Lewati ke konten utama

Kontrol 6 dari 32 · Front-Office & Administratif

Kontrol Data SEP dan Validasi Kepesertaan Sebelum Layanan Diberikan

Sebagian berkas tidak tertahan karena catatan klinisnya kurang, melainkan karena data administratifnya berbeda antar sistem. Kontrol ini mencocokkan data kepesertaan dan SEP sejak pasien masih dalam layanan. Termasuk di dalamnya penelusuran kunjungan rawat jalan yang ternyata belum memiliki SEP sama sekali, sebelum penyusunan klaim.

Modul: RME & SIMRS

Diperbarui · MedMinutes

Jawaban singkat

Cara memastikan kepesertaan BPJS aktif sebelum pasien dilayani?

Kontrol data SEP memastikan status kepesertaan pasien aktif dan data pada Surat Eligibilitas Peserta cocok dengan rekam medis, diperiksa dari dalam RME sebelum layanan berjalan. Termasuk di dalamnya penelusuran kunjungan rawat jalan yang belum memiliki SEP, sehingga berkasnya tidak baru ketahuan saat penyusunan klaim bulanan.

Kapan sebenarnya status kepesertaan perlu diperiksa?

Data administratif jarang mendapat perhatian sebesar data klinis, padahal ia yang lebih dulu diperiksa. Nomor SEP, tanggal kunjungan, jenis rawat, dan kelas hak peserta harus konsisten antara catatan rumah sakit dan data di sisi BPJS. Ketidaksesuaian pada salah satunya cukup untuk menahan berkas, meski seluruh catatan klinisnya lengkap. Kontrol ini menampilkan data SEP dan data kunjungan berdampingan dengan data pasien di rekam medis, sekaligus menelusuri kunjungan rawat jalan yang belum memiliki SEP sama sekali. Keduanya diperiksa saat pasien masih dilayani, ketika perbaikan masih murah dan bukti pendukung masih mudah dikumpulkan.

Apa yang harus dilakukan kalau data SEP dan rekam medis berbeda?

Ketentuan teknis kepesertaan dan penerbitan SEP berada pada aturan pelaksana yang tidak termasuk dasar hukum yang kami rujuk di klaster ini. Payungnya tetap Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1), yang mewajibkan fasilitas kesehatan menerapkan kendali mutu dan kendali biaya.
  • Dasar payung Perpres 82/2018 Pasal 87 ayat (1) — kewajiban fasilitas kesehatan menerapkan kendali mutu dan kendali biaya.

Bagaimana kunjungan tanpa SEP bisa lolos sampai akhir bulan?

Pencocokan berjalan di layar yang sudah dipakai untuk melayani pasien, memakai data pemantauan kunjungan dari sisi BPJS. Yang perlu disepakati rumah sakit adalah siapa yang menindaklanjuti perbedaan data ketika ditemukan, agar temuan tidak berhenti sebagai tampilan di layar. Karena pemeriksaan berjalan di layar pelayanan, petugas tidak perlu membuka aplikasi terpisah untuk memastikan kesesuaian datanya.
    [{'name': 'Tarik data kunjungan dan SEP', 'text': 'Data pemantauan kunjungan ditarik dari layanan BPJS, lalu ditampilkan berdampingan dengan data pasien pada rekam medis.'}, {'name': 'Bandingkan data pokok', 'text': 'Nomor SEP, tanggal, jenis rawat, dan kelas hak peserta dibandingkan, sehingga perbedaan terbaca tanpa membuka aplikasi terpisah.'}, {'name': 'Telusuri kunjungan tanpa SEP', 'text': 'Kunjungan rawat jalan yang belum memiliki SEP ditelusuri dan disusun menjadi daftar, agar tidak baru ketahuan saat penyusunan klaim.'}, {'name': 'Perbaiki berkas yang keliru', 'text': 'Perbaikan dilakukan pada berkas yang memang salah, mengikuti ketentuan perbaikan yang berlaku di sisi BPJS.'}, {'name': 'Kelompokkan penyebabnya', 'text': 'Perbedaan yang berulang dikelompokkan menurut penyebab, agar perbaikan diarahkan pada alur kerjanya dan tidak berulang bulan berikutnya.'}]

Berapa besar dampaknya terhadap berkas yang dikembalikan?

Apa yang dicocokkan sistem antara data SEP dan rekam medis?

Kelompok penyebab administratif biasanya termasuk yang paling cepat diperbaiki di antara seluruh sebab berkas tertahan, karena tidak menuntut perubahan perilaku klinis maupun pelatihan koding. Yang dibutuhkan hanya memindahkan pemeriksaan ke waktu yang tepat. Ketika perbedaan data tertangkap saat pasien masih dilayani, perbaikannya memakan hitungan menit dan tidak melibatkan siapa pun di luar loket. Ketika perbedaan yang sama baru terlihat pada penyusunan klaim, penyelesaiannya melibatkan tim casemix, kadang DPJP, dan hampir selalu menyita waktu di pekan tersibuk. Karena itu ukuran keberhasilannya sebaiknya dibaca per jenis penyebab, bukan sebagai satu angka gabungan.

Pertanyaan yang sering muncul

Biasanya pada kunjungan yang alurnya tidak biasa: pasien masuk lewat gawat darurat lalu berlanjut ke poli, atau berkas tertunda karena layanan sedang terganggu lalu terlupakan. RME MedMinutes menelusuri kunjungan rawat jalan yang belum memiliki SEP agar daftarnya muncul lebih awal.
Nomor SEP dan data kunjungan ditarik dari layanan pemantauan kunjungan, lalu ditampilkan berdampingan dengan data pasien di rekam medis. Perbedaan pada tanggal, jenis rawat, atau kelas hak pasien terlihat sejak awal, bukan pada tahap penyusunan berkas. Pemeriksaan berdampingan seperti ini juga mempermudah petugas baru memahami data mana yang menjadi acuan ketika keduanya berbeda.
Perbaikan dilakukan pada berkas yang memang salah, mengikuti ketentuan perbaikan berkas di sisi BPJS. Yang penting, perbedaannya tertangkap saat pasien masih dalam layanan sehingga bukti pendukungnya masih mudah dikumpulkan dan DPJP masih mudah dihubungi. Kecepatan itu penting karena bukti pendukung yang dikumpulkan belakangan hampir selalu lebih tipis daripada yang dikumpulkan saat kejadian.
Membantu mengurangi satu kelompok penyebab, yaitu ketidaksesuaian data administratif. Penyebab lain seperti kelengkapan catatan klinis dan ketepatan koding ditangani kontrol yang berbeda. Hasil bervariasi tergantung volume dan pola klaim rumah sakit. Karena itu ukuran keberhasilannya sebaiknya dilihat per jenis penyebab, bukan sebagai satu angka gabungan yang sulit ditindaklanjuti.

Kontrol lain yang berkaitan

← Kembali ke daftar lengkap 32 kontrol kendali mutu kendali biaya

Lihat kontrol ini berjalan di rumah sakit Anda

Kami tunjukkan langsung di RME & SIMRS MedMinutes, memakai alur kerja dan data rumah sakit Anda sendiri, dalam sesi 30 menit.

Jadwalkan demo 30 menit

Atau telusuri dulu 32 titik kontrol lain di halaman induk.