Lewati ke konten utama

Kontrol 1 dari 32 · Front-Office & Administratif

Kontrol Keabsahan Rujukan dan Surat Kontrol Sebelum SEP Diterbitkan

Berkas rujukan yang tampak lengkap di loket bisa berubah menjadi berkas yang dikembalikan enam minggu kemudian. Kontrol ini memindahkan pemeriksaan keabsahan rujukan ke titik paling awal, sebelum SEP terbit dan sebelum pasien dilayani.

Modul: RME & SIMRS

Diperbarui · MedMinutes

Jawaban singkat

Cara memastikan rujukan BPJS masih berlaku sebelum SEP dibuat?

Kontrol keabsahan rujukan adalah pemeriksaan status kepesertaan, masa berlaku rujukan, dan kesesuaian jenis pelayanan sebelum Surat Eligibilitas Peserta diterbitkan. Di SIMRS MedMinutes, rujukan yang tanggal kunjungannya sudah lewat 90 hari tidak lagi ditawarkan sebagai pilihan saat pendaftaran, jadwal yang dapat dipilih dibatasi pada poli yang tertera di rujukan, dan kunjungan yang rujukannya sudah pernah menerbitkan SEP ditandai sebagai kunjungan lanjutan.

Kenapa berkas yang tampak lengkap masih bisa membuat klaim tertahan?

Berkas yang tidak sah jarang terlihat tidak sah. Rujukan tetap tercetak rapi, tanda tangannya ada, dan pasien sudah menunggu di depan loket. Yang tidak terlihat mata adalah tiga hal yang justru menentukan: apakah masa berlaku rujukan sudah lewat, apakah jenis pelayanan pada rujukan cocok dengan poli tujuan hari ini, dan apakah kunjungan ini sebenarnya kunjungan kedua. Ketiganya hanya bisa dijawab dengan membandingkan data rujukan terhadap data kunjungan, dan perbandingan itu terlalu berat dilakukan manual pada jam sibuk. Karena tidak terjawab di loket, jawabannya datang belakangan dalam bentuk berkas yang dikembalikan.

Bagaimana kalau jenis pelayanan di rujukan tidak cocok dengan kunjungan hari ini?

Kewajiban menerapkan kendali mutu dan kendali biaya bersandar pada Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1). Adapun batas 90 hari yang dijalankan sistem berasal dari ketentuan teknis layanan BPJS, bukan dari pasal yang kami kutip di sini, sehingga kami menyebutnya sebagai perilaku sistem.
  • Dasar payung Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1) — kewajiban fasilitas kesehatan menerapkan kendali mutu dan kendali biaya.

Apa saja yang sebenarnya perlu dicek sebelum SEP dicetak?

Pemeriksaan berjalan pada saat petugas menyiapkan penerbitan SEP, memakai data rujukan yang ditarik langsung dari VClaim. Petugas tidak menjalankan langkah tambahan; yang berubah hanyalah sistem ikut membaca data yang sama, lalu hanya menawarkan rujukan dan jadwal yang masih memenuhi syarat. Yang perlu disiapkan rumah sakit hanyalah kesepakatan tentang cara mengarahkan pasien ketika rujukannya sudah tidak bisa dipakai.

  1. Tarik data rujukan dan rencana kontrol

    Saat pasien didaftarkan, data rujukan dan rencana kontrol ditarik dari VClaim sehingga isinya terbaca di layar yang sama dengan pendaftaran.

  2. Hitung masa berlaku rujukan

    Sistem menghitung selisih tanggal kunjungan terhadap tanggal rujukan; rujukan yang sudah melewati 90 hari tidak lagi ditawarkan sebagai pilihan di loket.

  3. Batasi jadwal ke poli rujukan

    Poli tujuan diturunkan dari data rujukan, lalu daftar jadwal yang dapat dipilih petugas dibatasi pada poli itu, sehingga kunjungan tidak melenceng dari rujukannya.

  4. Tandai kunjungan lanjutan

    Sistem membaca jumlah SEP yang sudah pernah terbit untuk rujukan itu, lalu menandai kunjungan sebagai kunjungan lanjutan agar petugas tahu berkas ini bagian dari episode yang sudah berjalan.

  5. Arahkan pasien sejak di loket

    Bila salah satu syarat tidak terpenuhi, petugas mengarahkan pengurusan berkas baru dan mencatat alasannya, selagi pasien masih berada di tempat.

Apa yang terjadi kalau rujukan sudah lewat 90 hari?

Manfaat kontrol ini jarang muncul sebagai angka besar dalam satu bulan. Yang berubah adalah tempat pekerjaannya. Tanpa pemeriksaan di loket, berkas dengan rujukan tidak sah tetap berjalan melewati poli, koding, dan penyusunan klaim, lalu kembali sebagai berkas yang harus ditelusuri ulang ketika pasien sudah lama pulang. Pada titik itu, bukti pendukungnya lebih sulit dikumpulkan dan pasien lebih sulit dihubungi. Memindahkan pemeriksaan ke awal berarti memindahkan beban dari akhir bulan yang selalu padat ke menit pertama yang relatif longgar. Bagi tim casemix, dampaknya terasa sebagai berkurangnya berkas yang harus diurus dua kali.

Halaman ini menjelaskan penyaringan rujukan yang tanggal kunjungannya sudah lewat 90 hari, pembatasan jadwal pada poli yang tertera di rujukan, dan penandaan kunjungan lanjutan. Batas 90 hari yang sama juga berlaku untuk surat kontrol berdasarkan tanggal terbitnya. Pemeriksaan surat kontrol berdasarkan usia tujuh hari tidak termasuk kemampuan yang kami sediakan.

Pertanyaan yang sering muncul

Apa yang dilakukan sistem kalau rujukan pasien sudah kedaluwarsa?

SIMRS MedMinutes menghitung selisih tanggal kunjungan terhadap tanggal rujukan. Rujukan yang sudah melewati 90 hari tidak lagi muncul sebagai pilihan di layar pendaftaran, sehingga petugas mengetahuinya sejak di loket dan pasien bisa langsung diarahkan mengurus rujukan baru, bukan setelah berkas ditolak saat verifikasi. Batas 90 hari yang sama juga berlaku untuk surat kontrol, dihitung dari tanggal terbitnya.

Bagaimana sistem menangani rujukan yang jenis pelayanannya tidak cocok?

Saat data rujukan ditarik dari VClaim, poli tujuan diturunkan dari rujukan itu, lalu daftar jadwal yang dapat dipilih petugas dibatasi pada poli tersebut. Ketidakcocokan dicegah dengan tidak menawarkan jadwal di luar poli rujukan, sehingga salah satu penyebab berkas dikembalikan yang paling sering muncul di rawat jalan tertutup sejak pendaftaran.

Apakah surat kontrol yang usianya kurang dari tujuh hari otomatis ditolak sistem?

Tidak. Di RME dan SIMRS MedMinutes tidak ada aturan yang memblokir surat kontrol berdasarkan usia tujuh hari. Yang berlaku adalah batas 90 hari dari tanggal terbit surat kontrol: surat yang lebih tua dari itu tidak lagi ditawarkan sebagai pilihan. Selebihnya, data rencana kontrol dan surat kontrol ditarik dari VClaim agar isinya terlihat sebelum pasien dilayani, dan keputusan tetap di tangan petugas.

Kontrol ini milik front office atau tim casemix?

Pemiliknya front office, tetapi manfaatnya dinikmati tim casemix. Setiap berkas yang lolos dengan rujukan tidak sah akan muncul kembali berminggu-minggu kemudian sebagai berkas yang dikembalikan. Memindahkan pemeriksaan ke loket berarti memindahkan pekerjaan dari akhir siklus ke awal siklus. Pemindahan itu juga membuat beban kerja lebih merata sepanjang bulan, tidak menumpuk menjelang tenggat pengiriman berkas.

Apa yang tetap perlu diperiksa manual?

Kesesuaian kondisi pasien dengan poli tujuan, kelengkapan berkas fisik yang diminta, dan keputusan pada kasus gawat darurat yang memang tidak memerlukan rujukan. Sistem menutup pemeriksaan yang bisa dihitung dari data; penilaian yang butuh konteks klinis tetap milik petugas dan dokter.

Kontrol lain yang berkaitan

Lihat kontrol ini berjalan di rumah sakit Anda

Kami tunjukkan langsung di RME & SIMRS MedMinutes, memakai alur kerja dan data rumah sakit Anda sendiri, dalam sesi 30 menit.

Jadwalkan demo 30 menit

Atau telusuri dulu 32 titik kontrol lain di halaman induk.