Kontrol 2 dari 32 · Front-Office & Administratif

Kontrol Penerbitan SEP dan Siklus Surat Kontrol dari Dalam RME

Berkas kembar hampir selalu lahir dari perpindahan jendela. Kontrol ini menyatukan penerbitan, perbaikan, dan pembatalan surat BPJS ke dalam satu layar yang sama dengan rekam medis pasien. Penanda status memperlihatkan berkas mana yang sudah terbit, sehingga percobaan kedua hanya dilakukan bila memang diperlukan.

Modul: RME & SIMRS

Diperbarui 30 Juli 2026 · MedMinutes

Jawaban singkat

Cara membuat dan memperbaiki SEP BPJS langsung dari RME?

Kontrol pembuatan SEP berarti surat BPJS diurus dari dalam RME yang sama dengan rekam medis pasien: SEP diterbitkan, rencana kontrol dan surat kontrol dibuat, diperbaiki, atau dibatalkan, dan data rujukan ditarik tanpa berpindah aplikasi. Penanda status memperlihatkan berkas mana yang sudah terbit, sehingga petugas tidak menerbitkan berkas kembar saat berpindah aplikasi.

Kenapa berpindah-pindah aplikasi menciptakan berkas kembar?

Di banyak rumah sakit, petugas pendaftaran bekerja di dua tempat sekaligus: aplikasi BPJS pada satu jendela dan sistem rumah sakit pada jendela lain. Selama keduanya berjalan mulus, cara ini terasa biasa saja. Persoalan muncul ketika satu penyimpanan gagal atau jaringan tersendat, karena petugas tidak punya cara cepat memastikan apakah berkas pertama sudah terbit. Yang paling masuk akal dilakukan saat itu adalah mengulang, dan pengulangan itulah yang melahirkan SEP, surat kontrol, atau rujukan kembar. Menyatukan siklus surat ke satu layar menghapus pertanyaan tersebut, karena status tiap berkas terbaca berdampingan dengan data pasiennya.

Apa yang terjadi kalau SEP perlu diperbaiki setelah pasien pulang?

Tata cara penerbitan dan perbaikan surat BPJS diatur dalam ketentuan teknis pelaksana yang tidak termasuk dasar hukum yang kami rujuk di klaster ini. Halaman ini menjelaskan alur kerjanya, dengan kewajiban kendali mutu kendali biaya pada Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1) sebagai payungnya.

Dasar payung Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1) — kewajiban fasilitas kesehatan menerapkan kendali mutu dan kendali biaya.

Apa saja surat BPJS yang bisa diurus tanpa keluar dari RME?

Seluruh siklus surat dikerjakan dari layar pasien: penerbitan, perbaikan, dan pembatalan, dengan penanda yang memperlihatkan berkas mana yang sudah terbit. Data pasien dan data berkas berasal dari sumber yang sama, sehingga petugas tidak perlu mengetik ulang maupun mencocokkan dua tampilan secara manual.

Buka berkas dari data pasien
Petugas membuka pasien yang sedang dilayani, lalu melihat daftar surat BPJS yang sudah terbit dan yang belum untuk kunjungan tersebut.
Terbitkan surat yang diperlukan
SEP, rencana kontrol, atau surat kontrol diterbitkan dari layar itu juga melalui sambungan VClaim, tanpa berpindah ke aplikasi terpisah.
Periksa penanda status
Penanda status diperiksa sebelum penerbitan ulang, sehingga percobaan kedua hanya dilakukan bila berkas pertama memang belum terbit.
Perbaiki atau batalkan bila perlu
Perbaikan dan pembatalan dikerjakan dari layar yang sama mengikuti ketentuan yang berlaku, dan riwayatnya tersimpan pada berkas tersebut.
Serahkan ke penyusunan klaim
Karena berkas dan rekam medis berada pada satu tempat, tim casemix membaca keduanya tanpa mencocokkan data antar aplikasi.

Bagaimana petugas tahu berkas mana yang sudah terbit dan mana yang belum?

Pengurangan berkas kembar terasa paling jelas pada rumah sakit dengan volume rawat jalan besar, karena di sanalah pengulangan paling sering terjadi. Dampaknya berlapis. Di loket, waktu pelayanan per pasien memendek karena petugas berhenti berpindah jendela. Di tim casemix, jumlah berkas yang perlu dicocokkan berkurang, dan pekerjaan mencocokkan itulah yang biasanya memakan malam menjelang tenggat pengiriman. Di sisi hubungan dengan verifikator, berkas yang bersih sejak awal membuat pembahasan berlangsung singkat karena tidak ada berkas ganda yang perlu dijelaskan asal-usulnya. Yang berkurang bukan hanya kesalahan, melainkan juga waktu yang terpakai untuk memperbaikinya.

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa duplikasi SEP sering terjadi?

Umumnya karena petugas bekerja di dua tempat sekaligus: aplikasi BPJS di satu jendela, sistem rumah sakit di jendela lain. Ketika salah satu gagal menyimpan atau jaringan tersendat, petugas mengulang tanpa tahu berkas pertama sudah terbit. Penanda status di satu layar menutup celah ini.

Surat apa saja yang bisa dibuat langsung dari RME MedMinutes?

SEP, rencana kontrol dan surat kontrol, serta penarikan data rujukan, seluruhnya melalui sambungan VClaim. Data kunjungan juga dipantau dari sisi RME sehingga status berkas per pasien terlihat tanpa membuka aplikasi terpisah. Karena semuanya berada di satu tempat, petugas baru pun lebih cepat terbiasa dengan alurnya.

Bagaimana kalau SEP terlanjur salah dan pasien sudah pulang?

Untuk rencana kontrol dan surat kontrol, perbaikan dan pembatalan dikerjakan dari layar yang sama dengan penerbitannya. Untuk SEP, yang tersedia dari dalam sistem adalah penerbitan; perbaikan dan pembatalan SEP mengikuti aturan serta aplikasi di sisi BPJS. Yang membantu tim casemix adalah setiap permintaan ke layanan BPJS beserta responsnya tersimpan, sehingga urutan kejadian pada satu berkas bisa ditelusuri kembali saat berkas dipertanyakan.

Apakah ini mengurangi pekerjaan tim koder?

Membantu tim koder Anda di bagian hulu. Semakin sedikit berkas kembar dan berkas yang datanya berbeda antara aplikasi BPJS dan rekam medis, semakin sedikit pula waktu yang terpakai untuk mencocokkan ulang menjelang tenggat pengiriman klaim bulanan. Pengurangan pekerjaan berulang seperti ini biasanya paling terasa pada rumah sakit dengan volume rawat jalan besar.

Kontrol lain yang berkaitan

Lihat kontrol ini berjalan di rumah sakit Anda

Kami tunjukkan langsung di RME & SIMRS MedMinutes, memakai alur kerja dan data rumah sakit Anda sendiri, dalam sesi 30 menit.

Jadwalkan demo 30 menit

Atau telusuri dulu 32 titik kontrol lain di halaman induk.