan tata kelola data. Pada permintaan klarifikasi dari Kemenkes atau dinas kesehatan, rumah sakit kesulitan menjelaskan mengapa ada dua angka untuk satu hal yang sama.

Sejak Permenkes 6/2026 mendasarkan klasifikasi pada kemampuan layanan, data pelaporan yang tidak dapat dipertahankan juga melemahkan posisi rumah sakit saat kemampuan layanannya dinilai. Permenkes 6/2026 mengatur sanksi administratif atas pelanggaran kewajiban pencatatan dan pelaporan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonsiliasi angka RL?

Rekonsiliasi pertama biasanya memakan satu sampai dua siklus bulanan, karena sebagian besar waktunya habis untuk menyepakati definisi lintas unit — bukan untuk mengolah data. Pekerjaan teknisnya sendiri relatif singkat begitu sumber angka ditetapkan.

Setelah definisi, periode, dan sumber angka dikunci dan dituangkan dalam satu dokumen, rekonsiliasi bulan berikutnya umumnya menjadi pekerjaan beberapa jam. Yang membuatnya terasa berat pada awalnya adalah keputusan tata kelola yang tertunda, bukan volume datanya.