Kontrol Pembuatan, Perbaikan, dan Pembatalan SEP dari Dalam RME

Di banyak rumah sakit, petugas pendaftaran bekerja di dua tempat sekaligus: aplikasi BPJS pada satu jendela dan sistem rumah sakit pada jendela lain. Selama keduanya berjalan mulus, cara ini terasa biasa saja. Persoalan muncul ketika satu penyimpanan gagal atau jaringan tersendat, karena petugas tidak punya cara cepat memastikan apakah berkas pertama sudah terbit. Yang paling masuk akal dilakukan saat itu adalah mengulang, dan pengulangan itulah yang melahirkan SEP, surat kontrol, atau rujukan kembar. Menyatukan siklus surat ke satu layar menghapus pertanyaan tersebut, karena status tiap berkas terbaca berdampingan dengan data pasiennya.

Tata cara penerbitan dan perbaikan surat BPJS diatur dalam ketentuan teknis pelaksana yang tidak termasuk dasar hukum yang kami rujuk di klaster ini. Halaman ini menjelaskan alur kerjanya, dengan kewajiban kendali mutu kendali biaya pada Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1) sebagai payungnya.

Seluruh siklus surat dikerjakan dari layar pasien: penerbitan, perbaikan, dan pembatalan, dengan penanda yang memperlihatkan berkas mana yang sudah terbit. Data pasien dan data berkas berasal dari sumber yang sama, sehingga petugas tidak perlu mengetik ulang maupun mencocokkan dua tampilan secara manual.

Pengurangan berkas kembar terasa paling jelas pada rumah sakit dengan volume rawat jalan besar, karena di sanalah pengulangan paling sering terjadi. Dampaknya berlapis. Di loket, waktu pelayanan per pasien memendek karena petugas berhenti berpindah jendela. Di tim casemix, jumlah berkas yang perlu dicocokkan berkurang, dan pekerjaan mencocokkan itulah yang biasanya memakan malam menjelang tenggat pengiriman. Di sisi hubungan dengan verifikator, berkas yang bersih sejak awal membuat pembahasan berlangsung singkat karena tidak ada berkas ganda yang perlu dijelaskan asal-usulnya. Yang berkurang bukan hanya kesalahan, melainkan juga waktu yang terpakai untuk memperbaikinya.